Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 1.2 Ausübung der Rechte durch die Finanzverwaltung

Rz. 4

Von diesen 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs kann die Finanzverwaltung grundsätzlich sowohl alternativ als auch kumulativ Gebrauch machen. Die Entscheidung hinsichtlich des "Ob" der Wahrnehmung der Rechte aus § 147 AO sowie die Auswahlentscheidung hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit zu treffen. Ein Anhaltspunkt dafür, dass der Gesetzgeber nur einen stufenweisen Einsatz der Alternativen ermöglichen bzw. eine bestimmte Rangfolge anordnen wollte, besteht nicht. Der Hinweis der Finanzbehörde auf die gewünschten Rationalisierungseffekte der automationsunterstützten Prüfroutinen genügt nach Ansicht des FG Hamburg den Anforderungen an die sachgerechte Ausübung des Ermessens, auf die Datenverarbeitung eines Unternehmens zuzugreifen und damit die Rechte des § 147 Abs. 6 AO in einer Weise in Anspruch nehmen zu wollen, die z. B. den Einsatz der prüfereigenen Software ermöglicht.^[1]

Rz. 5

Das Recht, von den 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch zu machen, steht derFinanzbehörde nur im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung nach den §§ 193 ff AOzu. Eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das DV-System ist ausgeschlossen.^[2] Der sachliche Umfang der Außenprüfung^[3] wird durch die Regelungen zum Datenzugriff nicht erweitert; er wird durch die Prüfungsanordnung bestimmt.^[4] Gegenstand der Außenprüfung sind auch im Falle des Datenzugriffs die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, d. h., der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf die Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.^[5] Dazu zählen insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten. Nicht zur Außenprüfung zählen die sog. betriebsnahe Veranlagung und die Nachschau im Rahmen der Steueraufsicht.^[6] Auch bei der Umsatzsteuer-Nachschau^[7] handelt es sich um keine Außenprüfung i. S. d. §§ 193 ff. AO. Deshalb kann der Prüfer von den verschiedenen Möglichkeiten des Datenzugriffs im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau keinen Gebrauch machen. Im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau kann freilich auf eine Außenprüfung (Umsatzsteuersonderprüfung) übergewechselt werden mit der Folge, dass dann ein Datenzugriff möglich ist.^[8] Der Steuerpflichtige muss den Finanzbehörden auf Verlangen neben den Daten auch Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung stellen.

[1] Vgl. FG Hamburg, Urteil v. 13.11.2006, 2 K 198/05, DStRE 2007 S. 441; Rev. eingelegt, Az beim BFH XI R 49/06.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 158 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

[3] § 194 AO.

[4] § 196 AO; § 5 BpO.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 1 AO; in diesem Sinn auch ausdrücklich BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003 – 2014/0353090, BStBl 2014 I S. 1450, Rz. 159.

[6] §§ 209 ff. AO.

[7] § 27 b UStG.

[8] Vgl. Burchert, INF 2002, S. 293, 297.