Selbstorganisation im Lohn- und Buchhaltungsbüro / 1 Warum Selbstorganisation im Lohn- und Buchhaltungsbüro?

Um diese Frage beantworten zu können, müssen Sie sich einmal bewusst vor Augen führen, welche Dienstleistungen Sie Ihren Kunden anbieten: Als Lohn- und Buchhaltungsbüro unterstützen Sie Ihre Kunden und deren Steuerberater durch Übernahme bestimmter Arbeiten, z. B. Erfassung von Geschäftsvorfällen, deren Kontierung und Organisation der Buchhaltung. Ggf. bieten Sie weitere Leistungen an, wie z. B. Unternehmens- und Finanzplanung, Kalkulation, Mahnwesen oder Prozessverbesserungen. Dabei halten Sie sich selbstverständlich an die Einschränkungen des Steuerberatungsgesetzes. Einen Jahresabschluss dürfen Sie z. B. ebensowenig erstellen wie eine Umsatzsteuervoranmeldung. Zudem dürfen Sie weder die Buchführung einrichten noch einen betrieblichen Kontenplan erstellen.

Über Einschränkungen genau informieren

Nach § 5 Steuerberatungsgesetz (StBerG) dürfen Personen, die keine Angehörigen von steuerberatenden Berufen i. S. der §§ 3 und 4 StBerG sind, nicht geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen leisten, insbesondere nicht geschäftsmäßig Rat in Steuersachen erteilen. Diese Regelung soll das so genannte Buchführungsprivileg der Steuerberater sichern. Das Bundesverfassungsgericht hat allerdings 1980 entschieden, dass diese enge Auslegung des Gesetzes gegen die Berufsfreiheit von Personen verstößt, die eine kaufmännische Gehilfenprüfung bestanden haben. Deshalb wurde eine Ausnahmevorschrift vom Buchführungsprivileg der Steuerberater in § 6 Nr. 4 StBerG aufgenommen, die es auch sogenannten Buchführungshelfern erlaubt, bestimmte Buchhaltungsarbeiten zu erbringen. Die Abgrenzung zwischen selbstständigen Buchführungshelfern und Steuerberatern ist oft schwierig und führt in der Praxis immer wieder zu Schwierigkeiten und Konflikten.

In jedem Fall sollten Sie explizit darauf hinweisen, dass Sie als Inhaber eines Lohn- oder Buchhaltungsbüros den Einschränkungen des StBerG unterliegen, beispielsweise in Ihren Geschäftsbedingungen und zwingend auch auf Ihrer Homepage. Wer unbefugt Arbeiten übernimmt, die nur Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer ausführen dürfen, riskiert Bußgelder von bis zu 5.000 EUR.

Mögliche Formulierungen in Einklang mit dem StBerG

Eine mögliche Formulierung zu den Einschränkungen des StBerG kann wie folgt aussehen: "Unser Lohnbüro bearbeitet für Sie Lohnabrechnungen entsprechend den Anforderungen in Ihrem Unternehmen im Rahmen des § 6 Nr. 4 StBerG." Oder etwas umfassender: "Wir übernehmen für Sie im Rahmen der Befugnis des § 6 Abs. 4 Steuerberatungsgesetz das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen, soweit diese Tätigkeiten verantwortlich durch Personen erbracht werden, die nach Bestehen der Abschlussprüfung oder nach Erwerb einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind."

Im Zweifel bei IHK oder Verbänden nachfragen

Wenn Sie sich in Bezug auf die Übernahme oder Durchführung einzelner Arbeiten unsicher sind, sollten Sie z. B. Kontakt mit Ihrer zuständigen Handelskammer aufnehmen und sich hier ersten Rat einholen. Ein entsprechendes Beratungs- und Informationsangebot hält auch beispielsweise der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) (www.bvbc.de) oder der Bundesverband der Buchhalter und Bilanzbuchhalter (www.bbh.de) bereit.

Weitere Informationen zu Art und Umfang der erlaubten bzw. verbotenen Tätigkeiten sowie erlaubter bzw. nicht erlaubter Werbung finden Sie im Beitrag "So gewinnen Sie neue Kunden".

Mit Ihrem Leistungsangebot ermöglichen Sie Ihren Kunden also, bestimmte Arbeiten auszulagern, um diese von Tätigkeiten zu entlasten, die nicht zu deren Kerngeschäft gehören. Dabei haben Sie das Ziel, die Arbeiten in hoher Qualität und zu einem günstigen Preis anzubieten, weil Sie Ihre Kunden langfristig an sich binden möchten. Dazu müssen Sie gegenüber Ihren Kunden professionell auftreten.

Dazu gehört u. a. auch, dass Sie sich Gedanken zu Preisen, zur möglichen Arbeitszeit, maximal möglicher Kundenzahl und der Einrichtung von Mandanten machen. Hinzu kommt ein Aspekt, der gerade von kleinen Unternehmen unterschätzt wird: die Sicherstellung der eigenen Erreichbarkeit. Auch diese muss gewährleistet sein. Schließlich soll vermieden werden, dass z. B. Kundenanrufe "ins Leere" laufen und die Neukundengewinnung so beeinträchtigt wird.