Zusammenfassung
Alle GmbHs sind buchführungs- und bilanzierungspflichtig. Buchhaltung und Bilanz einer GmbH unterscheiden sich von der Rechnungslegung von Einzelunternehmen und Personengesellschaften einerseits aufgrund der nur für Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen, andererseits aufgrund der steuerlichen Anerkennung von Vertragsbeziehungen zwischen GmbH und Gesellschaftern. Letzteres erfordert eine klare Trennung zwischen der Gesellschafts- und der Gesellschafterebene.
Die Geschäftsführer der GmbH müssen nach § 41 GmbHG für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen. Als Kapitalgesellschaft unterliegt die GmbH den allgemeinen Regelungen der §§ 238 ff. HGB, den speziellen Regelungen für Kapitalgesellschaften der §§ 264 ff. HGB sowie den Regelungen des GmbHG. Darüber hinaus sind für steuerliche Zwecke die §§ 4 ff. EStG sowie die Vorschriften des KStG zu beachten.
1 Trennung von GmbH- und Gesellschafter-Sphäre
Bei der Buchhaltung der GmbH ist darauf zu achten, dass die GmbH- und die Gesellschaftersphäre scharf voneinander getrennt werden. Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen GmbH und Gesellschafter sollen ebenso erfasst und behandelt werden wie Beziehungen zu einem fremden Lieferanten oder Kreditgeber. Im Gegensatz zu Einzelunternehmen und Personengesellschaften kennt die GmbH keine Privatentnahmen oder Privateinlagen. Vorgänge, die dem entsprechen, etwa die Erstattung von Auslagen der Gesellschafter-Geschäftsführer für die GmbH, können bei der GmbH jedoch über ein Gesellschafterverrechnungskonto abgewickelt werden.
2 Eigenkapital der GmbH
2.1 Eigenkapitalausweis in der Bilanz
Das bilanzielle Eigenkapital der GmbH besteht aus verschiedenen Komponenten. Deren Trennung ist wichtig, da sie unterschiedlichen gesetzlichen Vorschriften unterliegen. Verfügt eine GmbH über alle infrage kommenden Eigenkapitalteile, beginnt die Passivseite ihrer Bilanz gem. § 266 Abs. 3 HGB mit folgenden Positionen:
| A. | Eigenkapital |
| I. | Gezeichnetes Kapital |
| II. | Kapitalrücklage |
| III. | Gewinnrücklagen |
| 1. gesetzliche Rücklage | |
| 2. Rücklage für Anteile an einem herrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen | |
| 3. satzungsmäßige Rücklagen | |
| 4. andere Gewinnrücklagen | |
| IV. | Gewinnvortrag/Verlustvortrag |
| V. | Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag |
Tab. 1 Ausweis des Eigenkapitals in der Bilanz
2.2 Gezeichnetes Kapital
Die GmbH muss nach § 5 Abs. 1 GmbHG über ein Mindeststammkapital von 25.000 EUR verfügen. Dieses Stammkapital müssen die Gesellschafter bei der Gründung der GmbH entweder durch eine Überweisung auf das Bankkonto der GmbH oder in Form einer Sacheinlage aufbringen.
Wird das Stammkapital auf das Konto der GmbH überwiesen, ist dieser Vorgang wie folgt zu buchen:
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 | Bank | 25.000 | 0800 | Gezeichnetes Kapital | 25.000 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 1800 | Bank | 25.000 | 2900 | Gezeichnetes Kapital | 25.000 |
Das gezeichnete Kapital ist nach § 272 Abs. 1 Satz 1 HGB immer mit dem Nennwert zu erfassen.
Kapital bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) unterliegt ebenfalls dem Recht der GmbH, muss aber im Gegensatz zu dieser nach § 5a Abs. 1 GmbHG nur 1 EUR pro Gesellschafter als Stammkapital aufbringen. Solange das Stammkapital unter 25.000 EUR liegt, muss die Unternehmergesellschaft nach § 5a Abs. 3 Satz 1 GmbHG 25 % ihres um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen. Eine Gründung gegen Sacheinlagen ist nicht möglich.[1]
2.3 Ausstehende Einlagen
Bei der Bargründung einer GmbH reicht es nach § 7 Abs. 2 GmbHG aus, wenn die Gesellschafter nur 50 % des Mindeststammkapitals aufbringen. Der fehlende Betrag ist die sog. "ausstehende Einlage". Diese ist auf der Passivseite der Bilanz offen vom "Gezeichneten Kapital" abzusetzen.[1]
Werden 15.000 EUR des Mindeststammkapitals von 25.000 EUR auf das Bankkonto der GmbH eingezahlt, sind die ausstehenden Einlagen i. H. v. 10.000 EUR folgendermaßen zu buchen:
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 | Bank | 15.000 | 0800 | Gezeichnetes Kapital | 25.000 |
| 0820 | Ausstehende Einlage auf das gezeichnete Kapital, nicht eingefordert | 10.000 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 1800 | Bank | 15.000 | 2900 | Gezeichnetes Kapital | 25.000 |
| 2910 | Ausstehende Einlage auf das gezeichnete Kapital, nicht eingefordert | 10.000 |
Bei dieser Buchung wurde davon ausgegangen, dass die ausstehenden Einlagen noch nicht eingefordert worden sind. Beschließt die Gesellschafterversammlung die Einzahlung der ausstehenden Einlagen, so müssen sie zunächst nach § 272 Abs. 1 Satz 2 HGB in Forderungspositionen umgebucht werden. Diese Buchung sieht wie...
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