Buchführungspflicht / 1 Handelsrechtliche Pflicht

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann nach § 238 HGB dazu verpflichtet, Bücher zu führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Ob ein Unternehmer Kaufmann in diesem Sinne ist, richtet sich nach den §§ 1 ff. HGB.

Diese Vorschriften unterscheiden folgende Kaufmannstypen:

• Istkaufleute, d. h. Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben. Als Handelsgewerbe gilt jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb;
• Kannkaufleute, d. h. Kaufleute, bei denen die Voraussetzungen eines Istkaufmanns nicht vorliegen, die ihr Unternehmen aber freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen;
• Kannkaufleute in Form von Land- und Forstwirten, deren Unternehmen einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen wird;
• Kaufleute kraft Handelsregistereintragung;
• Formkaufleute, also Handelsgesellschaften, d. h. Personenhandelsgesellschaften wie die OHG, KG und die GmbH & Co. KG, sowie Kapitalgesellschaften, insbesondere GmbH, Unternehmergesellschaften und AG, aber auch Genossenschaften.

Fällt ein Unternehmen unter eine dieser Kategorien, ist es buchführungspflichtig. Da eine Handelsregistereintragung recht einfach feststellbar ist, ergeben sich praktische Abgrenzungsprobleme insbesondere unter 2 Aspekten:

• Bei Einzelunternehmen stellt sich die Frage, ob ein Gewerbebetrieb und wann ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb vorliegt.
• Bei Personengesellschaften kann strittig sein, ob sie ein Gewerbe betreiben oder lediglich vermögensverwaltend tätig sind.

Obwohl die Kaufmannseigenschaft im HGB geregelt ist, kann das Vorliegen eines Gewerbebetriebs nach den steuerlichen Grundsätzen für Einkünfte aus Gewerbebetrieb geprüft werden. Bedeutung hat diese Prüfung vor allem bei der Verwaltung und Veräußerung von umfangreichem Grundbesitz sowie beim Handel mit Wertpapieren, außerdem bei Land- und Forstwirten, die in größerem Umfang Produkte zukaufen oder als Ehegatten gemeinsam neben ihrer eigentlichen auch einer "branchenfremden" Tätigkeit nachgehen.

Ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist, ist insbesondere anhand folgender Kriterien zu beurteilen:

• Branche,
• Umsatzerlöse,
• Zahl der Arbeitnehmer und Art ihrer Tätigkeit,
• Vielzahl von Geschäftsverbindungen,
• Vielzahl und Komplexität der Erzeugnisse und Leistungen,
• grenzüberschreitende Tätigkeiten,
• Größe, Zahl und Organisation der Betriebsstätten,
• Teilnahme am Frachtverkehr,
• Kontokorrentverkehr und
• Höhe des Anlagevermögens.

Je höher z. B. die Umsatzerlöse und die Werte des Anlagevermögens sind und je mehr Mitarbeiter beschäftigt werden, umso mehr spricht für die Annahme eines kaufmännischen Geschäftsbetriebs.

Vor diesem Hintergrund ist eine Personengesellschaft nur dann buchführungspflichtig, wenn sie

• die Voraussetzungen eines Istkaufmanns erfüllt, also ein Gewerbe betreibt und einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt, oder
• ein Gewerbe betreibt, aber keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb benötigt, sich jedoch als Kannkaufmann ins Handelsregister eintragen lässt, oder
• vermögensverwaltend tätig ist und sich ins Handelsregister eintragen lässt.

Praxis-Tipp

Ausnahmeregelung

Einzelkaufleute, die nach den vorstehenden Ausführungen eigentlich buchführungspflichtig sind, können die Ausnahmeregelung des § 241a HGB i. V. m. Art. 92 EGHGB^[1] anwenden. Sie sind danach nicht buchführungspflichtig, wenn sie an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsatzerlöse von nicht mehr als 800.000 EUR (bis 2023: 600.000 EUR) und Jahresüberschüsse von nicht mehr als 80.000 EUR (bis 2023: 60.000 EUR) ausweisen.

Wird ein Einzelunternehmen neu gegründet, entfällt die Buchführungspflicht bereits dann, wenn beide Größenkriterien am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden.

Die Erweiterung des Begriffs "Umsatzerlöse" in § 277 Abs. 1 HGB mit Wirkung für nach dem 31.12.2015 beginnende Geschäftsjahre kann, z. B. durch Einbeziehung bislang branchenfremder oder außerordentlicher Erlöse, dazu führen, dass der Schwellenwert bei unveränderten Verhältnissen trotz Anhebung überschritten wird.

[1] Anhebung der Grenzwerte durch das Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024, BGBl I 2024, Nr. 108, mit Wirkung für nach dem 31.12.2023 beginnende Geschäftsjahre.