Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 4.2 Elektronische Aufbewahrung: Scanergebnisse sind besonders aufzubewahren

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (Scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.

4.2.1 PDF- oder Bildformate müssen bestehen bleiben

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

4.2.2 Eigene Datenverarbeitung, aber ohne Änderungen

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten, z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, oder darin empfangene Daten, z. B. EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch), müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden.

Im DV-System erzeugte Dokumente, z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation, sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Eine Ausnahme besteht für elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe. Diese können auch nur in Papierform aufbewahrt werden.

Eine Umwandlung in ein anderes Format, z. B. Inhouse-Format, ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.