Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation / 3 Digitalisieren, Scannen, Fotografieren

Bei der Digitalisierung erhaltener Geschäftsbriefe, worunter auch Rechnungen fallen, sind die Regelungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.^[1]

Beim bildlichen Erfassen (Scannen, Fotografieren, etc.) wird eine Bilddatei (z. B. PDF, TIF) erstellt. Diese muss

• mit dem Original bildlich übereinstimmen und^[2]
• farbig sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Minusbeträge in roter Schrift, Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).^[3]

Aufkleber (Bar-Codes etc.), die auf den Originalpapierbeleg aufgebracht werden, dürfen keine Informationen verdecken oder unkenntlich machen.

Nach dem bildlichen Erfassen darf nur noch das elektronische Dokument weiter bearbeitet werden (Dateierweiterungen etc.).^[4] Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen.^[5] Sofern nach dem Erfassungsvorgang Vermerke auf dem Papierbeleg angebracht werden, muss erneut gescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (Verknüpfung, gemeinsamer Index).^[6]

Hinweis

Erfassung der elektronischen Buchführung im Ausland

Wurde eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland vorgenommen^[7] und – bei Verlagerung in ein Land außerhalb der Europäischen Union (sog. "Drittland") – auch vom Finanzamt bewilligt,^[8] kann auch dort die bildliche Erfassung erfolgen, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden.^[9] Die bildliche Erfassung muss jedoch zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland durchgeführt werden.^[10]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 130 bis Rn. 141.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 130.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 137.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[6] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[7] § 146 Abs. 2a Satz 1 AO.

[8] § 146 Absatz 2b AO.

[9] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 136.

[10] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 136.

3.1 Vernichtung von Papierbelegen

Gescannte Papierdokumente können grundsätzlich vernichtet werden.^[1] Gewisse Unterlagen sind jedoch im Original aufzubewahren. Z. B. gilt dies für folgende Unterlagen:

• Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse^[2]
• Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung zusätzlich beizufügen sind^[3]
• Wertpapiere und Urkunden
• Unterlagen, die zur Geltendmachung von Vorteilen bei der Finanzbehörde einzureichen sind (insbesondere Spendenquittungen und Steuerbescheinigungen).

Die Entscheidung, welche Belege in Papierform archiviert bzw. zusätzlich bildlich erfasst werden, trägt der Steuerpflichtige.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 140.

[2] § 147 Abs. 2 Satz 1 AO, § 257 Abs. 3 HGB.

[3] § 147 Abs. 2 Satz 1 AO.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 140.

3.2 Dokumentation des Erfassungsverfahrens nötig

Das Erfassungsverfahren für Papierunterlagen muss dokumentiert werden. Dazu muss mindestens aufgezeichnet werden:^[1]

• wer bildlich erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut bildlich erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 136.

3.3 Musterverfahrensdokumentation

Für die Digitalisierung der Unterlagen ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen,^[1] deren Ausgestaltung von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des eingesetzten Datenverarbeitungssystems abhängig ist. Die Verfahrensdokumentation sollte sinnvollerweise folgende Punkte zum Inhalt haben:

• Darstellung der eingesetzten Hardware und Software mit deren Verfahrensdokumentationen und Testaten
• Darstellung der Zuständigkeiten sowie Beschreibung des Kontrollsystems (z. B. Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen)
• Benennung der Datenschutzmaßnahmen

• Nennung der Verfahrensschritte:

  1. Posteingang und Vorsortierung der Dokumente

  2. Identifikation dieser Belege

     1. digitale Belege

     2. papierhafte, zu digitalisierende, also zu scannende Belege

        aa) ohne Belegfunktion, d. h. der Papierbeleg kann nach der Digitalisierung vernichtet werden

        bb) mit Belegfunktion, d. h. der Papierbeleg ist im Original aufzubewahren^[2]

  3. Vorbereitung der zu digitalisierenden papierhaften Belege (z. B. Aufbringen von Barcodeaufklebern)
  4. Digitalisierung papierhafter Belege
  5. Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle
  6. Ablage digitaler Belege und von Papierbelegen
  7. Maßnahmen zur Sicherung der Ablage gegen Verlust, Änderung und Untergang
  8. Aufbereitung der Bele...