Die KSK prüft die grundsätzliche Abgabepflicht und stellt sie gegebenenfalls in einem gesonderten Bescheid fest. Daraus ergibt sich noch kein konkret zu zahlender Betrag, es wird lediglich die grundsätzliche Abgabepflicht des Arbeitgebers festgestellt. Die Träger der Deutschen Rentenversicherung (DRV) überwachen die Meldepflicht bei allen in Betracht kommenden Arbeitgebern im Rahmen der Betriebsprüfungen.
Verfahren zur Überwachung
Die Unternehmen sind zur Selbstanzeige verpflichtet (§ 27 Abs. 1 KSVG). Darüber hinaus erfasst die KSK regelmäßig Unternehmen, die ihren Meldepflichten nicht nachgekommen sind. Hierzu werden Branchen- und Adressverzeichnisse ebenso wie Informationen der Künstler- und Unternehmerverbände ausgewertet. Die DRV ermittelt aus diesen Adressabgleichen mit einem Erhebungsbogen diejenigen Unternehmen, die bislang noch keine Meldung zur KSK abgegeben haben. Angeschriebene Unternehmen müssen innerhalb eines Monats detaillierte Angaben machen, wonach dann über die grundsätzliche Abgabepflicht entschieden werden kann. Wird die Abgabepflicht rückwirkend festgestellt, drohen umfangreiche Nachzahlungen.
An Künstler gezahlte Entgelte bis 31. März melden
Abgabepflichtige Unternehmen müssen jeweils bis zum 31. März des Folgejahres sämtliche an selbstständige Künstler/Publizisten geleisteten Entgelte des Vorjahres (Summe der beitragspflichtigen Entgelte) an die KSK melden. Die Meldung für das Jahr 2023 muss also bis zum 31. März 2024 erfolgen.
Die KSK versendet zum Ende jedes Kalenderjahres einen Meldebogen. Aufgrund der Entgeltmeldung ermittelt die KSK den zu zahlenden Betrag und teilt diesen dem abgabepflichtigen Unternehmen mit. Meldungen im Rahmen des SV-Meldeverfahrens (DEÜV-Meldungen) sind für selbstständige Künstler/Publizisten nicht abzugeben.
Regelmäßige Vorauszahlungen auf den Jahresbeitrag
Auf die KSA sind monatliche Vorauszahlungen zu leisten. Basis für die Berechnung der Vorauszahlungen sind die Entgelte des Vorjahres. Multipliziert man 1/12 der Jahresentgelte mit den jeweils geltenden Abgabesätzen ergibt sich die monatliche Vorauszahlung. Sie gilt immer für die Zeit von März des laufenden Jahres Februar des Folgejahres. Kommen Arbeitgeber ihren Meldepflichten nach dem KSVG nicht nach, wird die Höhe der gezahlten Entgelte von der KSK oder dem für die Betriebsprüfung zuständigen Rentenversicherungsträger geschätzt.
Umfangreiche Aufzeichnungspflichten
Die abgabepflichtigen Unternehmen sind verpflichtet, alle an selbstständige Künstler/Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen und auf Verlangen der KSK oder bei einer Betriebsprüfung den Prüfern der DRV vorzulegen (§ 28 KSVG). Die Unterlagen müssen alle Zahlungen nach Tagen enthalten. Sie können innerhalb des Buchungssystems mit besonderen Konten geführt werden oder durch gesonderte Aufzeichnungen (Kladden, Hefte) erfolgen.
Einsichtnahme und Aufbewahrung der Unterlagen
Den Prüfern ist Einsicht in alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen zu gewähren, soweit diese Eintragungen enthalten oder enthalten könnten, z. B. über vertragliche Beziehungen und gezahlte Entgelte. Die Prüfungen schließen damit auch Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen ein.
Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren, nachdem die gezahlten Entgelte fällig geworden sind. Werden die gesetzlichen Melde- und Aufzeichnungspflichten verletzt, kann diese Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Künstlersozialkasse Verjährung
Für die Verjährung der Ansprüche auf KSA gelten nach § 31 KSVG die Vorschriften des § 25 SGB IV. Ansprüche verjähren danach in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind.
Beispiel: Die Künstlersozialabgaben für das Jahr 2023 werden spätestens am 31. März 2024 fällig. Vier Kalenderjahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit (2024) sind die Kalenderjahre 2025 bis 2028. Mit Ablauf des 31. Dezember 2028 (also am 1. Januar 2029) verjähren die Künstlersozialabgaben für 2023 und früher: Etwas anderes gilt, wenn die Künstlersozialabgaben wenigstens mit bedingtem Vorsatz vorenthalten wurden. In diesem Fall gilt die 30-jährige Verjährungsfrist.
