Berichte auf Excel-Basis schützen und zertifizieren / 3 Digitale Signatur hinzufügen

Digital signieren

Unter Umständen reicht es nicht, ein Dokument abzuschließen oder mit einem Schreibschutz zu versehen. In einem solchen Fall bietet es sich an, dem Dokument eine digitale Signatur hinzuzufügen. Damit wird nicht nur das Dokument schreibgeschützt, sondern auch noch zusätzlich authentifiziert.

• Auch die digitale Signatur wird über die Registerkarte Datei |Informationen und Arbeitsmappe aufgerufen.
• Sie erhalten, nachdem Sie auf Digitale Signatur hinzufügen geklickt haben, eine Meldung, die Sie über deren Charakter und deren Vorteile informiert.

Abb. 10: Auswahl eines Signaturdienstes

Angeboten wird hier auch, ob Sie die Signaturdienste von Office Marketplace abrufen wollen. Sollten Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Verbindung zu einer Microsoft-Webseite hergestellt, auf der Hinweise zu verfügbaren digitalen IDs enthalten sind.

Eigene Signatur erstellen

Kehren Sie wieder zurück zu Excel 2010 und fahren Sie an der Stelle fort, an der Sie zuvor die Webseite aufgerufen haben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Sie erhalten eine Meldung, die Sie darüber informiert, dass vor dem Hinzufügen der Signatur die Excel-Arbeitsmappe in einem geeigneten Format gespeichert werden muss. Ist das geschehen, bekommen Sie die Möglichkeit, den Zweck der Signatur einzutragen:

Abb. 11: Hinzufügen eines Hinweises zum Zweck dieser Signatur

Sie haben in diesem Dialogmenü auch noch die Möglichkeit, sich zusätzliche Informationen anzeigen zu lassen:

Abb. 12: Anzeige der zusätzlichen Informationen

Kehren Sie zurück und signieren Sie das Dokument.

Im Erfolgsfall erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung, die Sie darauf hinweist, dass bei einer Änderung des Dokuments diese Signatur ungültig wird.

Abb. 12: Signaturbestätigung

Zusätzlich zu den Berechtigungen wird nun auch Signierte Arbeitsmappe angezeigt.

Abb. 13: Signaturen anzeigen lassen

Klicken Sie auf Signaturen anzeigen, erscheint am rechten Rand ein Fenster, dass die gültigen Signaturen anzeigt.

Abb. 14: Anzeige der SignaturenBitte geben Sie hier die Grafikbeschriftung ein<

Abgeschlossen und signiert

Des Weiteren sehen Sie am unteren Ende ein Symbol, das auf die Signatur und gegebenenfalls auf abgeschlossen hinweist.

Abb. 15: Die Information in der Statuszeile

Gleichzeitig wurde das Dokument schreibgeschützt.

Signatur entfernen

Nun lässt sich natürlich auch die Signatur wieder entfernen.

Abb. 16: Entfernen einer gültigen Signatur

Klicken Sie auf den entsprechenden Befehl, so werden Sie vor dessen Ausführung davor gewarnt, dass die Signatur endgültig entfernt wird und dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.

Generell gesehen ist das natürlich richtig. Allerdings trifft die Meldung in diesem Fall nur zum Teil zu, da sich das Dokument ja auf dem Rechner befindet, auf dem sich auch die Signatur befindet. Sie können den beschriebenen Vorgang des Signierens jederzeit wiederholen.

Dokument auf fremdem Rechner öffnen.

Öffnen Sie nun das Dokument auf einem anderen Rechner und entfernen Sie dort die Signatur, so lässt sie sich auch dort wieder hinzufügen. Allerdings sieht das Ganze etwas anders aus.

Abb. 17: Anfordern einer digitalen ID

Klicken Sie auf Eigene digitale ID erstellen, so erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie die Informationen für die digitale ID eingeben können.

Abb. 18: Informationen für die digitale ID eingeben Bitte geben Sie hier die Grafikbeschriftung ein<

Klicken Sie auf Erstellen, erscheint das schon bekannte Eingabefenster:

Abb. 19: Signatur gilt als nicht vertrauenswürdig.Bitte geben Sie hier die Grafikbeschriftung ein<

Signieren Sie diese Datei. Speichern und schließen Sie die Mappe.

Öffnen Sie diese Datei dann wieder auf dem ursprünglichen Rechner, erscheinen unter dem Menüband die folgenden Informationen:

Abb. 20: Signatur gilt als nicht vertrauenswürdig.Bitte geben Sie hier die Grafikbeschriftung ein<

Sie sehen, dass das Dokument ungültige Signaturen enthält.

Ungültige Signatur

Klicken Sie auf Signaturen anzeigen, erscheint auf der rechten Seite des Fensters wieder die Signaturinformation:

Abb. 21: Signatur gilt als nicht vertrauenswürdig.<

Diesen angezeigten Behebbaren Fehler können Sie beseitigen, indem Sie auf den Drop-down-Pfeil am Ende des Eintrags klicken.

Abb. 22: Erneut signieren

Nun können Sie diese Mappe entweder Erneut signieren… oder Sie klicken auf Signaturdetails…

Abb. 23: Identität dieses Benutzers vertrauen

Klicken Sie auf den Eintrag, um der Identität des Benutzers zu vertrauen.

Das Zertifikat wird als vertrauenswürdig angezeigt.