Zunächst geht es bei der Analyse darum, die aktuelle Auftragsgrößenstruktur zu ermitteln. Dies hat die GmbH mithilfe von drei Mappen – einer Checkliste zur Verbesserung der Vorbereitung und Umsetzung sowie den Mappen Istanalyse und Grafik Istanalyse – umgesetzt.
3.1 Arbeitsmappe "Checkliste"
Vor Beginn der eigentlichen Analyse hat sich der Kostenrechner – zusammen mit den Beschäftigten der betroffenen Bereiche – zur besseren Vorbereitung einige Fragen gestellt, um die Situation leichter erfassen zu können. Unter anderem standen folgende Fragen im Mittelpunkt:
- Über welchen Zeitraum soll eine Erfassung erfolgen, um möglichst alle Zufallsschwankungen zu eliminieren?
- Wie hoch ist die Anzahl der Aufträge über einen bestimmten Zeitraum gesehen?
- Welche Größenklassen sollten sinnvoll gewählt werden?
- Wie hoch ist der Anteil kleiner und kleinster Aufträge?
- Sind die Kosten bekannt, die die Bearbeitung eines Auftrages im Schnitt verursacht?
- Sollen die Aufträge mithilfe der ABC-Analyse in große, mittlere und kleine Aufträge eingeteilt werden?
- Mit welchen Maßnahmen lässt sich eine Verbesserung der Größenstruktur erreichen?
- Innerhalb welchen Zeitraums soll eine Verbesserung um wie viel Prozent erreicht werden?
- Passt die Verbesserung der Auftragsgrößenstruktur zu den restlichen Unternehmenszielen?
- Soll die Auftragsgrößenstruktur in das Zielsystem des Unternehmens aufgenommen werden?
- Kann eine Veränderung der Auftragsgrößenstruktur auch negative Veränderungen, etwa den Verlust von Stammkunden, mit sich bringen?
- Mit welchen Maßnahmen lässt sich das ggf. verhindern?
- Welche Bereiche müssen unbedingt in die Analyse einbezogen werden und wer soll die Verantwortung für die regelmäßige Durchführung übernehmen?
Diese und weitere Fragen sind auch in der Excel-Checkliste festgehalten und sollen dem Anwender helfen, sich gezielt vorzubereiten und die Analyse strukturiert umzusetzen (s. Abb. 1). Die Fragen, Punkte und Anregungen in der Checkliste sind dabei exemplarisch zu verstehen und können vom Nutzer seinen Wünschen gemäß überschrieben, verändert oder ergänzt werden. Alle Texte in den Zellen sind in roter Schrift gehalten.
Abb. 1: Arbeitsmappe "Checkliste"
Die Checkliste soll Ihnen Hilfestellung bei der Durchführung und regelmäßigen Wiederholung der Auftragsgrößenanalyse geben. Die vorgegebenen Fragen sind dabei Orientierung und Leitfaden gleichermaßen. Sie können die Checkliste bzw. die in ihr formulierten Punkte natürlich jederzeit an die Anforderungen Ihres Betriebes anpassen. Entscheidend ist, dass Sie die Checkliste stets mit sich führen und dass Sie sie benutzen, um die Durchführung der Analyse ständig zu verbessern.
3.2 Arbeitsmappe "Istanalyse"
Im ersten echten Arbeitsschritt hat die GmbH die aktuelle Auftragsgrößenstruktur des zweiten Halbjahres 2002 erfasst. Dies geschah mit dem Arbeitsblatt "Istanalyse" (s. Abb. 2). Zur Durchführung ist es notwendig, allgemeine und spezifische Daten einzugeben. Zu den allgemeinen Daten gehört
- der Erfassungszeitraum (Zelle M4),
- das Datum (Zelle M6),
- die Auftragsbandbreite (Klassifizierung) sowie
- die Angabe, ob die Bandbreite in EUR, in TEUR oder Mio. EUR angegeben werden soll (Zellen F6 und G6, alle Zellen mit blauer Schrift).
Die Angabe der Bandbreite setzt voraus, dass die Spanne der eigenen Aufträge (kleinster und größter Auftrag) zumindest näherungsweise bekannt ist. Der GmbH hat hier ein Blick in das Auftragsbuch des betrachteten Zeitraums Klarheit verschafft.
Die Wahl der Bandbreite ist bei Bedarf zu jedem beliebigen Zeitpunkt veränderbar, indem man in die Zelle F6 eine andere Zahl einträgt. Durch die Eingabe der Bandbreite werden automatisch 20 Auftragsklassen erstellt. Die Klassifizierung hängt in erster Linie von der maximalen Auftragsgröße eines Betriebes ab und ist individuell zu bestimmen. Die GmbH hat eine Bandbreite von 50 EUR gewählt. Von den 20 Klassen wurden lediglich 11 benötigt. Das Unternehmen hatte also keine Aufträge, die größer als 550 EUR (Bandbreite Klasse 11) waren. Sofern dies gewünscht ist, kann auch die Bezeichnung der Klassen in Spalte 1 (Zellen B13–B32, Zellen mit roter Schrift) geändert werden. Die neuen Bezeichnungen werden automatisch in die folgenden Arbeitsblätter übernommen.
Gibt es in Ihrem Betrieb mehr oder weniger Auftragsklassen, können Sie im Fall einer geringeren Anzahl Klassen die Eingabe der Daten z.B. nach der zehnten Klasse abbrechen. Gibt es mehr Klassen, müssen Sie ggf. über eine andere, größere Bandbreiteneinteilung nachdenken. Eine Zusammenfassung mehrerer Klassen in eine Klasse ist ungünstig und sollte in keinem Fall umgesetzt werden, da so die Ergebnisse einer Verfälschung unterliegen und die abzuleitenden Maßnahmen unter Umständen nicht die erforderliche Wirkung erzielen können.
Nach Eingabe der allgemeinen Daten kann mit der Erfassung der Aufträge (spezifische Daten) begonnen werden. Dazu wurde in Spalte 3 (Zellen F13–F32, blaue Schrift) zunächst die Anzahl der Aufträge je Klasse eingegeben. Die GmbH hat im Betrachtungszeitraum über 12.200 Aufträge erhalten. Die Kumulation der...