Buchführung / 3.2 Änderungen aufgrund der Neufassung der GoBD

Das neue Schreiben der Finanzverwaltung fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und soll so für die für Unternehmen wichtige Rechtsklarheit sorgen.^[1]

Das neue BMF-Schreiben gilt zwingend für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 enden. Die Änderungen der GoBD sind nur punktuell. Die Struktur des bisherigen BMF-Schreibens incl. der Randziffern sind unverändert.

In Rz. 39 der GoBD hat die Finanzverwaltung die Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung enger formuliert als zuvor, insbesondere aufgrund des neu gefassten § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Die Bestimmungen gelten auch für Dienstleistungen.

Rz. 48 der GoBD regelt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gem. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden müssen.

Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nicht-Buchführungspflichtigen nicht laufend, sondern nur periodenweise erstellt, müsse dabei bestimmte Voraussetzungen gegeben sein (Rz. 50 der GoBD).

Rz. 55 der GoBD stellen klar, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch dann nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z. B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden.

Laut Rz. 64 der GoBD müssen Korrektur- bzw. Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.

Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließende bildliche Erfassung der Papierbelege i. S. d. § 147 Abs. 2 AO (Rz. 68 und Rz. 130 der GoBD).

Wichtige Neuerungen gelten bei der erfassungsgerechten Aufbereitung der Buchungsbelege. Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren (Rz. 76 der GoBD).

Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann. An diese Erstellung eines Rechnungsdoppels stellen die GoBD aber bestimmte Anforderungen (Rz. 76 der GoBD).

Laut Rz. 130 der GoBD ist neben einem Scannen auch ein Abfotografieren von Belegen mittels eines Smartphones erlaubt.

Hinweis

Erleichterungen für Kleinstunternehmer

Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 EUR Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (Rz. 15 der GoBD).

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001.