Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 5.6.3 Nachweis der betrieblichen Nutzung: ...

Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 5.6.3 Nachweis der betrieblichen Nutzung: Fahrtenbuch oder andere zulässige Aufzeichnungen

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Für den Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsumfangs sind mehrere Arten denkbar und möglich:

Klassisches Fahrtenbuch

Diese Eintragungen müssen im Fahrtenbuch gemacht werden:
Kfz-Nutzer (Arbeitnehmer / Unternehmer)
grundsätzlich handschriftliche Aufzeichnungen
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
Reiseziel, Reiserouten, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (bei Privatfahrten nur km-Angabe u. Vermerk)
Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte / Betriebsstätte (km-Angabe und Vermerk)
elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation müssen ausgeschlossen sein (dies erfüllt z.B, eine Excel-Tabelle nicht)^{^[1]}

Tab. 7: Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

Achtung

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Soll ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden, müssen nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation ausgeschlossen sein. Aufzeichnungen in Form einer Tabellenkalkulation (Excel, Open Office etc.) erfüllen diese Anforderungen nicht!

Andere zulässige Aufzeichnungen^{^[2]}

Diese Aufzeichnungen sind auch zum Belegen des Umfangs der betrieblichen Nutzung zulässig:

Eintragungen in Terminkalendern (mit den o. g. Angaben)
Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern
Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen
Sind o. g. Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden: > Kilometerstand zu Beginn des Aufzeichnungszeitraums > Fahrtzweck und zurückgelegte Strecke pro Fahrt > Kilometerstand zum Ende des Aufzeichnungszeitraums	als repräsentativer zusammenhängender Zeitraum sind i. d. R. 3 Monate ausreichend

Tab. 8: Andere zulässige Aufzeichnungen

Keine Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn sich bereits aus der Tätigkeit des Steuerpflichtigen die über 50 %-ige betriebliche Nutzung ergibt (z. B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten).^{^[3]} Hält ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen, gilt diese Vermutung nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung.^{^[4]} Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.

Erleichterungen^{^[5]}

Wer die Erleichterung beanspruchen darf	Erleichterungen bei Aufzeichnungen
Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Automatenbetreuer	Bei Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.
Taxifahrer	Bei Fahrten innerhalb des Regelfahrgebiets ist nur km-Anfangs- und Endstand zu erfassen; außerhalb des Regelfahrgebiets sind Reiseziel und Route exakt anzugeben
Fahrlehrer	Der Vermerk "Fahrschulfahrten" ist ausreichend
bei mehreren Fahrzeugen	Das Wahlrecht zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Methode ist je Fahrzeug möglich