Berichte auf Excel-Basis schützen und zertifizieren / 5 Zellen sperren und Blatt schützen

5.1 Zellen sperren

Alle Zellen sind gesperrt, aber nicht geschützt.

Haben Sie die Mappe ungeschützt geöffnet, stehen Ihnen weitere Schutzmöglichkeiten zur Verfügung. Dabei sollten Sie allerdings wissen, dass alle Zellen geschützt, oder wie es hier heißt, gesperrt sind. Dass Sie von dieser Sperrung bisher nichts gemerkt haben, liegt daran, dass das Tabellenblatt nicht geschützt ist.

Sperrung aufheben.

Um die Sperrungen von Zellen aufzuheben, markieren Sie diese, oder auch das ganze Tabellenblatt und klicken dann in der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf Format. Hier finden Sie im Abschnitt Schutz die entsprechende Umschalt-Schaltfläche.

Abb. 29: Sperrung der Zelle aufheben

Wird die Schaltfläche vertieft dargestellt (hat einen Rand), so ist die Zelle gesperrt. Ein Klick auf diese Schaltfläche entsperrt dann die Zelle. Der Rand verschwindet, die Zelle ist nicht mehr gesperrt.

Warnung bei Formelzellen

Sollte sich in dieser Zelle eine Formel befinden, so werden Sie von Excel gewarnt, sofern diese Zelle nicht gesperrt ist. Es erscheint in der linken oberen Ecke der Zelle ein grünes Dreieck. Außerdem wird die Schaltfläche Fehlerüberprüfung angezeigt. Diese wird durch einen Rhombus dargestellt, der ein Ausrufezeichen beinhaltet. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erhalten Sie die nachstehenden Auswahlmöglichkeiten.

Abb. 30: Warnung bei einer ungeschützten Formelzelle

Tastenkombination [Strg]+[1].

Sind Sie ein Freund von Tastenkombinationen, so kennen Sie vielleicht die Tastenkombination [Strg]+[1]. Diese Tastenkombination ruft das Dialogmenü Zellen formatieren auf, das auch die Registerkarte Schutz enthält.

Abb. 31: Sperren über die Registerkarte Schutz

Alternativ lassen sich auch hier die Zellen Sperren/entsperren.

5.2 Blatt schützen

Um diesen Schutz nun wirksam werden zu lassen, wählen Sie die Registerkarte Überprüfen. Hier finden Sie in der Gruppe Änderungen unter anderem auch die Schaltfläche Blatt schützen.

Abb. 32: Befehle im Menüband: Blatt schützen

Abb. 33: Einschränkung des Zellschutzes

Neben der Möglichkeit einer Kennwortvergabe haben Sie die Möglichkeit auswählen, was trotz eines Blattschutzes noch möglich sein darf. Für eine spätere Aufhebung dieses Schutzes benötigen Sie dann wieder das vergebene Kennwort.

Beachten Sie auch die erste Möglichkeit: Gesperrte Zellen auswählen. Wählen Sie diese ab, so lassen sich in einem geschützten Tabellenblatt nur noch die nicht gesperrten Zellen auswählen.

Der Blattschutz lässt sich aber auch an einer anderen Stelle aufrufen.

Klicken Sie in der Registerkarte Start Gruppe Zellen auf Format. Hier finden Sie im Abschnitt Schutz ebenfalls die Umschalt-Schaltfläche Blatt schützen.

5.3 Schutz ohne Blattschutz

Alternativer Schutz durch Gültigkeitsprüfung.

Gleich vorweg: An der gängigen Technik, Zellen zu sperren und anschließend das Blatt zu schützen, gibt es nichts zu bemängeln. Aber ich kann mir durchaus Situationen vorstellen, bei der zwar Formeln vor dem Überschreiben geschützt werden sollen, aber auf ein Schützen des Blatts verzichtet wird.

Es gibt die Möglichkeit, mithilfe der Gültigkeitsprüfung eine entsprechende Maßnahme vorzusehen.

Geben Sie zunächst die Formeln in die entsprechenden Zellen ein.

Markieren Sie anschließend die Zellen, die Formeln beinhalten und die geschützt werden sollen.

Dann wählen Sie den Menübandbefehl Daten|Datentools |Datenüberprüfung|Datenüberprüfung… aus.

Im Listenfeld Zulassen markieren Sie den Eintrag Textlänge und geben bei Minimum und Maximum jeweils den Wert 0 ein.

Abb. 34: Formeln schützen mithilfe der Datenüberprüfung>Bitte geben Sie hier die Grafikbeschriftung ein<

Geben Sie bei der Fehlermeldung einen entsprechenden Warntext ein, z. B. "Achtung! Zelle bereits ausgefüllt" oder "Zelle enthält eine Formel".

Zusätzlich können Sie ja den Anwender mit einer entsprechenden Eingabemeldung vor einer Falscheingabe schützen, so dass die Fehlermeldung erst gar nicht angezeigt werden muss.

Abb. 35 Eingabemeldung warnt vor dem Überschreiben einer Formel