Kai Grönke, Lisa Katharina Janus
Eine nahtlose Anbindung an bestehende Strukturen ist bei der Entwicklung effizienter ESG-Berichterstattungsprozesse ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die zentrale Fragestellung hierbei lautet: Welche Prozesse müssen im Kontext von ESG "grün angestrichen" werden und welche zusätzlichen Anforderungen bedingen die Definition von neuen Prozessen?
- Die Prozesse zur Erfüllung der Regulatorik müssen grundsätzlich neu definiert werden. Eine Ausnahme bildet die Berichterstattung, die mit dem Jahresabschlussprozess vereint werden muss, da alle Informationen im Geschäftsbericht zusammenlaufen.
- Für die Integration von ESG in das Performance Management müssen bestehende Prozesse überarbeitet werden, so dass ein ganzheitlicher Ansatz gewährleistet werden kann. Das Ziel besteht darin, nicht parallele ESG-Performance-Management-Prozesse neben den bestehenden "klassischen" Prozessen zu etablieren. Dies vermeidet die Entstehung von Silos sowie die Aufteilung in separate Welten (ESG vs. non-ESG).
Die Berichterstattung nach CSRD und EU-Taxonomie folgt einem mehrstufigen Prozess anhand acht grundlegender Schritte (siehe Abbildung 4). Dabei greifen einige Schritte übergreifend für beide Regularien, andere sind hingegen spezifisch für entweder CSRD oder Taxonomie zu berücksichtigen. Durch die Identifizierung der Überschneidungen lassen sich die Prozessdetails möglichst effizient gestalten.
Abb. 4: Regelprozess CSRD und EU-Taxonomie Berichterstattung
Schritt 1: Analyse der Offenlegungsanforderungen
In diesem ersten Schritt wird untersucht, welche regulatorischen Rahmenbedingungen relevant sind. Es ist entscheidend zu prüfen, ob es Veränderungen an den bestehenden Regularien gegeben hat, beispielsweise durch neue Anforderungen. Diese Änderungen müssen sorgfältig analysiert und bewertet werden, bevor entsprechende Anpassungen an Konzepten, Prozessen oder Systemen vorgenommen werden können.
Schritt 2: EU-Taxonomie Fähigkeitsprüfung
Jährlich wird eine Evaluierung durchgeführt, um zu überprüfen, ob die bestehenden Aktivitäten weiterhin relevant sind und ob neue Wirtschaftsaktivitäten hinzugekommen sind.
Schritt 3: EU-Taxonomie Konformitätsprüfung
Für bestehende Aktivitäten wird eine Überprüfung der Kriterien sowie der Nachweisdokumente auf Aktualität durchgeführt, um die Konformität sicherzustellen. Bei neuen Aktivitäten ist die Durchführung einer umfassenden Konformitätsprüfung erforderlich.
Schritt 4: CSRD-Wesentlichkeitsanalyse
In einer gemeinsamen Evaluierung durch Fachbereiche sowie interne und externe Stakeholder werden in der Wesentlichkeitsanalyse die Auswirkungen, Risiken und Chancen des Unternehmens im Hinblick auf Nachhaltigkeitsthemen bewertet. Hieraus leiten sich anschließend die Berichtsthemen und die damit verbunden Datenpunkte der CSRD-Standards ab. Jährlich ist eine Überprüfung der Inhalte und Ergebnisse durchzuführen, um ihre Aktualität zu gewährleisten.
Schritt 5: Datensammlung
Es wird empfohlen, den Datenerhebungsprozess mehrstufig aufzubauen, wobei eine grundlegende Unterscheidung zwischen zentral und dezentral erhobenen Datenpunkten erfolgt. Dies ermöglicht eine effiziente Handhabung der Komplexität der Daten. Insbesondere Angaben zu Strategien, Zielen, und Maßnahmen können zentral von den jeweiligen Fachbereichen erhoben werden. Abhängig von der Struktur des Unternehmens und dem Berichtsumfang müssen aus den Standorten, Landesgesellschaften, und Legal Einheiten dezentral quantitative Daten eingesammelt werden. Im Anschluss erfolgt die zentrale Aggregation dieser Daten.
Schritt 6: Datenvalidierung
Sämtliche angelieferten Daten aus den Fachbereichen müssen validiert werden, um deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen. Wichtig ist dabei zu beachten, dass die nötige Fachkompetenz zur Beurteilung der Werte vorhanden sein muss. Eine reine Expertise in Finanzthemen ist aus diesem Grund nicht ausreichend. Es wird daher zusätzlich empfohlen, Fachwissen aus dem Umweltmanagement für Umweltthemen (E-Themen), aus dem Personalbereich für Sozialthemen (S-Themen) und aus der Rechts- bzw. Compliance-Abteilung für Governance-Themen (G-Themen) zu bündeln.
Schritt 7: Berichterstellung
Auch die Erstellung des Berichts, sprich das Zusammenbringen der quantitativen und qualitativen Inhalte sowie deren redaktionelle Aufbereitung erfolgt über die Regularien übergreifend, da die Angaben im Lagebericht integriert berichtet werden müssen. Unter diesen Prozessschritt fällt außerdem die Durchführung des ESEF Tagging der Berichtspositionen.
Schritt 8: Finalisierung und Koordination der Berichtsprüfung
Im abschließenden Schritt werden neben einem redaktionellen Feinschliff auch die Koordination und Betreuung des Audits durch den Wirtschaftsprüfer durchgeführt. Hierzu zählen beispielsweise die Beantwortung von Fragen, das Liefern von Nachweisen, Erläuterung von Prozessen, internen Kontrollen und Datengrundlagen sowie das Gewähren von Systemeinsichten.
Für dieses TOM-Modul wird methodisch die Visualisierung der Prozessschritte in detaillierten Pr...