Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 6.2.3 Zeitliche Anwendung

Zeitlich ist die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung mit den genannten Voraussetzungen grundsätzlich ab 1.1.2025 vorgeschrieben. Genauer gesagt gilt die Regelung für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze. D.h. wenn im Januar 2025 eine Rechnung für eine Lieferung im Dezember 2024 ausgestellt wird, gilt die Verpflichtung für die "neue" elektronische Rechnung noch nicht.

Unter gewissen Voraussetzungen gibt es aber ohnehin Übergangsregelungen.^[1]

Im Einzelnen wurden folgende Übergangsregelungen vorgesehen:

• Bis zum 31.12.2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze noch eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch eine sonstige (elektronische) Rechnung erteilt werden.^[2]
• Auch bis zum 31.12.2027 darf noch eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch eine sonstige (elektronische) Rechnung erteilt werden, allerdings nur für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze und wenn der Gesamtumsatz^[3] des Rechnungsstellers im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat.^[4]
• Schließlich dürfen für in den Jahren 2025 bis 2027 ausgeführte Umsätze bis zum 31.12.2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers Rechnungen im EDI-Verfahren erstellt werden.^[5]

	2025	2026	2027	ab 2028
Papierrechnung >> ggf. Ausnahme	zulässig		zulässig bei Gesamtumsatz 2026 unter 800 TEUR	nicht zulässig
Elektronische Rechnung >> grds. Pflicht	zulässig
Sonstige (elektronische) Rechnung >> ggf. Ausnahme	zulässig bei Zustimmung Rechnungsempfänger		zulässig bei Zustimmung Rechnungsempfänger und Gesamtumsatz 2026 unter 800 TEUR	nicht zulässig

Tab. 1: Zeitliche Anwendung der elektronischen Rechnung

Wichtig

Übergangsregelungen betreffen nur die Rechnungserteilung

Die genannten Übergangsregelungen betreffen nur die Rechnungserteilung, nicht jedoch den Rechnungsempfang. D.h. auch ein Unternehmer, der noch nicht verpflichtet ist, ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen zu erteilen, muss in der Lage sein, ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen anderer Unternehmer zu empfangen. Er hat kein Recht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung.^[6]

Die dargestellten Regelungen betreffen – wie ausgeführt – ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ob und wann eine entsprechende gesetzliche Regelung auch für die übrigen Umsatzarten getroffen wird, ist in Deutschland noch nicht entschieden bzw. absehbar. Eine Vorreiterrolle übernimmt hier Italien, wo die elektronische Rechnung bereits für alle Bereiche vorgeschrieben ist.

[1] § 27 Abs. 38 UStG i. d. F. ab 1.1.2025.

[2] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG i. d. F. ab 1.1.2025.

[3] § 19 Abs. 3 UStG.

[4] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG i. d. F. ab 1.1.2025.

[5] § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG i. d. F. ab 1.1.2025.

[6] BMF, Entwurf eines Schreibens v. 13.6.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Rn. 37.