Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 1.1 Gesetzliche Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung

Rz. 1

Die Vorschriften der AO zur Durchführung einer Außenprüfung folgten in der Vergangenheit der traditionellen Vorstellung, dass eine Buchführung papiergestützt erstellt wird. Dieses gesetzgeberische Konzept hatte mit der Wirklichkeit jedoch seit Jahrzehnten nichts mehr gemein. In der Realität hatte die EDV-gestützte Buchführung schon seit langem Einzug in die Unternehmen gehalten. Mit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff seit dem 1.1.2002 hatte der Gesetzgeber den Außenprüfungsdiensten der Finanzverwaltung, d. h. der Betriebs-, Umsatzsteuer-Sonderprüfung und der Lohnsteuer-Außenprüfung, ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen durch Änderung und Ergänzung der §§ 146 Abs. 5, 147 Abs. 2, 5, 6 AO und § 200 Abs. 1 AO eingeräumt^[1] und die gesetzlichen Bestimmungen an die Wirklichkeit angepasst.

Rz. 2

Die Änderung der konzeptionellen Ausrichtung der gesetzlichen Vorschriften über die Außenprüfung hatte für den Steuerpflichtigen praktische Konsequenzen. Da die AO nunmehr davon ausgeht, dass EDV-gestützte Buchführungswerke vorrangig auch unter Einsatz moderner EDV-Technik geprüft werden, kann der Steuerpflichtige die Finanzverwaltung nicht mit Erfolg auf die Prüfung von Papierbelegen verweisen.^[2]

Rz. 3

Um die Überprüfbarkeit der steuerlich relevanten Daten zu gewährleisten, wird die Finanzverwaltung durch die §§ 146, 147 AO in die Lage versetzt, für Zwecke der Außenprüfung das DV-System des Steuerpflichtigen zu nutzen. Den Umfang der Datenüberlassung regelt § 147 Abs. 6 AO^[3], der folgenden Inhalt hat:

• Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO haben die Außenprüfungsdienste erstens das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Daten zu nutzen, sog. Z1-Zugriff.
• Die Außenprüfungsdienste können zweitens vom Steuerpflichtigen verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (sog. Z2-Zugriff) zur Verfügung gestellt werden.^[4]
• Die Außenprüfungsdienste können drittens verlangen, dass ihnen die Daten nach ihren Vorgaben ineinem maschinell auswertbaren Format übertragen werden (sog. Z3-Zugriff).^[5]
• Befinden sich die Daten des Steuerpflichtigen bei einem Dritten, so ist der Dritte gegenüber der Finanzbehörde unmittelbar zum Datenzugriff (Z1-Zugriff), zur Datenbereitstellung (Z2-Zugriff) oder zur Datenübertragung (Z3-Zugriff) verpflichtet.^[6]
• Der Steuerpflichtige trägt die Kosten für die Durchführung des Datenzugriffs.^[7]
• Werden die prüfungsrelevanten Daten bei einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe i. S. d. §§ 3 und 4 Nrn. 1, 2 StBerG aufbewahrt, so hat der Außenprüfer diesem sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen.^[8]

[1] StSenkG v. 23.10.2000, BGBl 2000 I S. 1433, 1460 f.

[2] FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 20.1.2005, 4 K 2167/04, EFG 2005 S. 667; BFH, Urteil v. 26.9.2007, I B 53, 54/07, BStBl 2008 II S. 415; Intemann, NWB 2006, S. 333.

[3] § 147 Abs. 6 AO neu gefasst mit Wirkung vom 1.1.2023 durch Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts vom 20.12.2022, BGBL. I S. 2730.

[4] § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 AO.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO.

[6] § 147 Abs. 6 Satz 2 AO.

[7] § 147 Abs. 6 Satz 3 AO.

[8] § 147 Abs. 6 Satz 4 AO.