Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht
Sind elektronische Daten (Buchungen) oder Dokumente (Eingangsrechnungen) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung (nur) in ausgedruckter Form ist unzulässig.
Elektronisch erstellte Ausgangsrechnungen – Erleichterung
Es ist zulässig elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Ausgangsrechnungen) nur in Papierform aufzubewahren, sofern diese mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden und die dazugehörige Maske immer wieder mit der nächsten Rechnung überschrieben wird.
Werden Ausgangsrechnungen jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (= abgespeichert), ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht zulässig; so sind mithilfe eines Fakturierungssystems erstellte Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
Als elektronische Belege gelten u. a. mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms oder einer Tabellenkalkulation erstellte
- Reisekostenabrechnungen und
- Überstundennachweise.
4.2.1 E-Mails: Bei Übermittlungsfunktion keine Aufbewahrungspflicht
E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig (einschließlich Header = "von", "an", "CC" etc.). Dient die E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, so ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail aufbewahrungspflichtig (wie ein Briefumschlag).
4.2.2 PDFs: Es kommt auf das Format an
Geht ein Beleg als PDF ein, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern.
Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern, z. B. als PDF, reduziert werden (z. B. sind nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF Berechnungen nicht mehr möglich, weshalb eine solche Umwandlung nicht zulässig ist).
PDF/A-3-Format: Für elektronische Rechnungen hat der Bundeswirtschaftsministerium das PDF/A-3-Format entwickelt (Stichwort: ZUGFeRD). Jede Rechnung wird darin als PDF (Bild = Image) und einer damit zusammenhängenden XML-Datei gespeichert. Die XML-Datei enthält alle Rechnungsangaben in maschinell auswertbarer Form. Dieses Format erfüllt die Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit. Das reine Abspeichern als Bild (PDF ohne XML) reicht nicht aus.
4.2.3 Speichern/Konvertieren: Grundsatz und Ausnahme
Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern. Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.
Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist und der Zusammenhang zwischen Urversion und Konvertierung hergestellt werden kann. Zu diesem Grundsatz gibt es auch Erleichterungen.
4.2.4 Bildliches Erfassen: Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen
Werden Belege in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst (gescannt, fotografiert), ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird. Wird in bildlich erfassten Dokumenten zusätzlich der Text per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) für Textverarbeitungsprogramme bearbeitbar gemacht, so ist auch dieser Volltext aufzubewahren. Zusätzlich ist mindestens zu dokumentieren:
- wer erfassen darf,
- zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder werden soll (z. B. bei Posteingang, bei Erhalt von Reisekostenbelegen),
- welches Schriftgut erfasst wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Mobile Geräte
Es dürfen auch mobile Geräte (z. B. Smartphones) für die bildliche Erfassung genutzt werden. Das gilt auch im Ausland.
Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden, sofern nicht steuerliche oder außersteuerliche Vorschriften einen Originalbeleg erfordern (z. B. Beurkundungen).