Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 3.1.2 Digitalisierung von Papierunterlagen

Rz. 28

Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO). Sofern die Anforderungen an das BMF, Schreiben v. 28.11.2019 "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" erfüllt sind, kann eine bildliche Erfassung mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (z. B. volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.

§ 146 Abs. 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.^[1]

Rz. 29

Für jedes DV-System im Unternehmen muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein (s. Rz. 20 f.). Das gilt für das Verfahren der bildlichen Erfassung entsprechend. In der Verfahrensdokumentation muss die Vorgehensweise der bildlichen Erfassung beschrieben sein. Des Weiteren sollte darin geregelt sein, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut erfasst wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Die Belege müssen vollständig in Farbe erfasst und aufbewahrt werden, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich. Im Anschluss an den Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Erfassungsvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut erfasst und ein Bezug zur ersten elektronischen Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index).^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 130 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 136-139 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.