Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.5 Einsatz von Prüfungsmakros und/oder TaxAudit?

5.5.1 Einsatz von Prüfungsmakros

Rz. 91

Da sich Betriebsprüfer wie auch Wirtschaftsprüfer bei der Analyse des Jahresabschlusses oftmals in gleichbleibenden Prüffeldern bewegen und ihre Prüfungshandlung an den bekannten Regeln des Steuerrechts ausrichten, stellt sich die Frage nach der Einrichtung automatischer Auswertungsroutinen, sog. Prüfungsmakros, die quasi auf Knopfdruck angestoßen alle notwendigen Ergebnisse und Arbeitspapiere erzeugen.^[1] Prüfungsmakros sind vereinfacht dargestellt kleine Computerprogramme, die große Datenbestände, die aus dem Buchhaltungs- oder ERP-System eines Unternehmens stammen, auf vielfältige Art und Weise analysieren können. In einem Makro lassen sich bestimmte Analyseschritte festlegen, die anschließend immer wieder aufs Neue auf unterschiedliche Datenbestände angewendet werden können. Als Ergebnis liefern makrounterstützte Prüfungshandlungen entweder bereits ein abgeschlossenes Prüfungsergebnis oder sie schaffen über entsprechende Fehler- bzw. Hinweislisten die Grundlage für konkrete manuelle Prüfungshandlungen.^[2]

Rz. 92

Auf Basis der Prüfsoftware IDEA entwickelt die Finanzverwaltung bundeseinheitliche Prüfungsmakros. Die Prüfroutinen dienen der Analyse der vom Steuerpflichtigen übergebenen Daten und sollen zukünftig auch einzelne Prüfungsschwerpunkte abdecken. Damit diese Makros bundesweit allen Betriebsprüfern zur Verfügung stehen, wurde beim Bundeszentralamt für Steuern eine Clearingstelle eingerichtet, welche diese Makros entsprechend bereitstellt. Dabei besteht die Hauptintention der Finanzverwaltung darin, mittels dieses Zusatzmoduls die Entwicklung und Integration eigener Prüfmakros voranzutreiben. So sollen den Außenprüfern zukünftig entsprechende Prüfmakros in einem bundeseinheitlichen "Makrocontainer" zur Verfügung stehen.^[3] Bei der Entwicklung dieser Prüfmakros sind dem Ideenreichtum kaum Grenzen gesetzt. Man denke an die Verplausibilisierung der Umsatzerlöse in der vom Wetter abhängigen Gastronomie durch eine Gegenüberstellung der verbuchten Umsätze mit der korrespondierenden Sonnenscheindauer der einzelnen Tage.

Gegenwärtig werden insbesondere noch Prüfungsmakros zur Aufbereitung der Daten gängiger Finanzbuchhaltungssysteme in prüfergerechte Formate, z. B. mehrjährige Saldenliste, Sachkontenbuchungen sowie Pivot-Tabellen, entwickelt. Daneben werden Makros für Vorgänge entwickelt, für welche keine Menüpunkte in IDEA vorhanden sind, wie etwa die Verkettung von IDEA-Funktionalitäten.

Seitens der Verwaltung ist nicht beabsichtigt, diese Prüfroutinen Dritten außerhalb der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen. Die Existenz vergleichbarer Prüfungsmakros auf dem Markt ist der Finanzverwaltung bekannt. Diese orientieren sich gleichfalls an allgemein bekannten Prüfungsabläufen und sollen dem Steuerpflichtigen und seinem steuerlichen Berater eine überschlägige Überprüfung der steuerlich relevanten Daten bereits vor Prüfungsbeginn ermöglichen. Gegen den Einsatz derartiger auch in anderen europäischen Mitgliedstaaten verbreiteten "Tax-Scanner" bestehen keine Bedenken, sofern keine Manipulation der steuerlich relevanten Daten stattfindet.

[1] S. Odenthal, Der Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS-TaxAudit, www.elektronische-steuerpruefung.de/pruefsw/aistaxaudit_erf.htm.

[2] S. Groß/Georgius, DStR 2006, S. 2070.

[3] S. Burchert, INF 2006, S. 699, 744 ff.

5.5.2 Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS TaxAudit

Rz. 93

Die Firma CaseWare Germany GmbH hat einige regelmäßig wiederkehrende Prüfungsfelder identifiziert und in der Software AIS TaxAudit umgesetzt. AIS TaxAudit stellt eine Erweiterung zu IDEA dar, die Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen einer digitalen Prüfung führt. Im Rahmen dieses Programms werden die einzelnen Arbeitsschritte visualisiert und können so auch weniger erfahrenen Anwendern ermöglichen, sich leichter in die digitale Datenprüfung einzuarbeiten. Basis dieser Software ist eine Vielzahl von vordefinierten Makros, die vom jeweiligen Anwender ausgewählte automatisierte Analysen mittels IDEA durchführen. Der maschinell unterstützte "Workflow" (Arbeitsprozess) dieser Anwendung reicht vom Import der Daten über die Durchführung automatisierter Prüfroutinen bis zur Druckaufbereitung der Ergebnisse. AIS TaxAudit erspart dem Anwender, selbst IDEA-Analysen für einzelne Prüfungsschritte konzipieren und umsetzen zu müssen. Sie stehen ihm per Mausklick als fest verdrahtete IDEA-Makros direkt zur Verfügung. Von Bedeutung ist, dass es sich bei jedem Prüfungsschritt um vollständige Prüfungen über alle dem Anwender verfügbaren Daten handelt.

Rz. 94

Funktionsweise des Programms

Die Speicherung der erforderlichen Daten erfolgt in einem speziellen Ordner (Data). Dabei wird der Name des jeweiligen "Falles" kryptisch (durch Buchstaben- und Zahlenkombinationen) dargestellt. Eine Speicherung außerhalb dieses Ordners ist über die Programmfunktion "Sicherungskopie erstellen" möglich. Nach der Erfassung der Stammdaten erfolgt der Ablauf der Bearbeitung des Falles mit AIS TaxAudit in 5 Schritten:

1. Auswahl der Prüfungsschritte

2. Der Datenimport über die herstellerspezifi...