E-Rechnung: Ein Überblick und erste Schritte / 2.2 Was sind diese strukturierten elektronischen Formate?

Vor dem Hintergrund der Einheitlichkeit bedingt sich der deutsche Gesetzgeber hierbei eines europäischen Formats.

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.

Hinter diesem Format versteckt sich ein XML-Datensatz auf Basis der CEN 16931, d. h. ein maschinenlesbares Format, welches nicht unmittelbar für das menschliche Auge lesbar ist. Für die Lesbarkeitsmachung gibt es Softwarelösungen am Markt. Noch nicht offiziell bestätigt ist, ob die Finanzverwaltung hier ein kostenloses Tool bereitstellen wird.

Parallel wird es, nach derzeitigen Verlautbarungen, weiterhin zulässig sein, dass der Rechnungsersteller ein lesbares Mehrstück (d. h. eine Verbildlichung des Datensatzes) erstellt und an den Rechnungsempfänger übersendet. Dieses Mehrstück ist jedoch kein offizieller Rechnungsbeleg und berechtigt daher nicht (mehr) zum Vorsteuerabzug.

Praxis-Tipp

Seien Sie technisch vorbereitet!

Prüfen Sie, ob ihr ERP-System, Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen im neuen Format unterstützt und kümmern Sie sich ggf. rechzeitig um eine etwaige technische Lösung.

Aus Sicht der Finanzverwaltung stellt insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar.

Diese Formate sind keine Unbekannten. Bereits heute sind diese seit wenigen Jahren in Deutschland im B2G-Bereich (engl. Business to Governance, d. h. Aufträgen im Zusammenhang mit der öffentlichen Hand) verpflichtend im Einsatz.

• Die XRechnung ein Standard, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde. Es handelt sich dabei um einen strukturierten Datensatz in einem XML-Format. Dieser Datensatz ermöglicht die automatische elektronische Weiterverarbeitung, ist aber für das menschliche Auge nicht vollständig lesbar.
• Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. D.h. diese Rechnung besteht aus einem lesbaren Teil (PDF-Dokument) und einem integriertem XML-Datensatz.

Alternativ zu o. g. Formaten können abweichende Formate zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist allerdings, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der CEN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Interoperabel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gemäß der Normenreihe EN 16931 erlauben würde. Ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist.^[1]

[1] Vgl. BMF, Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 34