Arbeitsmittel-ABC / Telefon/Telekommunikation

1. Werbungskostenabzug

a) Telefon

Aufwendungen des Arbeitnehmers für die beruflich veranlasste Nutzung des Telefonanschlusses in seiner Wohnung sind Werbungskosten, ebenso die Aufwendungen für die berufliche Nutzung des arbeitnehmereigenen Mobiltelefons, des arbeitnehmereigenen Internetzugangs und anderer Online-Verbindungen. Der Steuerpflichtige muss dem Finanzamt gegenüber die Höhe des beruflichen Anteils an den gesamten Telefon-/Telekommunikationsaufwendungen grundsätzlich im Einzelnen nachweisen oder glaubhaft machen, um die anteiligen beruflichen Kosten als Werbungskosten absetzen zu können.^[1] Die Finanzverwaltung lässt jedoch gewisse Vereinfachungs- und Kleinbetragsregelungen zu.^[2]

Einzelnachweis

Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen für die Fernsprechanlage für einen repräsentativen Zeitraum im Einzelnen nach, kann dieser Anteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden. Dabei kann der berufliche Anteil des Nutzungsentgelts für die Telefonanlage sowie des Grundpreises der Anschlüsse nach demselben Maßstab ermittelt und abgezogen werden. Zum Nachweis des Umfangs der beruflichen Nutzung der Fernsprechanlage sind sowohl alle ankommenden als auch abgehenden Gespräche aufzuzeichnen. Hat der Steuerpflichtige die Telefonanlage nicht von einer Telefongesellschaft angemietet, sondern zu Eigentum erworben, können zusätzlich die Anschaffungskosten im Jahr des Erwerbs in voller Höhe abgesetzt werden, wenn die Anschaffungs- einschließlich der Montagekosten nicht mehr als 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) betragen haben.

Der Nachweis kann durch die Einzelverbindungsnachweise der Telefongesellschaften geführt werden. Diese müssen die nachstehenden Daten enthalten:

• Datum der jeweiligen Verbindung,
• Zielrufnummer und Namen des Gesprächspartners (ggf. selbst ergänzen),
• Entgelt für die Einzelverbindung.

Die dem Privatbereich zuzurechnenden Verbindungen brauchen nicht näher erläutert zu werden.

Abzug eines durchschnittlichen Festbetrags

Das vorstehend beschriebene Verfahren setzt voraus, dass die insgesamt (beruflich und privat) entstandenen Telefonkosten nicht nur für den Zeitraum von 3 Monaten, sondern für das ganze Jahr erklärt und nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden. Stattdessen wird aber auch der Abzug eines durchschnittlichen monatlichen Festbetrags zugelassen.^[3] Auch hier ist Ausgangspunkt der Nachweis der beruflich veranlassten Telekommunikationsaufwendungen für einen Zeitraum von 3 Monaten. Daraus wird der monatliche Durchschnittsbetrag der beruflich veranlassten Telefonaufwendungen ermittelt. Dieser Betrag kann dann für den restlichen Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden, ohne dass in den Folgemonaten der Gesamtaufwand der Telefonkosten ermittelt werden müsste.

Praxis-Beispiel

Vereinfachungsregelung

Die Gesamtaufwendungen (einschließlich Anschluss- und Grundgebühr) betragen in den Monaten Januar bis März insgesamt 270 EUR. Der beruflich veranlasste Anteil liegt bei ²/3 dieser Aufwendungen, also bei 60 EUR monatlich. Nach der Vereinfachungsregelung des R 9.1 Abs. 5 Satz 5 LStR dürfen ohne Ermittlung der Gesamtkosten für das gesamte Kalenderjahr 720 EUR als Werbungskosten abgezogen werden.

Aus dem Wortlaut der Verwaltungsregelung ergibt sich nicht, dass die Steuerpflichtigen sich alternativ auf ausschließlich eine der beiden Nachweismethoden, nämlich Abzug der anteiligen Kosten bzw. des durchschnittlichen Festbetrags für jeweils 1 Jahr festlegen müssen. Dies könnte dafür sprechen, für jede Abrechnungsperiode innerhalb desselben Jahres die jeweils im Einzelfall günstigste Variante zu beanspruchen.

Abzug ohne Einzelnachweis

Bei Steuerpflichtigen, denen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen erwachsen, können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % ihrer Aufwendungen, jedoch höchstens 20 EUR monatlich als Werbungskosten anerkannt werden.^[4] Wenn die Internetkosten in der Rechnung getrennt von den Telefonkosten ausgewiesen werden, können auch diese zusätzlich zu den pauschal geltend gemachten Telekommunikationsaufwendungen von max. jährlich 240 EUR Berücksichtigung finden.^[5] Zu dem begünstigten Personenkreis zählen z. B. Arbeitnehmer, die als Außendienstmitarbeiter, etwa als Reise-, Versicherungs- oder Handelsvertreter, tätig sind. Sie sind für die Zwecke der Terminabsprache bzw. zur Vor- oder Nachbereitung von Verhandlungen auf die berufliche Nutzung der Fernsprechanlage angewiesen. Ebenso Kundendienstarbeiter, die für die Wartung von z. B. Sicherheitseinrichtungen, Fahrstuhlanlagen usw. zuständig sind und jederzeit abrufbereit sein müssen.

Nutzt der Arbeitnehmer ein Telefon in seiner Wohnung ausnahmsweise ausschließlich dienstlich, sind sämtliche Kosten (Anschluss-, Grund- und Gesprächsgebühren) als Werbungskosten abziehbar. Befindet sich ein zweiter Anschluss mit eigener Rufnummer in der Wohnung und kann anhand geeigneter Unterlagen glaubhaft gemacht werden, dass ein Telefonanschluss ausschließlich für private Gespräche genutzt wird, während ...