Digitalisierung der Kostenrechnung / 4 Kostenrechnung: Datenanalyse durch autonome Prozesse in Echtzeit

In der Kostenrechnung wird traditionell in starker Abhängigkeit von Zeiträumen gearbeitet.

Die regelmäßigen Berechnungen sind

• periodenabhängig und
• damit abhängig vom Abschluss in der Buchhaltung.

Andere Analysen benötigen wieder die Ergebnisse der regelmäßigen Berechnungen oder Daten aus anderen Unternehmensbereichen, die nicht ständig aktualisiert werden. Das macht die Ergebnisse oft bereits alt, bevor sie verfügbar sind.

Mit Hilfe der bisher verfügbaren Digitalisierung konnte bereits durch den Ersatz manueller Arbeit eine wesentliche Beschleunigung erreicht werden:

• Die Abschlüsse in der Buchhaltung sind beschleunigt,
• die Analyse der Daten in der Kostenrechnung wird durch Generatoren, Reportinghilfen und Nutzung digitaler Anwendungen wie z. B. die Tabellenkalkulation unterstützt.

Dabei werden die grundsätzlichen Abläufe beibehalten. So werden regelmäßige Analysen nach Periodenabschlüssen durchgeführt, andere wichtige Arbeiten, z. B. die Vorkalkulation, zu bestimmten Zeitpunkten oder in Abhängigkeit von Ereignissen wie die Planung erledigt.

Ziel der weitergehenden Digitalisierung in der Kostenrechnung ist es, sich von den zeitlichen Zwängen zu lösen. Durch tatsächlich digitale, autonome Prozesse wird es möglich, Datenanalysen in Echtzeit durchzuführen. Voraussetzung dafür ist, dass bei den Datenlieferanten ebenso in Echtzeit die notwendigen Daten bereitgestellt werden.

So muss

• in der Buchhaltung jeder Vorgang zeitnah verbucht werden,
• in den Kostenstellen Leistungen und Verbräuche ebenfalls in Echtzeit verfügbar sein.

Das ist aufgrund der digital gesteuerten Systeme und Anlagen durchaus möglich.

Hinweis

Alternativen zu echten Daten

Für den Fall, dass die Daten für die Kostenrechnung nicht zeitnah vorliegen, muss es eine Alternative geben, damit in der Kostenrechnung trotzdem zeitnah analysiert werden kann. So gibt es den Fall, dass Rohstoffe bereits geliefert und verarbeitet sind, für die aber noch keine Rechnung verbucht werden konnte. Hier können Alternativen wie letzte Preise, Preise aus der Bestellung, Durchschnittspreise der letzten Lieferungen verwendet werden, um die Nachkalkulation schnell abzuschließen. Es müssen Prozesse geschaffen werden, die nach Vorliegen der tatsächlichen Werte eine Korrektur der Analysen vornehmen.

Werden die Aufgaben der Kostenrechnung durch autonome Prozesse erledigt,

• kann eine wesentliche Beschleunigung der Analysen und damit eine Beschleunigung für notwendige Reaktionen erreicht werden.
• Es ist möglich, alternative Rechnungen durchzuführen, um z. B. den Einfluss einer Kostenart auf die Vorkalkulation zu erkennen.
• Gleichzeitig sind Kostenentwicklungen in Echtzeit kontrollierbar.

So werden Verbräuche, die in einer analogen Kostenrechnung erst mehrere Wochen nach Periodenende erkannt werden, in einer vollständig digitalisierten Kostenrechnung in Echtzeit verfügbar.

Praxis-Beispiel

Nebenkosten bei Qualitätsschwankungen

Werden natürliche Rohstoffe verarbeitet, muss in der Produktion auf Qualitätsschwankungen reagiert werden. Veränderte Geschwindigkeiten der Verarbeitungsanlagen, veränderte Temperaturen oder die Zugabe von Hilfsmitteln verändern nicht nur die Kosten, sie bestimmen auch die Qualität der eigenen Produkte. Ohne zeitnahe Echtdaten aus der Kostenrechnung versuchen die Verantwortlichen in der Produktion, das Optimum mit Hilfe ihrer Erfahrungen zu erreichen. Wird die Konsequenz der veränderten Einstellung tatsächlich aktuell erkennbar, z. B. in einem Kostendashboard, kann durch sofortige Reaktionen das Optimum schnell gefunden werden. Werden die Analyseergebnisse aus der digitalen Kostenrechnung direkt mit der Steuerung der Anlagen verbunden, kann auch der Optimierungsprozess autonom erfolgen.