Fehlen klare Anweisungen und Vorgaben zur Durchführung der Datenerfassung, wird sich im Laufe der Zeit der berühmte "Schlendrian" einstellen: Dateneingaben werden aus Bequemlichkeitsgründen abgekürzt, relevante Daten wie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei der Stammdatenanlage werden ausgelassen, weil sie gerade nicht verfügbar sind und Datenanpassungen werden zur Zeitersparnis erst gar nicht vorgenommen.
Die wesentlichen Anforderungen an die Datenqualität sollten idealerweise durch schriftliche Arbeitsanweisungen dokumentiert und vorgegeben werden. Neben den wesentlichen Arbeitsprozessen stellen diese somit die Grundlage für die Ablieferung guter Arbeit der Sachbearbeiter im Rechnungswesen dar. Zusätzlich zur Dokumentation sind entsprechende Schulungen und Überprüfungen hinsichtlich der dauerhaften Anwendung der Vorgaben von Bedeutung.
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