Wo die Probleme sind:
- Das richtige Konto
- Abgrenzung
- Abschreibung
- Private Mitveranlassung
1 So kontieren Sie richtig!
| Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto |
| Kontobezeichnung |
SKR 03 |
SKR 04 |
Eigener Kontenplan |
Bilanz/GuV |
| Büroeinrichtung |
0420 |
0650 |
|
Büroeinrichtung |
| sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung |
0490 |
0690 |
|
sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung |
So kontieren Sie richtig!
Je nachdem, worum es sich handelt, buchen Sie die Anschaffungskosten der betreffenden Antiquität z. B. auf das Konto "Büroeinrichtung" 0420/0650 (SKR 03/SKR 04).
Die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer buchen Sie auf das Konto "Abziehbare Vorsteuer 19 %" 1576/1406 (SKR 03/SKR 04).
Buchungssatz:
Büroeinrichtung |
Abziehbare Vorsteuer 19 % |
|
an Bank |
2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Erwerb eines antiken Schreibtischs
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Dr. Groß kauft von Antiquitätenhändler Müller (Kreditorenkonto 87654) für sein Büro einen antiken Schreibtisch für brutto 1.190 EUR.
Buchungsvorschlag:
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 0420/0650 |
Büroeinrichtung |
1.000 |
87654 |
Kreditor Fa. Müller |
1.190 |
| 1576/1406 |
Abziehbare Vorsteuer 19 % |
190 |
|
|
|
3 Praxis-Tipp für DATEV-Anwender: Steuerschlüssel
Durch Verwendung des Umsatzsteuerschlüssels "9" wird automatisch das Konto "Abziehbare Vorsteuer 19 %" angesprochen. Sollte die abziehbare Vorsteuer 7 % betragen, z. B. für den Erwerb von Kunstgegenständen für die Büroräume, wird durch die Verwendung des Steuerschlüssels "8" die Vorsteuer ebenfalls automatisch verbucht.
4 Angemessenheit der Aufwendungen
Der Unternehmer allein entscheidet, ob er sein Büro mit modernen bzw. mit Stilmöbeln oder Antiquitäten ausstatten will. Er kann daher sein Büro beispielsweise mit einem antiken Schreibtisch, antiken Bücherschränken und Teppichen ausstatten. Nichtsdestotrotz muss der Unternehmer eine Angemessenheitsprüfung bei der Anschaffung preisintensiver Wirtschaftsgüter durchführen.
Angemessenheitsprüfung ernst nehmen: Gefahr, dass Betriebsprüfer Vorsteuerabzug ablehnt
Die Angemessenheitsprüfung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Schafft der Unternehmer ein teures Wirtschaftsgut an und beabsichtigt, dieses betrieblich zu nutzten, wird er die Vorsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Umsatzsteuerjahreserklärung geltend machen. Das Finanzamt reagiert auf hohe Vorsteuererstattungen im Zusammenhang mit Repräsentationsaufwendungen häufig mit einer Umsatzsteuersonderprüfung. Ggf. kann es auch dazu kommen, dass das Finanzamt die Eingangsrechnungen mit den hohen Vorsteuerbeträgen anfordert, um diese in einem ersten Schritt an Amtsstelle zu prüfen. Sollte im Rahmen der Prüfung eine Unangemessenheit der Aufwendungen festgestellt werden, hat es auf der einen Seite Auswirkungen auf die Vorsteuer, weil diese nicht anerkannt und damit nicht erstattet wird. Das führt zu einem echten Liquiditätsnachteil für den Unternehmer. Auf der anderen Seite kann es zu einer Folge-Betriebsprüfung kommen, in der auch – im schlechtesten Fall – die gesamten Betriebsausgaben als unangemessen angesehen und damit der Betriebsausgabenabzug versagt wird.
4.1 Angemessenheitsprüfung: Unangemessene Ausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern
Grundsätzlich dürfen Ausgaben, die der Lebensführung des Unternehmers dienen, seinen Gewinn nicht mindern, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen sind.
Zu den Kosten der Lebensführung zählen alle Aufwendungen, die nicht betrieblich veranlasst sind. Dass die private Lebensführung die betriebliche Veranlassung berührt, ergibt sich nach der Rechtsprechung dann, wenn eine Anschaffung durch die persönlichen Vorlieben des Unternehmers mitveranlasst ist. Eine private Veranlassung kann in diesem Zusammenhang nicht vollständig ausgeschlossen werden obwohl die betriebliche Veranlassung ebenfalls vorhanden ist.
Hierzu gehören auch die Kosten für die Büroausstattung. Es ist immer zu prüfen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten die Aufwendungen ebenfalls in Kauf genommen hätte. Dabei ist neben dieser Prüfung auch die Ansicht der breiten Bevölkerung zu berücksichtigen. Es handelt sich immer um eine individuelle Einzelfallentscheidung, weil es keine allgemeine, absolute Angemessenheitsgrenze gibt.
4.2 Beurteilungskriterien für die Angemessenheit einer Anschaffung
Bei der Entscheidungsfindung des Unternehmers, ob der Gegenstand für die Büroausstattung angemessen oder unangemessen ist, ist auf folgende Beurteilungskriterien abzustellen:
- Größe des Unternehmens,
- Anteil der privaten Mitveranlassung,
- Höhe des Umsatzes,
- Höhe des Gewinns,
- Bedeutung der Anschaffung für den Erfolg des Unternehmens (Gewinnung von weiteren Kunden, Zugang zu bestimmten Kundenkreisen etc.)
Nicht jedes Kriterium muss zu 100 % vorliegen bzw. zutreffen, es sollte vielmehr eine Abwägung aller Kriterien vorgenommen werden, um dann zu beurteilen, ob die Aufwendungen angemessen oder unangemessen sind.
Sollte der Unternehmer zu dem Ergebnis gelangen, dass die Betriebsausgaben nicht zu 100 % betrieblich veranlasst und deshalb zum Teil unangemessen sind, können nur die Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden, die al...