5 Betriebsprüfungen und Rechtsschutz / 5.1.3 Auskünfte und vorzulegende Unterlagen

Ob bei einer schriftlichen Prüfung oder bei einer Außenprüfung im Unternehmen, in jedem Fall sind eine Reihe von Auskünften zu erteilen und eine Vielzahl von Unterlagen vorzulegen. § 7 KSVG-BÜVO nennt folgende Unterlagen:

• die Aufzeichnungen nach § 28 KSVG,
• Verträge über künstlerische bzw. publizistische Leistungen,
• zum Rechnungswesen gehörende Unterlagen,
• Meldungen an andere Sozialversicherungsträger,
• Prüfberichte der Finanzbehörden und Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger.

5.1.3.1 Aufzeichnungen nach § 28 KSVG

Vorzulegen sind die Aufzeichnungen, die gem. der Aufzeichnungspflicht des § 28 KSVG angefertigt werden (siehe Kapitel 4 "Verwaltungsverfahren und jährliche Entgeltmeldung").

5.1.3.2 Verträge mit den Künstlern bzw. Publizisten

Ferner sind die Verträge vorzulegen, die über künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen abgeschlossen worden sind. Die KSK zählt hierzu in ihrer Informationsschrift Nr. 18 auch alle Abrechnungsunterlagen, wie beispielsweise:

• Quittungen,
• Rechnungen und
• Gutschriften,

die mit der Inanspruchnahme künstlerischer oder publizistischer Werke oder Leistungen zusammenhängen. Dies bezieht sich auch auf Verträge, die nicht mit dem Künstler selbst abgeschlossen wurden, sondern mit einem anderen Unternehmen.

5.1.3.3 Unterlagen aus dem Rechnungswesen

Alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen sind vorzulegen, die Eintragungen enthalten oder enthalten können über

• die Vertragsbeziehungen, die zur Inanspruchnahme von künstlerischen oder publizistischen Werken oder Leistungen geführt haben,
• die dafür gezahlten Entgelte.

Die KSK zählt hierzu:

• Sach- und Personenkonten,
• Kostenrechnungen,
• Gewinn- und Verlust-Rechnungen bzw. Einnahme-Überschuss-Rechnungen,
• Bilanzansätze,

jeweils einschließlich der dazugehörigen Belege.

5.1.3.4 Meldungen an andere Sozialversicherungsträger

Folgende Meldungen des geprüften Unternehmens an andere Sozialversicherungsträger sind vorzulegen:

• die Meldung bei Beginn und bei Ende einer versicherungspflichtigen, abhängigen Beschäftigung (Meldung nach § 28a Abs.  1 Nr. 1 und 2 SGB IV),
• die Jahresmeldung nach § 28a Abs.  2 SGB IV, also die Meldung jedes am 31. Dezember des Vorjahres abhängig Beschäftigten,
• die Kontrollmeldungen nach § 102 SGB IV bei Nichtvorlage des Sozialversicherungsausweises,
• die Sofortmeldung nach § 103 SGB IV für Arbeitnehmer, die zur Mitführung eines Sozialversicherungsausweises verpflichtet sind,
• Lohnunterlagen nach § 2 der Beitragsüberwachungsverordnung,
• Auszüge aus den Prüfberichten der Finanzbehörden und die Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger.

Anhand dieser Unterlagen kann die KSK prüfen, ob tatsächlich eine (abgabepflichtige) selbstständige Tätigkeit des beauftragten Künstlers bzw. Publizisten vorliegt oder ob es sich um eine abhängige Beschäftigung handelt.

5.1.3.5 Zu erteilende Auskünfte

Über die Vorlage der oben aufgeführten Unterlagen hinaus ist im Rahmen der Überprüfung Auskunft zu erteilen über die Abgabe- und die Beitragsgrundlagen. Gemäß § 8 KSVG-BÜVO fallen hierunter insbesondere:

• Namen, Künstlernamen oder Pseudonyme sowie die Anschriften der Personen, an die sie Entgelte für künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen gezahlt haben,
• die Art und Weise, in der Künstler oder Publizisten für sie tätig geworden sind,
• die Vertragsbeziehungen, die zur Inanspruchnahme der Werke oder Leistungen geführt haben,
• die gezahlten Entgelte,
• die Meldungen nach § 27 KSVG.

5.1.3.6 Grenzen der Vorlagepflicht

Die Unterlagen müssen gem. § 7 KSVG-BÜVO nur vorgelegt werden, "soweit" dies für die Feststellung der Abgabepflicht und der Höhe der Abgabeschuld (oder für die Feststellung der Versicherungspflicht eines selbstständigen Künstlers bzw. der Höhe der Beiträge und Beitragszuschüsse) erforderlich ist. Was hinsichtlich dieser Punkte keine Aufklärung bieten kann, muss der KSK auch nicht vorgelegt werden.