Digitalisierung in der Buchhaltung: Spezielle Lösungen / 3.1 Schritt 1: Digital Daten sammeln

Im ersten Schritt der Digitalisierung werden die Daten, die für die Bewertung aus vielen Unternehmensbereichen benötigt werden, digital gesammelt.

Das sind z. B.

• Eingangsrechnungen für Investitionen,
• Arbeitszeitnachweise für Eigenleistung,
• Zuschlagssätze für Gemeinkosten oder
• Nachkalkulationen für die Bewertung von Fertigwaren im Lagerbestand.

3.1.1 Schritt 2: nach dem Daten sammeln folgt die Arbeit des Buchhalters

Auf der Datensammlung baut dann die Arbeit des Buchhalters auf, der die Daten entsprechend den zu befolgenden Vorgaben und Richtlinien verarbeitet.

Ausschlaggebend sind z. B.

• die geplante Nutzungsdauer,
• das Alter von Warenbeständen,
• der letzte Verbrauch von Waren oder
• die Einordnung von Aktivitäten im Anlagevermögen als Reparatur.

Dabei sind u. a. das Niederstwertprinzip^[1], das Wertaufholungsgebot^[2] oder Drohverlustrückstellungen zu beachten.

Die umfangreichen Vorschriften und Strategien haben gemeinsam mit einer Reihe noch vorhandener Wahlmöglichkeiten dazu geführt, dass die manuelle Bewertung von Anlagenvermögen und Beständen oft nur zum Jahresabschluss durchgeführt wird. Zwischen den Abschlussterminen kommt es so zu Ungenauigkeiten und Ungewissheiten. Eine weitere Digitalisierung in Form von autonomen Bewertungsprozessen sorgt dafür, dass die Bewertung permanent aktuell ist. Voraussetzung dafür sind Beschränkungen in den Möglichkeiten der Bewertung und Künstliche Intelligenz, die lernen kann.

So kann z. B. in der Unternehmensstrategie festgehalten werden, dass in der Bewertung von Vermögensteilen immer diejenige Möglichkeit verwendet wird, die zu einer Minimierung der Steuerzahlungen in der betreffenden Periode führt. Auf Wahlmöglichkeiten bei der Bewertung wird freiwillig verzichtet.

Hinweis

Wenige Wahlmöglichkeiten

Der Buchhalter hat bei der Bewertung von Vermögensteilen kaum noch gesetzliche Wahlmöglichkeiten. Sie werden für eine Vereinfachung der Bewertung auch in Zukunft noch weiter zurückgehen. Damit unterstützt der Gesetzgeber die Nutzung digitaler Systeme in der Buchhaltung auch für die Bewertung. Die wenigen verbliebenen Optionen sind oft für spezielle Anwendungen gedacht und müssen schlagkräftig begründet werden. Abweichungen in der Bewertung vom Standard bilden immer einen Diskussionspunkt bei der Betriebsprüfung.

Im Endzustand der Digitalisierung holt sich das digitale System alle für die Bewertung notwendigen Daten aus den vorhandenen Datenbanken. Diese werden in autonomen Abläufen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz verarbeitet und führen zu einer ständigen Bewertung, ohne dass der Buchhalter Aufwand hat.

Praxis-Beispiel

Bewertung von Lagerbeständen

Die Fertigprodukte und die dazugehörigen Teile und Stoffe werden zunächst mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet. Geht die Nachfrage nach einem Produkt zurück, kann das dazu führen, dass der vorhandene Lagerbestand nicht mehr verkauft werden kann. Eine Abwertung wird notwendig, die der Buchhalter aufgrund seiner Erfahrung und der Planung im Vertrieb vornimmt. Das gilt auch für im Bestand vorhandene Teile und Stoffe der betroffenen Produkte. Nichts anderes macht die Künstliche Intelligenz. Sie verwendet Daten aus der Absatzstatistik und der Absatzplanung. Gleichzeitig wird mit Hilfe der Vergangenheitswerte ähnlicher Produkte in einer vergleichbaren Situation auf die zukünftige Entwicklung geschlossen. Dabei ist der autonome Prozess schneller, genauer und konstanter als die menschliche Einschätzung.

Die folgende Checkliste zeigt nach Benutzung den aktuellen Stand der Digitalisierung von Bewertungen und die noch mögliche Entwicklung an:

Checkliste autonome Bewertungen
Funktion	vorhanden	möglich
Verfügbarkeit der für die Bewertung notwendigen digitalen Daten	□ ja □ nein	□ ja □ nein
Unternehmensstrategie mit digital umsetzbaren Vorgaben	□ ja □ nein	□ ja □ nein
freiwillige Beschränkung der gesetzlichen Wahlmöglichkeiten	□ ja □ nein	□ ja □ nein
autonome Prozesse für die Bewertung	□ ja □ nein	□ ja □ nein
autonome Verbuchung der entstehenden Werte	□ ja □ nein	□ ja □ nein

Checkliste 3: Dokumentation Stand der digitalen Bewertung und Möglichkeit der Weiterentwicklung

Für die Digitalisierung der Bewertung in der Buchhaltung ist eine tiefe Integration der Prozesse und Daten in die eigentliche Buchhaltungsanwendung notwendig. Daher ist die Möglichkeit, diesen Weg zu gehen, abhängig von der Entwicklung der im Tagesgeschäft genutzten Software.

[1] § 253 HGB.

[2] § 253 Abs. 1 HGB.