Zusammenfassung
Bei Controlling-Berichten handelt es sich meist um streng vertrauliche und sensible Informationen. Diese Daten sollen nach ihrer Aufbereitung bzw. Analyse deshalb nur einer bestimmten Personengruppe zur Verfügung stehen. Dazu steht in Excel ein Leseschutz zur Verfügung.
Dazu verfügt Excel 2010 über unterschiedliche Schutzmechanismen. Dies beginnt mit einem Lese- und einem Schreibschutz, die nur durch die Eingabe eines Kennworts umgangen werden können. Änderungen lassen sich jedoch immer unter einem fremden Namen abspeichern. Vertrauliche Daten werden damit nicht geschützt.
Dürfen keine Veränderungen an Daten vorgenommen werden, so kann das Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Darüber hinaus lassen sich Manipulationen auch durch ein Signieren verhindern.
Um die Identität des Erstellers feststellen zu können, kann mit Zertifikaten gearbeitet werden.
1 Die Möglichkeiten in Excel 2010
Nur Berechtigte.
Um Reporting-Dateien vor ungewollter Manipulation zu schützen, stehen Ihnen grundsätzlich mehrere unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. So lässt sich beispielsweise bereits beim Öffnen einer Datei festlegen, ob die Datei ohne das zugewiesene Kennwort überhaupt geöffnet und damit betrachtet werden kann.
Keine Speicherung.
Ebenso kann festgelegt werden, ob sich Änderungen speichern lassen. Dieses Verhalten führt bei Excel-Einsteigern oft zu Irritationen, weil in einer Datei, die einen Schreibschutz besitzt, Änderungen vorgenommen werden können. Der Schreibschutz besagt lediglich, dass sich Änderungen nicht unter dem Dateinamen, unter dem sie geöffnet wurde, abspeichern lassen.
Keine Änderung.
Dürfen an einer Datei überhaupt keine Änderungen nach der Fertigstellung mehr vorgenommen werden, dann muss die Datei als Abgeschlossen oder mit einer Signatur gespeichert werden.
Zellen schützen und sperren.
Eine weitere, relativ bekannte Möglichkeit besteht darin, die Eingabe nur in Zellen zuzulassen, die nicht gesperrt sind. Dies wird dann wirksam, wenn alle Zellen, die gesperrten und die nicht gesperrten, mit einem Blattschutz versehen werden.
VBA-Code zertifizieren.
Eine andere Art des Schutzes ist die des Zertifizierens. Enthalten Dateien VBA-Programmcode so kann mit Hilfe eines Zertifikats der Ersteller des Codes identifiziert werden. Änderungen Dritter an der so zertifizierten Datei lassen dieses Zertifikat erlöschen.
Aussagen gelten für Excel ab 2007
Die zu Excel 2010 gemachten Aussagen gelten für Excel-Versionen ab 2007. Seit dieser Version werden Excel-Mappen standardmäßig als XML- und nicht mehr als Binärdateien abgespeichert. Dies kommt nicht nur der halbierten Größe beim Speichern der Datei zu Gute, sondern auch der Datensicherheit. Da meiner Erfahrung nach Excel 2010 im Controlling noch sehr weit verbreitet ist, habe ich mich bei der Beschreibung und den verwendeten Bildern auf diese Version bezogen.
1.1 Lese-/Schreibschutz
Soll ein Lese-/Schreibschutz vergeben werden, so geschieht das beim Speichern der Datei, oder genauer gesagt bei Speichern unter…
Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen, so haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Abb. 1: Datei vor unbefugtem Zugriff schützen
Kennwort-Eingabe.
Darf die Datei nur von Berechtigten geöffnet werden, so geben Sie bei Kennwort zum Öffnen ein Kennwort ein. Darf diese Datei nur von Berechtigten geändert werden, muss das Kennwort bei Kennwort zum Ändern eingegeben werden. Wollen Sie auf eine Kennwortabfrage verzichten, die Datei vor versehentlichem Ändern schützen, so verwenden Sie das Kontrollfeld Schreibschutz empfehlen.
Abb. 2: Leseschutz-Kennwort eingeben
2 Abschließen und signieren
2.1 Dokument als abgeschlossen kennzeichnen
Als abgeschlossen kennzeichnen.
Office 2010 und damit auch Excel 2010 verfügen über einige neue Möglichkeiten, ein Dokument als unveränderbar, beispielsweise als abgeschlossen zu kennzeichnen. Diese Möglichkeiten gehen weit über die bekannten Möglichkeiten des bisherigen Schreibschutzes hinaus.
Aufrufen lassen sich ein Teil dieser neuen Möglichkeiten über die Registerkarte Datei und Informationen und dann Arbeitsmappe schützen.
Abb. 3: Dokument für die Verteilung vorbereiten
Klicken Sie auf Als abgeschlossen kennzeichnen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Arbeitsmappe entsprechend gekennzeichnet und dann geschlossen wird.
Abb. 4: Dialogmenü zum Abschluss einer Arbeitsmappe<
Eine weitere Information weist Sie darauf hin, dass Sie die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Abb. 5: Hinweis auf die Eigenschaft Endgültig<
In den Informationen ist nun auch eine Statusmeldung enthalten, die auf den Status hinweist:
Abb. 6: Als abgeschlossen gekennzeichnet<
Weitere Hinweise werden im Kopf der Mappe …
Abb. 7: Hinweis unterhalb des Menübands<
… und in der Statuszeile mit Hilfe eines Symbols angezeigt.
Abb. 8: Die Information in der Statuszeile