Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 2.2 Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung

Rz. 12

Den Außenprüfungsdiensten ist der Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO nur auf nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und i. S. v. § 147 Abs. 1 Nrn. 1-5 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eröffnet. Das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt.

Der Datenzugriff erstreckt sich ohne Einschränkung auf die Daten der Finanzbuchhaltung,^[1] wie z. B. die Stammdaten, einschließlich deren Historisierung (Grunddaten zu Mandanten und Buchungskreisen, Steuersätze, Steuerschlüssel, Kontenpläne mit Kontenfunktionen, Einrichtung von Automatikfunktionen sowie Primanoten, Buchungsprotokolle, Fehlerlisten, Journale, Sach- und Personenkonten, Kassenbuch, Kontokorrentkonten) sowie die Bewegungsdaten (Darlehens- und Wertpapierbuchführung, Verkehrszahlen, wie z. B. Umsatzsteuerauswertungen, Debitoren- und Kreditorenlisten, Berechnungen zum Jahresabschluss, wie z. B. Rückstellungen, Teilwertabschreibungen und Umbuchungen).

Dasselbe gilt für die Anlagenbuchhaltung (Stammdaten mit Historisierung: Anlagenstamm mit Kostenstellenzuordnung, Anlagenklassen mit Schlüsseln zur Nutzungsdauer oder AfA sowie Bewegungsdaten: Inventarverzeichnisse, wie z. B. Anlagenspiegel, Bestandsverzeichnisse, Bewegungen, wie z. B. Zugänge, Abgänge, Umschreibungen sowie Abschreibungen etc.) und die Lohnbuchhaltung (Stammdaten mit Historisierung: Angaben zur Person, wie z. B. Geburtsdatum, Eintritt, Austritt, Lohnsteuerklasse, Behinderung, Bankverbindung, Sollarbeitszeit, und Lohnarten und Lohnkonten sowie Bewegungsdaten: Basisbezüge, Zu- und Abschläge, Vermögensbildung, Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Daten zur betrieblichen Altersvorsorge, Zeiterfassungsdaten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher), vorausgesetzt, die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen sind so im Unternehmen entstanden oder dort so eingegangen.^[2]

[1] BFH, Beschluss v. 26.9.2007, I B 53, 54/07, BStBl 2008 II S. 415; FG Hamburg, Urteil v. 13.11.2006, 2 K 198/05, DStRE 2007 S. 441; FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 20.1.2005, 4 K 2167/04, EFG 2005 S. 667.

[2] BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374, Rz. 11 i. V. m. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 159 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

2.2.1 Datenzugriff auf Konten der handelsrechtlichen Gewinnermittlung

Rz. 13

Praxis-Beispiel

Die Finanzbehörde ordnete für die Jahre 01 bis 03 eine Außenprüfung bei der Firma A an. Diese war im Prüfungszeitraum Organgesellschaft im Rahmen einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft. Die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung wickelte sie über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem ab. Eine eigenständige steuerliche Buchführung bestand nicht. Abweichende Buchungsansätze leitete die A in eine Steuerbilanz und in eine steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung über. Die A verweigerte den Datenzugriff auf die Konten für Drohverlustrückstellungen aus schwebenden Geschäften, nicht abzugsfähige Betriebsausgaben und Aufwendungen für handelsrechtliche Steuerumlagen der körperschaft- und der gewerbesteuerlichen Organschaft, da diese nur handelsrechtlich, nicht aber auch steuerlich relevante Konten der handelsrechtlichen Finanzbuchhaltung seien.

Der BFH^[1] stellte insoweit fest, dass sich der Datenzugriff auf alle Daten der Finanzbuchhaltung erstreckt. Es stehe nicht im Belieben des Unternehmens, einzelne Konten zu sperren. Auf entsprechende Anforderung der Finanzbehörde müsse das geprüfte Unternehmen deshalb auch die Konten für Drohverlustrückstellungen aus schwebenden Geschäften, nicht abzugsfähige Betriebsausgaben und Aufwendungen für handelsrechtliche Steuerumlagen der körperschaft- und der gewerbesteuerlichen Organschaft freischalten. Diesen Konten fehle es auch nicht an der steuerlichen Relevanz. Denn sowohl die in der Handelsbilanz passivierten Drohverlustrückstellungen nach § 249 Abs. 1 Satz 1 2. Alternative HGB als auch der steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben bzw. als Organschaftsumlagen behandelte Aufwand hätten den nach den GoB zu ermittelnden handelsrechtlichen Gewinn reduziert, der Ausgangspunkt für die steuerrechtliche Gewinnermittlung sei. Die steuerliche Relevanz sei auch nicht etwa dadurch entfallen, dass die betreffenden Minderungsbeträge im Rahmen der Überleitungsrechnung dem steuerlich maßgeblichen Gewinn wieder hinzugerechnet worden seien. Denn diese Hinzurechnung sei ein Teilakt der steuerlichen Ergebnisermittlung und unterliege als solcher der uneingeschränkten Prüfung durch die Finanzverwaltung. Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind Bücher, die für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.^[2]

Rz. 14

Noch nicht geklärt ist, ob zu den vorlegungspflichtigen Daten auch solche aus einer "parallelen" Rechnungslegung, beispielsweise nach US-GAAP oder IFRS, gehören. Dies könnte der Fall sein, wenn z. B. die Steuerbilanz aus ei...