Buchführung / 7 Was bei der Aufbewahrung der Buchführung beachtet werden muss

Auch die Aufbewahrungspflicht gehört zur handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.^[1] Bis auf Handelsbriefe, für die eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt, müssen alle Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sein können, 10 Jahre aufbewahrt werden.^[2]

Zur Erfüllung der Buchführungspflicht müssen alle Taxiunternehmer ungeachtet der Gewinnermittlungsart grundsätzlich die Schichtzettel physisch nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren.^[3]

Bis auf Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte genannte Zollunterlagen können alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern archiviert werden.^[4] Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen den "Grundsätzen zum Datenzugriff" entsprechen.^[5]

Die gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahrenden Organisationsunterlagen zur Kassenprogrammierung können gem. § 147 Abs. 2 AO auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.^[6]

Die Verfahrensdokumentation zu den eingesetzten Aufzeichnungssystemen sowie Betriebsabläufen, die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten, deren Änderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind vorzuhalten.^[7]

Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

Hinweis

Betriebsprüfung und Datenüberlassung

Der generell zu beachtende Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet,

• dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen einer Außenprüfung nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift und
• deshalb ihre Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO nur in dem durch die Zwecke der Außenprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausübt.

So dürfen die nach § 147 Abs. 6 AO überlassenen Daten nach dem tatsächlichen Abschluss der Außenprüfung nicht weiter auf dem Laptop des Prüfers gespeichert bleiben, sondern nur noch – bis zum Abschluss eines möglicherweise stattfindenden Rechtsbehelfsverfahrens – in den Diensträumen der Finanzverwaltung.^[8]

Die Betreiberin einer Apotheke ist gemäß § 147 AO verpflichtet, dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung die vollständigen Kasseneinzeldaten in elektronischer Form vorzulegen.^[9]

Hat sich der Steuerpflichtige entschieden, steuergesetzlich erforderliche Aufzeichnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form zu führen und die notwendigen Unterlagen in beiden Formen aufzubewahren, erstreckt sich die Pflicht zur Aufbewahrung – in Abhängigkeit vom Umfang der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht – nach § 147 Abs. 1 AO auf sämtliche vorhandenen Aufzeichnungen und Unterlagen. Diese hat der Steuerpflichtige auf Verlangen vorzulegen.^[10] In demselben Umfang hat er – unter den weiteren Voraussetzungen des § 147 Abs. 6 AO – den Datenzugriff zu dulden und die Finanzbehörde dabei zu unterstützen. Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung sind Aufzeichnungen nur aufzubewahren, soweit dies aufgrund anderer Steuergesetze, z. B. nach § 4 Abs. 3 Satz 5, Abs. 7 EStG und nach § 22 UStG gefordert ist. "Freiwillig "geführte Unterlagen und Daten unterliegen nicht dem Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO.^[11]

Dem Datenzugriffsrecht des Finanzamts nach § 147 Abs. 5 AO unterliegen demnach insbesondere die vom Einnahme-Überschussrechner nach den einzelsteuergesetzlichen Vorschriften der § 4 Abs. 3 Satz 5 und Abs. 7 EStG sowie § 22 UStG zu führenden elektronischen Aufzeichnungen, wie etwa

• die (elektronischen) Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte je Leistung nach Steuersätzen,
• die Entgelte für die ausgeführten Bauleistungen nach § 13b UStG
• die Bemessungsgrundlage für den Eigenverbrauch,
• die geltend gemachten Vorsteuerbeträge mit Bezeichnung des Leistenden sowie
• die Aufzeichnungen über die Aufwandsposten Geringwertige Wirtschaftsgüter und die Sammelposten Geringwertige Wirtschaftsgüter,
• ferner die nach § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG besonders und laufend zu führenden Verzeichnisse der nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlage- und Umlaufvermögens einschließlich
• der nach § 7g EStG zu führenden Aufzeichnungen über die Sonderabschreibungen sowie
• die nach § 143 Abs. 1 AO im Betrieb des Unternehmers gesondert aufgezeichneten Daten über den Wareneingang, sofern diese Aufzeichnungen auch in elektronischer Form geführt worden sind.

Ob und in welchem Umfang das Finanzamt einen freiberuflich tätigen Steuerpflichtigen gemäß § 200 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO zur Herausgabe nicht aufbew...