Controlling von Supportprozessen im Personalwesen / 3.2 Serviceleistung Personaldatenauswertungen

In diesem Beispiel unterstützt die Supportfunktion des HR-Bereiches eine strategische HR-Funktion, das Personalcontrolling. Hier werden Personalzahlen zusammengestellt und analysiert, Personalstrukturen und –entwicklungen aufgezeigt. Diese Controllingfunktion ist i. d. R. innerhalb des Personalbereiches angesiedelt, u. a. um den umfangreichen Datenschutzanforderungen Rechnung zu tragen. Nur in wenigen Fällen findet man Personalcontrolling gemeinsam mit anderen Controllingbereichen in einer gesonderten Einheit außerhalb des Personalmanagements. Um Personalcontrolling durchführen zu können, ist die Bereitstellung von Personaldatenauswertungen erforderlich. Während auch in diesem Segment der Personalarbeit früher die technische Auswertung der Personaldaten und deren Analyse in einer Hand lagen, bilden sich in Großunternehmen vielfach auch hier funktionale Trennungen aus.

Das auftragsbasierte Extrahieren von Datenbeständen und das Bereitstellen der Daten in originärer oder aggregierter Form übernehmen Dienstleistungseinheiten, während die Empfänger dieser Auswertungen als Teil der strategischen Personalfunktion deren Analyse und Interpretation durchführen. Ein konkretes Beispiel: Das Personalcontrolling möchte die Fluktuation analysieren und fordert dafür in der zuständigen Supporteinheit eine Auswertung der Austritte des letzten Jahres an. Diese Anforderung erfolgt nach vorher vereinbarten Standards, die die Form und die notwendigen Angaben hinsichtlich Datenselektion und Ausgabeformat definieren. Die Auswertung liefert die Supporteinheit dann im angeforderten Format innerhalb der vereinbarten Servicezeit an den Auftraggeber, hier das Personalcontrolling. Dort werden die ausgewerteten Personaldaten dann inhaltlich analysiert.

Die zunehmend zu beobachtende Trennung dieser Funktionen hat auch hier ihre Ursachen in den so zu erreichenden Vorteilen hinsichtlich geringerem Qualifikationsaufwands, möglichen Skaleneffekten und Kostenoptimierung durch anforderungsadäquate Vergütung.

Abb. 1: Strategie- und Supportaufgaben wechseln sich ab

Qualitätssicherndes Controlling

Ein Controlling der Supportfunktion hat hier andere Schwerpunkte als beim vorher besprochenen Prozess des Recruitings. Zur Weiterverwendung der gelieferten Leistungen ist insbesondere die inhaltliche Richtigkeit von Bedeutung. Werden aus fehlerhaften Personaldatenauswertungen die falschen Interpretationen abgeleitet, kann dies fatale Folgen für das Unternehmen haben. Ein Controlling hat hier also stark qualitätssichernde Aspekte zu beachten. Es muss Reklamationen verfolgen und deren Ursachen so dokumentieren, dass daraus notwendige Maßnahmen zu erkennen sind. Diese fließen im Sinne eines Regelkreises wieder in die Leistungserbringung ein und erhöhen so die Qualität. Zeitgerechte Lieferung und interne Kundenzufriedenheit sind im Sinne eines internen Kundenmanagements natürlich auch nachzuhalten, stehen in der Priorität jedoch hinter dem qualitativ orientierten Controlling zurück.