Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.2.1 Bedeutung des Beschreibungsstandards

Rz. 72

Der Einsatz von IDEA ermöglicht im Rahmen der Datenträgerüberlassung den Import, die Selektion sowie die Analyse kleinerer und größerer Datenmengen. Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA unterstützt, sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden und das Einlesen der Daten ohne Installation zusätzlicher Fremdsoftware möglich ist:

• ASCII feste Länge (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte, zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• Excel (nur Datein im xlsx-Format / Dateien in anderen Excel-Formaten werden nicht unterstützt, zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• Access (nur Dateien im accdb-Format / Dateien im mdb-Format werden nicht unterstützt, zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• dBASE (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• Dateien von SAP/AIS (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)

Rz. 73

Folgende Formate werden für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, nicht mehr unterstützt:

• EBCDIC feste Länge (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• EBCDIC Datei mit variabler Länge (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• Lotus 123 (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• ASCII-Druckdateien (zzgl. Info für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)
• Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen (zzgl. Informationen für Struktur und Datenelemente etc. in maschinell auswertbarer Form)^[1]

Rz. 74

Hinweis

• Bei passwortgeschützten Dateien muss das Kennwort angegeben werden.
• Nicht unterstützte Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.^[2]
• Die zuvor genannte Liste schließt jedoch andere Dateiformate im Einzelfall nicht aus. Grundsätzlich genügen alle maschinell auswertbaren Dateiformate den gesetzlichen Anforderungen.

Rz. 75

Wie dargestellt, ist der Steuerpflichtige nicht nur zur Herausgabe der gespeicherten steuerrelevanten Unterlagen verpflichtet, sondern er muss darüber hinaus dem Prüfer alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen. Zur Erfüllung der maschinellen Auswertbarkeit von Strukturinformationen müssen z. B. Informationen über die Dateiherkunft (eingesetztes System), die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden (vgl. dazu Rz. 30 ff.).

Rz. 76

Seit der Entwicklung der ersten Programme zur computergestützten Datenprüfung ist die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen eine der größten Hemmschwellen. Da die in den Unternehmen im Einsatz befindlichen Datensysteme die unterschiedlichsten Datenformate liefern, sind die Prüfer in aller Regel mit der technischen Aufbereitung der Daten überfordert. Darüber hinaus bestehen auch bei der inhaltlichen Interpretation der überlassenen Tabellen und Felder erhebliche Probleme, da Tabellen- und Feldnamen nicht aus Anwendersicht, etwa der Sicht eines Betriebsprüfers, beschrieben werden.

Diese Verpflichtung kann für den Steuerpflichtigen ferner problematisch sein, wenn z. B. der Hersteller des Buchhaltungssystems aus Wettbewerbsgründen kein Interesse an einer kostenlosen Weitergabe dieser vom Steuerpflichtigen dringend benötigten Informationen hat. Auch im Fall des Wechsels zu einem anderen Hersteller von Buchhaltungs- oder ERP-Software sind die Befürchtungen vieler Unternehmen nicht von der Hand zu weisen, dass sie die von der Außenprüfung geforderten Informationen über die Datenstrukturen der Altdaten nur noch sehr schwer oder überhaupt nicht mehr beschaffen können. Die Reaktivierung der ausgemusterten Software auf das Produktivsystem dürfte dann in vielen Fällen ohne größere Belastungen zumindest für kleinere und mittelständische Unternehmen kaum machbar, wenn nicht völlig unmöglich sein. Dieser Zwangslage vieler Unternehmen ist sich auch die Finanzverwaltung bewusst.

Rz. 77

Aus diesem Grunde hat die Finanzverwaltung mit Softwareherstellern sowie dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware der Finanzverwaltung IDEA (Firma CaseWareGermany GmbH) eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe (sog. Beschreibungsstandard) zur Format- und Inhaltsbeschreibung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten entwickelt. Ziel ist im Rahmen des Z3-Zugriffs die automatisierte Weitergabe aller zur Auswertung vom Prüfer benötigten Daten über den Datenbestand, ohn...