Elektronische Buchführung im Ausland: Risiko oder Kostenersparnis?

Zusammenfassung

Überblick

Grundsätzlich gilt für die Buchhaltung jedes Unternehmens in Deutschland: Die Bücher sind hierzulande zu führen und zu archivieren. Dies gilt nach § 146 Abs. 2 AO zumindest für das Steuerrecht, wenngleich die Beschränkung auf das Inland in europarechtlicher Hinsicht zumindest innerhalb der EU nicht unproblematisch ist.^[1] Handelsrechtlich ist hierzu gesetzlich nichts vorgeschrieben, die Unterlagen müssen allerdings innerhalb einer angemessenen Zeit verfügbar sein.^[2] Da immer mehr Unternehmen aber weltweit agieren, sind vor allem größere Konzerne bestrebt, aus organisatorischen oder Kostengründen ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsarbeiten zu zentralisieren. Auch mittelständische Unternehmen betrachten jedoch ebenfalls das Thema Buchführung zunehmend unter Kostengesichtspunkten. Eine Alternative ist es, diese Aufgaben zumindest teilweise ins Ausland zu verlagern. Dies ist seit einigen Jahren – unter bestimmten Voraussetzungen – bei der elektronischen Buchführung möglich. Der Gesetzgeber hat in die Abgabenordnung einen Passus eingefügt, der den Unternehmen die Chance bietet, ihre elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen im Ausland zu führen und aufzubewahren.^[3] Dies gilt in einem besonderen Maße für eine Führung und Aufbewahrung in einem anderen Mitgliedsstaat der EU. Der diesbezügliche § 146 Abs. 2a AO wurde durch das JStG 2020^[4] in das Gesetz eingefügt. Allerdings sind einige Bedingungen zu beachten – und die Papierbelege müssen insbesondere weiterhin im Inland archiviert werden.^[5]

Die letzte Änderung des § 146 AO ist durch das Gesetz vom 20.12.2022 erfolgt.^[6] Nach der Neufassung ist es auch zulässig, die elektronische Buchführung in mehreren Mitgliedsstaaten der EU^[7] oder Drittstaaten^[8] durchzuführen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ist in § 146 Abs. 2a–c AO gesetzlich geregelt. § 146 Abs. 2a AO betrifft hierbei die Verlagerung in einen oder mehrere EU-Staaten, § 146 Abs. 2b und c AO die in einen sog. Drittstaat, also einen Staat, der nicht Mitglied der EU ist. Seit 2023 ist es auch zulässig, mehrere EU-Staaten oder Drittstaaten einzubeziehen.

Das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt Bayern) hat mit Schreiben vom 29.1.2021 auf die steigenden Anträge reagiert und Detailfragen zur Verlagerung der elektronischen Buchführung geklärt (S 0316.1.1-3/7 St 43).

Für Fragen im Zusammenhang mit Auswirkungen der Informationstechnologie auf die handelsrechtliche Buchführung sind zudem die Standards des Fachausschusses für IT des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) von erheblicher Bedeutung. Dies gilt insbesondere für die Standards IDW RS FAIT 1,^[9] IDW RS FAIT 3^[10] und IDW RS FAIT 5.^[11]

[1] Vgl. Haselmann, in Koenig, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 23.

[2] Kliem/Lewe, in Beck'scher Bilanz-Kommentar, 14. Aufl. 2024, § 257 HGB Rz. 18; Ballwieser, in Münchener Kommentar zum HGB, 5. Aufl. 2024, § 257 HGB Rz. 20.

[3] § 146 Abs. 2a–c AO; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 35 ff.; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 31 ff.

[4] Gesetz v. 21.12.2020, BGBl 2020 I S. 3096; vgl. auch Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 32a ff.

[5] LfSt Bayern v. 29.1.2021, S 0316.1.1.-3/7 St 43, HI 14323812; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 36.

[6] Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rats vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts (BGBl I 20212, S. 2730).

[7] § 146 Abs. 2a AO.

[8] § 146 Abs. 2b AO.

[9] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie.

[10] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz elektronischer Archivierungssysteme.

[11] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Auslagerung von rechnungslegungsrelevanten Prozessen und Funktionen einschließlich Cloud Computing.

1 Elektronische Buchführung ohne Grenzen

Die Voraussetzungen, elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland zu führen und aufzubewahren, sind in den vergangenen Jahren erheblich vereinfacht worden.^[1]

Inzwischen ist es nicht nur möglich, die Buchführung in andere EU-Staaten und Länder des europäischen Wirtschaftsraums zu transferieren: Grundsätzlich können elektronische Bücher weltweit, also auch in Staaten wie die USA oder die Schweiz, verlagert werden. Unternehmen dürfen laut § 146 Abs. 2b, c AO auch einzelne Teile der elektronischen Buchführung ins Ausland delegieren. Darüber hinaus ist es nicht mehr notwendig, dass eine zuständige Stelle des ausländischen Staats der Verlagerung zustimmt.

Entscheidend ist allerdings nach wie vor der Grundsatz, dass durch das Führen und Aufbewahren der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen oder Teilen davon im Ausland die Besteuerung nicht beeinträchtigt werden darf.^[2] Hat die Finanzverwaltung Hinweise dafür, dass die Besteuerung des betroffenen Unternehmens beeinträchtigt ist, wird die Bew...