Wie aussagekräftige und zukunftsfähige Berichte gestaltet werden können, wird im Folgenden anhand von 4 typischen Beispielen gezeigt. Diese sind angelehnt an Berichte eines produzierenden Unternehmens und können aufgrund der bereits angedeuteten Individualität des Berichtswesens nur Muster und Anregung zur Gestaltung des eigenen Reportings sein. Zudem hängen die Gestaltungsmöglichkeiten auch davon ab, ob ein Unternehmen ein selbst konzipiertes Reporting, beispielsweise auf Excel- oder Power-Point-Basis, verwendet oder ob es eine professionelle und standardisierte Software-Lösung nutzt. Unabhängig davon, welche Systemunterstützung gegeben ist, können und sollten die genannten Vorschläge umgesetzt werden, um den Nutzen der vorhandenen Werkzeuge weiter zu erhöhen.
3.1 Beispiel 1: Zentralbericht für die Geschäftsleitung
Das erste Beispiel für einen übersichtlichen und auf wenige wichtige Sachverhalte reduzierten Bericht ist der für die Geschäftsleitung. Diese hat sich auf die Darstellung und Analyse von monatlich sieben Themen beschränkt. Der Bericht enthält keine grafischen Elemente, sondern konzentriert sich auf die Darstellung von sieben zentralen, für die Geschäftsführung wichtigen Punkten.
"Highlight des Monats"
Der Bericht beginnt mit dem so genannten "Highlight des Monats", in dem das jeweils herausragende Thema vorgestellt wird. Er zeigt darüber hinaus Kenngrößen, die zunächst selektiv und kumulativ als Plan- und Istwerte festgehalten sind. In einem zentralen, farblich hervorgehobenen Block stellt er dann den Jahresplanwert dem Erwartungs- bzw. Prognosewert gegenüber. Der Prognosewert ergibt sich aus den bisher aufgelaufenen Istwerten, ergänzt um eine überarbeitete Planung für die restlichen Monate des Jahres. Der rechte Teil der Tabelle hält Ursachen für – positive wie negative – Abweichungen in Stichworten fest. Darüber hinaus enthält er Maßnahmenvorschläge bzw. hält fest, welche Maßnahmen bereits umgesetzt werden, um die Abweichungen zu verringern.
Abweichungsursachen
Dieser Bericht hebt die Ursachen für eine Abweichung und natürlich die Maßnahmen für ihre Behebung hervor. Die wichtigsten Aspekte sind fett und kursiv dargestellt. Die zweitwichtigsten werden lediglich fett gedruckt. Alle anderen Aussagen sind nach dieser Logik weniger wichtig. So ist eine unmittelbare Orientierung für die Adressaten möglich und Handlungsschwerpunkte oder Entscheidungsbedarf lässt sich sofort erkennen.
Bei Interesse an weiter bzw. tiefer gehenden Informationen stehen der Geschäftsführung natürlich auch die detaillierten Berichte der Abteilungen, etwa aus der Produktion, dem Vertrieb oder der Personalentwicklung, zur Verfügung.
Abb. 2: Beispiel für einen Bericht an die Geschäftsleitung
Grafische Elemente
Meist stellt sich die Frage nach dem Sinn, einen zentralen Bericht mit grafischen Elementen zu versehen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen und die wichtigen Aspekte schneller erfassen zu können. Die Frage lässt sich nicht abschließend beantworten, weil hier jede Geschäftsleitung sicher ihre eigenen Vorstellungen hat. In der Praxis hat sich herausgestellt, dass es oft günstig ist, eine weitere Seite zu den gleichen Sachverhalten zu präsentieren, auf der die Entwicklung der einzelnen Monate im Plan und im Ist dargestellt wird. So erhöht sich der Nutzen der Kennzahlen-Berichte durch visuelle Elemente auf optimale Weise, ohne dass einzelne Seiten mit Informationen und Darstellungen überfrachtet werden.
Allerdings sollte die Grafikseite möglichst nur vier bis sechs Darstellungen enthalten, die sich mit den gleichen oder ähnlichen Themen und Kernaussagen wie der Kennzahlen-Bericht beschäftigen. Weitere Darstellungen sollten nicht hinzukommen. Man sollte eher überlegen, ob und wo man auf bestimmte Aussagen verzichten kann. Bei der Formatierung der Rubrikenachsen sollte man unbedingt darauf achten, dass die Skalierungen für Darstellungen in den gleichen Dimensionen auch gleich gewählt werden. Bei Umsätzen und Kosten sowie bei Ergebnis und Cashflow beispielsweise wurden gleich Unter- und Obergrenzen gewählt. Die Y-Achsen beginnen zudem einheitlich bei 15 (Umsatz, Kosten) bzw. 3 TEUR (Ergebnis, Cashflow). Auch die Obergrenzen enden entweder bei 40 bzw. 15 TEUR. So lassen sich Fehlinterpretationen aufgrund ständig schwankender Maßstäbe weit gehend vermeiden.
Die Grafik enthält keine weiteren verbalen Erläuterungen oder Vorschläge für Maßnahmen. Diese können entweder dem verbalen Berichtsteil entnommen oder im Kreis der Geschäftsleitungsrunde besprochen werden.
Führen Sie trotz der Zusatzbelastung durch die Präsentation ein Ergebnisprotokoll in Stichworten. So stellen Sie sicher, dass auch wirklich alle wichtigen Aspekte erfasst und keine zentralen Punkte vergessen werden. Um später keine Probleme mit anderen Führungskräften zu bekommen, sollten Sie das Protokoll stets mit dem Zusatz verschicken, dass jede Führungskraft die Darstellungen für sich noch einmal überprüfen soll und dass Sie Änderungen in der Sache selbstverständlich im nächsten Protokoll bzw. bei der nächsten Geschäftslei...
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