Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 2.2.1 Allgemeine Grundsätze

Rz. 48

Der Gesetzgeber hatte zunächst keine zusammenfassende Aufzählung der offenlegungspflichtigen Unterlagen vorgenommen, sondern diese in § 315 Abs. 1 Satz 1 bis 5 HGB a. F. in unterschiedlichen Zusammenhängen normiert.

Rz. 49

Dies wurde mit dem BilRUG geändert und eine einheitliche Aufzählung geschaffen. Diese umfasst gem. § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 HGB:

• den festgestellten oder gebilligten Jahresabschluss (Rz 60 ff.),
• den Lagebericht (Rz 79 f.),
• den Bestätigungsvermerk bzw. Versagungsvermerk (Rz 69 ff.) und
• die Erklärungen der Vertreter des vertretungsberechtigten Organs (Rz 80)

sowie gem. § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 HGB:

• den Bericht des Aufsichtsrats (Rz 81 ff.) und
• die Erklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG (Rz 87 ff.).

Rz. 50

Dieser Katalog ist abschließend, sodass allenfalls eine freiwillige Erweiterung vorgenommen werden kann. Sofern sich aufgrund von gesellschaftsrechtlichen Regelungen weitere Einreichungspflichten ergeben, sind diese nicht nach den Vorgaben dieses Unterabschnitts zu behandeln, insb. führen Verstöße gegen diese nicht zu den unter Rz 176 ff. erläuterten Sanktionen. Dies schließt andere Konsequenzen nicht aus, wie z. B. die Berichtspflicht des Abschlussprüfers nach § 321 Abs. 1 Satz 3 HGB wegen eines Verstoßes gegen Vorschriften der Satzung.

Rz. 51

Diese Unterlagen sind nur offenlegungs- bzw. hinterlegungspflichtig, wenn sie tatsächlich vorliegen. § 325 HGB begründet keine Verpflichtung, Unterlagen extra zu erstellen oder erstellen zu lassen, um deren Offenlegung bzw. Hinterlegung vornehmen zu können. Folglich variieren Umfang und Inhalt der Offenlegung bzw. Hinterlegung bei den Unt in Abhängigkeit von dem Kapitalmarktzugang, der Größe und der Rechtsform sowie ggf. späteren Änderungen.

Praxis-Beispiel

Eine kleine GmbH ist nicht prüfungspflichtig und hat keinen Aufsichtsrat. § 325 HGB führt nicht zu einer Prüfungspflicht für den Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer. Vielmehr ergibt sich diese aus § 316 HGB (und ggf. ergänzenden Satzungsbestimmungen). Ferner entsteht keine Verpflichtung, einen Aufsichtsrat zu bilden, sofern sich eine solche Notwendigkeit nicht aus einer Satzungsvorgabe der GmbH ergibt.

Rz. 52

Ist eine Ges. gesetzlich nicht verpflichtet, eine der in Rz 49 genannten Unterlagen zu erstellen, geschieht dies jedoch freiwillig, besteht keine Offenlegungspflicht. Gleichwohl hat die Gesellschaft die Möglichkeit, weitergehende Unterlagen offenzulegen bzw. zu hinterlegen. Dabei ist darauf zu achten, dass Außenstehende nicht über den Inhalt der Unterlagen getäuscht werden (können). Wurde z. B. eine freiwillige Abschlussprüfung durchgeführt und der hierüber erteilte Bestätigungsvermerk offengelegt, muss aus diesem ersichtlich sein, inwieweit diese Prüfung mit einer gesetzlichen Pflichtprüfung vergleichbar und was tatsächlich Gegenstand der Prüfung war. Dies ist regelmäßig unproblematisch, weil die Berufsgrundsätze der Wirtschaftsprüfer zur Erteilung von Bestätigungsvermerken^[1] entsprechende Vorgaben enthalten.

Rz. 53

Es besteht keine Verpflichtung, einen Negativbericht in dem Sinne zu erstellen und offenzulegen, dass und ggf. warum einige der im Gesetz genannten Unterlagen nicht erstellt werden mussten. Vielmehr sind nur die Unterlagen offenzulegen bzw. zu hinterlegen, die erstellt werden müssen. Dies schließt nicht aus, dass das Unt auf Nachfrage des Bundesamts für Justiz in der Lage sein muss zu begründen, warum bestimmte Unterlagen nicht offengelegt bzw. hinterlegt wurden.

Rz. 54

Durch das BilRUG ist klargestellt worden, dass die Unterlagen in deutscher Sprache offenzulegen sind. Diese Regelung hat lediglich klarstellenden Charakter. Sie soll gewährleisten, dass die vom Gesetzgeber angestrebten Einsichtsmöglichkeiten nicht dadurch umgangen werden können, dass die Unterlagen in einer fremden – möglicherweise sehr exotischen und damit wenig verbreiteten – Sprache offengelegt werden.^[2] Stellt das Unt seinen Jahresabschluss oder andere der in § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB genannten Dokumente in einer anderen Sprache als Deutsch auf, sind diese zwingend zu übersetzen. Hierfür gibt es keine näheren Vorgaben, sodass eine eigene Übersetzung durch das Unt ausreichend ist und insb. keine amtliche Übersetzung zu erfolgen hat. Hiervon unberührt bleibt die Möglichkeit einer ergänzenden freiwilligen Offenlegung in einer anderen Sprache. Diese richtet sich nach § 325 Abs. 6 i. V. m. §§ 11 und 12 HGB.

Rz. 55

Die Unterlagen sind gem. § 325 Abs. 1 HGB von den gesetzlichen Vertretern der KapG in deutscher Sprache an die das Unternehmensregister führende Stelle zu übermitteln. Wird dies hingegen in einer ausländischen Sprache vorgenommen, genügt dies auch dann nicht den gesetzlichen Anforderungen, wenn es sich um die "Konzernsprache" handelt.^[3]

Rz. 56

Seit dem BilRuG hat der Gesetzgeber im HGB immer wieder neue Regelungen implementiert, nach denen bestimmte Unt neben den in Abs. 1 genannten Unterlagen, noch weitere Unterlagen offenlegen müssen.

Rz. 57

Seit dem BilRuG sind Unt die gem. §§...