Gleichzeitig mit der Auswahl der Prüffelder sollte der Durchführungszeitraum für die Prüfungen bestimmt werden, möglichst mit definierten Start- und Endterminen sowie mit Verlängerungsoptionen, etwa für den Fall, dass weitere Prüfungen oder Detaillierungen notwendig werden. Es sollte auch vereinbart werden, während laufender Prüfungen keinen Kontakt zu neuen potenziellen Käufern aufzunehmen bzw. diese darauf zu verweisen, dass Verhandlungen erst nach dem Abschluss der Prüfung möglich sind. Und es muss überlegt werden, eine Vereinbarung darüber zu treffen, wer welchen Teil der Kosten übernimmt, vor allem, wenn ein Abschluss aufgrund schlechter Prüfergebnisse nicht zustande kommt.
Zudem müssen sich die Parteien darauf einigen, wer die Prüfungen durchführt, auch, ob und welche Dritten von welcher Partei ggf. eingebunden werden sollen, etwa Wirtschaftsprüfer, Gutachter oder technische Berater. Bei den eigentlichen Prüfkosten ist es oft so, dass beide Parteien jeweils ihre Fachleute usw. bezahlen. Allerdings sollte auch das schriftlich festgehalten werden, damit es später keine Streitigkeiten gibt.
Dann werden die gewünschten und benötigten Unterlagen benannt und bereitgestellt, die für die Prüfungen erforderlich sind. Die Dokumente können z. B. physisch oder elektronisch in einem Datenraum hinterlegt werden, der nur für die Beteiligten zugänglich sein sollte. In diesem Zusammenhang müssen auch Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt werden, etwa durch sichere Speichermedien, Verschlüsselungen, Passwörter, abschließbare Räumlichkeiten oder Tresore. Auch sollte vereinbart werden, dass die zur Prüfung erforderlichen Daten, Dokumente oder andere Unterlagen den Raum vor Abschluss nicht verlassen dürfen.
Käufer und Verkäufer sollten jeweils Experten beauftragen
Jeder Partei sollte klar sein, dass die Prüfung das Ziel hat, die jeweils eigene Position zu stärken. Der Käufer ist daran interessiert, Schwächen und Risiken aufzudecken, um den Preis niedrig halten zu können, der Verkäufer möchte eher Stärken und Chancen hervorheben, um den von ihm gewünschten Erlös erzielen zu können. Es ist daher wichtig zu wissen, dass evtl. beauftragte Dritte immer so agieren, wie die jeweiligen Auftraggeber es wünschen oder vorgeben. Daher sollte jede Partei ihre eigenen Experten einbringen, um im Zweifel fundierte Gegenargumente anführen und auch steuerliche und rechtliche Sachverhalte richtig bewerten zu können, auch wenn das unter Umständen dazu führt, dass potenzielle Verkäufer kleiner Betriebe, zumindest relativ gesehen, mehr belastet werden.
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