Entfernungspauschale, Arbeitnehmer / 1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer	4152	6072		Löhne und Gehälter, Sachbezüge
Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrkostenzuschüsse)	4149	6069		Löhne und Gehälter, freiwillige Zuwendungen

Bis 2026 hat der Gesetzgeber die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer stufenweise erhöht. Damit beträgt die Entfernungspauschale aktuell für jeden vollen Entfernungskilometer der ersten 20 Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR und für jeden darüber hinausgehenden Kilometer 0,38 EUR. Die Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer erfolgte hierbei befristet und endet bereits mit Ablauf des Jahres 2026.

Ein Werbungskostenabzug für Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommt für Arbeitnehmer immer dann in Betracht, wenn Ihnen entsprechende Aufwendungen entstanden sind und soweit sie weder steuerfreie noch pauschalbesteuerte Sachbezüge oder Barzuschüsse vom Arbeitgeber für diese Aufwendungen erhalten haben.

Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs ist die Situation ganz einfach, weil die kürzeste Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 EUR bzw. 0,38 EUR und der Anzahl der Fahrten multipliziert wird. Auch eine Deckelung der Aufwendungen Jahreshöchstbetrag von 4.500 EUR ist bei Fahrten mit dem eigenen Pkw nicht notwendig. Diese Kosten kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Der Arbeitgeber kann, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten. Diese kann er pauschal mit 15 % besteuern. Aber auch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Barzuschüsse können durch den Arbeitgeber ebenfalls pauschal versteuert werden. Hierbei können aus Vereinfachungsgründen grundsätzlich 15 Arbeitstage monatlich zugrunde gelegt werden, welche sich jedoch verhältnismäßig mindern, wenn der Arbeitnehmer weniger als fünf Arbeitstage an der Woche in der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.

Die Abgaben werden auf das Konto "Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)" 4149 (SKR 03) bzw. 6069 (SKR 04) gebucht.

Buchungssatz:

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer
Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)
an Bank

Hinweis

Zeitlich befristete Erhöhung der Entfernungspauschale

Für den Zeitraum 2024 bis 2026 wird ab dem 21. Entfernungskilometer die Entfernungspauschale auf 0,38 EUR angehoben.

Unabhängig von den zeitlich begrenzten Erhöhungen der Pauschale, bleibt die Begrenzung der abzugsfähigen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten weiterhin auf 4.500 EUR begrenzt, soweit der Arbeitnehmer keinen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw verwendet.