Buch- und Belegnachweis / 3.2.1 Beförderung oder Versendung durch den Lieferanten

Im Gegensatz zu Warenbewegungen in das Drittlandsgebiet im Zusammenhang mit Ausfuhrlieferungen und damit verbundenen Dienstleistungen ist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Ausstellung einer amtlichen Ausfuhrbescheinigung nicht möglich. An deren Stelle sind gem. § 17b Abs. 2 UStDV Eigenbelege des Lieferanten und Abnehmers getreten:

• das Rechnungsdoppel mit Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers und -empfängers sowie einem Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung (z. B. "steuerfrei nach § 6a UStG" oder "steuerfrei nach § 4 Nr. 1 Buchstabe b UStG" oder "innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG"),
• die Bestätigung des Abnehmers gegenüber dem Lieferanten, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung des Abnehmers^[1]).

Die Gelangensbestätigung muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers (im Reihengeschäft Abnehmer der bewegten Lieferung maßgeblich),
• Menge des Gegenstands der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen i. S. d. § 1b Abs. 2 UStG einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer,
• Monat des Erhalts der Gegenstände bzw. in Fällen der Abholung (Beförderung) durch den Abnehmer Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
• Ausstellungsdatum der Bestätigung und Unterschrift des Abnehmers. Bei elektronischer Übermittlung ist die Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder dessen Beauftragten begonnen hat.

Der "Ort des Erhalts des Gegenstandes" bzw. "Ort des Endes der Beförderung des Gegenstandes" im übrigen Gemeinschaftsgebiet ist so zu verstehen, dass ein konkreter Bestimmungsort (z. B. eine Stadt, eine Gemeinde) anzugeben ist. Stellt sich nachträglich heraus, dass dieser Ort tatsächlich nicht den Angaben des Abnehmers entspricht, aber ebenfalls im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegt, wird dies nicht beanstandet.

In der Anlage 1 zum UStAE findet sich ein vom BMF herausgegebenes amtliches Muster für eine Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache. Die Gelangensbestätigung wird auch in diesen Sprachen von der Finanzverwaltung akzeptiert. Nachweise in anderen Sprachen bedürfen nach den Hinweisen der Finanzverwaltung jedoch einer amtlich beglaubigten Übersetzung. Die Verwendung des amtlichen Musters ist insgesamt nicht verpflichtend, aber zur Vermeidung von Missverständnissen anzuraten.

Wichtig

Risiken bei Selbstabholung durch Kunden

Als kritisch haben sich schon in der Vergangenheit die Fälle der Selbstabholung von Kunden herausgestellt. Im Fall der Selbstabholung genügt es nämlich nicht, dass der Abholer zum Zeitpunkt der Abholung versichert, die Ware zu verbringen. Vielmehr ist erforderlich, dass er im Nachgang nach erfolgtem Transport den Zeitpunkt des Endes des Transports bestätigt, also nachträglich nochmals mitteilt, dass die Ware nunmehr tatsächlich verbracht wurde.

Es sollte strikt darauf geachtet werden, dass die Gelangensbestätigung vom Abnehmer zeitnah zur Ausführung der Lieferung vorliegt^[2] und im Falle der Abholung durch nichtselbstständige Beauftragte des Abnehmers deren Bevollmächtigung nachgewiesen wird. Dies ist besonders in den Bereichen unentbehrlich, in denen die Liefergegenstände auch für private Zwecke genutzt werden können und die deshalb für Umsatzsteuerzwecke besonders betrugsanfällig sind. Risiken können vermieden werden, wenn bei Selbstabholung durch den Abnehmer die Umsatzsteuer solange treuhänderisch (zusätzlich) einbehalten wird, bis der Kunde die Gelangensbestätigung übersendet.

[1] Einzelheiten zum Belegnachweis mittels Gelangensbestätigung und zu möglichen Alternativnachweisen enthalten Abschn. 6a.4 und 6a.5 UStAE; vgl. auch BMF, Schreiben v. 9.10.2020, BStBl 2020 I S. 1038.,

[2] Vgl. BFH, Urteil v. 18.7.2002, V R 3/02, BFH/NV 2002 S. 1405.