Im Finanzbereich vieler Unternehmen stockt die digitale Transformation insbesondere an einem Punkt: fehlende Standards. Wenn jede Filiale bzw. jedes Tochterunternehmen im In- und Ausland unterschiedliche Vorlagen für Forecasts, Kennzahlen und Budgetierungspläne anwendet – wie sollen diese Prozesse digitalisiert werden? Wie sollen unterschiedliche Berichte verglichen werden?
Aufgaben von Controllern als Governor
Hier müssen klare Regelungen getroffen werden. Diese Aufgabe übernimmt der Governor. Der Begriff „Governor“ leitet sich ab vom engl. „to govern“ (= lenken, regeln, steuern) ab. Der Governor – oder Governance Leader – entwickelt unternehmensweite Richtlinien und Standards für Planung und Reporting. Diese werden von ihm auch dokumentiert und überwacht. So gibt der Governor beispielsweise Standards vor, wie Berichte aufgebaut werden und welches Layout zum Einsatz kommt.
Daten im Fokus des Governors
Daten gehören heute zu den wichtigsten Ressourcen in Unternehmen. Deshalb müssen Controller ihr Rollenprofil erweitern und sich mit neuen Herausforderungen im Zusammenhang mit Datensicherheit, Datenvolumen und nicht zuletzt Datenqualität auseinandersetzen. Das Management benötigt keinen Zahlenfriedhof – es braucht entscheidungsrelevante Informationen. Mit einer integrierten Finanzplanung wird sichergestellt, dass jederzeit konsistente Informationen abrufbar sind. Das interne und externe Rechnungswesen wird für einen besseren Zugriff verzahnt. Doch der Weg zu einem modernen Finanzbereich gelingt nur, wenn das Controlling den Umgang mit Big Data entsprechend begleitet.
Das Thema Datensicherheit spielt hierbei eine wesentliche Rolle. Gerade im Finanzbereich sind viele sensible Daten im Umlauf. Welche Personen dürfen auf welche Daten zugreifen? Und für welche Zwecke dürfen die Informationen verwendet werden? Der Governor muss hier eindeutige Regeln festlegen und zudem klarstellen, aus welchen Quellen und Systemen die Daten gezogen werden.
Er ist außerdem für die Sicherung der Datenqualität zuständig. Widersprüche und Inkonsistenzen in den Daten müssen verhindert werden. Das Management soll sinnvolle Informationen und Einblicke erhalten und nicht von redundanten Daten überflutet werden.
Die wichtigsten Aufgaben des Governors
- Entwicklung, Dokumentation und Überwachung von Richtlinien/Standards
- Datensicherheit
- Datenqualität
- Konsistente Daten(-quellen)
- Kontrolle der Datenmengen im Reporting
Diese Kompetenzen benötigt ein Governor
Ein Governance Leader übernimmt vielfältige, anspruchsvolle Aufgaben. Dafür benötigt er fachliches Know-how. Ein Governor muss nicht nur über Expertise in Finance & Controlling verfügen, er braucht auch Technologie- und Analyse-Kompetenzen, gerade im Bereich der Datensicherheit. Zudem muss er ein umfassendes Verständnis vom Unternehmen selbst und der Branche haben.
Anforderungen an eine moderne Softwarelösung
Der Controller als Governor muss mit dem Thema Big Data umgehen. Dafür ist er dringend auf moderne Technologien angewiesen. Bisher wurden viele Aufgaben im Controlling mithilfe von Excel gelöst. Doch Excel allein kann die vielfältigen Herausforderungen, die große Datenmengen mitbringen, nicht mehr stemmen. Idealerweise berücksichtigt eine neue Softwarelösung jedoch, dass die Nutzer Excel-affin sind.
"Wenn man vorher mit Excel gearbeitet hat, fühlt man sich in Jedox sofort wohl. Die ersten Erfolge konnten wir schnell verzeichnen, da die Anforderungen weitgehend auf den Excel-Sheets basierten, die wir bereits hatten. Es ist großartig, den schnellen ROI zu sehen", meint beispielsweise Gerard ten Dam, Financial Manager bei Novoferm.
Da der Controller in seiner Tätigkeit vom Datenbestand des Unternehmens abhängig ist, muss eine Softwarelösung das Prinzip der Single Source of Truth (SSOT) erfüllen. Die richtigen Tools ermöglichen es dem Governor dann, die Zugangsberechtigungen der Organisation auf die Single Source of Truth zu steuern. So kann er beispielsweise einstellen:
- Wer darf auf die Daten der Finanzplanung zugreifen?
- Wer darf die Daten bearbeiten?
- Wem sollten nur Leserechte gewährt werden?
- Und wer kann überhaupt keine Daten abrufen?
Bei den einzelnen Nutzern der Software könnten somit unterschiedliche Rollen vergeben werden. Der Governor muss diese Zugriffsberechtigungen entsprechend für die Nutzer festlegen.
Datensicherheit und Datenaufbereitung müssen im Fokus stehen
Datensicherheit muss bei der Softwarelösung gewähreistet sein, schließlich ist der Datenbestand das Herzstück der Finanzfunktion. So muss das Programm sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen, überschrieben oder gestohlen werden können. Von Vorteil ist es daher auch, wenn Änderungen nachverfolgt werden können.Für das Reporting ist außerdem eine gute Datenaufbereitung wichtig, bei der Standards zum Layout, der Farbwahl, Diagramme, Tabellenaufbau etc. festgelegt werden können. So können Berichte einfach verglichen werden.
Eine gute Softwarelösung besticht durch eine simple Integration in die IT-Landschaft des Unternehmens, sodass Schnittstellen zu anderen BI-Lösungen ohne großen Aufwand genutzt werden können. Ziel sollte die integrierte Planung, Forecasting und Budgetierung zur einfachen Verknüpfung über alle Unternehmensbereiche hinweg sein. Damit legt der Governor eine erfolgreiche Ausgangsbasis für das Management Reporting.
