Michael Paul, Jörgen Erichsen
Um über den Zustand und laufende Veränderungen und Entwicklungen berichten zu können, muss der Unternehmer zunächst selbst über alle dafür notwendigen Informationen und Daten verfügen.
Gerade bei kleinen Unternehmen wird immer wieder die Frage gestellt, woher diese Daten kommen sollen und welche man benötigt. Hierzu muss man sich klar machen, dass ein Unternehmen, unabhängig von Größe, Art und Branche, unglaubliche Datenmenge produziert. Dabei sind die Daten im Grunde immer "Abfallprodukte" der operativen Tätigkeit. Bei jeder Handlung und jedem Prozess im Unternehmen fallen Daten an (s. Abb. 2). Oft werden sie aber – bewusst oder unbewusst – ignoriert. Teilweise ist der Erfassungsaufwand im Vergleich zum Nutzen für das Management gering. Daraus ergibt sich, dass ein Controlling-System umso detaillierter sein muss, je größer ein Unternehmen und je weiter weg das Management von den Produktionsprozessen entfernt ist.
Abb. 2: Datenquelle und -kreislauf im Unternehmen
Konzerne beschäftigen eine Vielzahl von Controllern und investieren in umfangreiche Technik, um möglichst viele Daten zu erhalten und zu verarbeiten. Wissenschaftliche Methoden finden Anwendung und manche Entscheidung fällt nur nach Datenlage am grünen Tisch.
Typische Entwicklung der Kleinunternehmen berücksichtigen
Ist das im kleinen Unternehmen anders? Hier spielen evolutionäre Gründe der Unternehmensentwicklung eine besondere Rolle, die es zu berücksichtigen gilt. In den meisten kleinen Betrieben kommt die Führungsperson aus dem technischen bzw. fachlich operativen Bereich: der Ingenieur, der Techniker, der Handwerker etc. Die Kaufleute kommen meist erst hinzu, wenn das Unternehmen wächst und der Chef sich nicht mehr um alles kümmern kann.
Auch KMU benötigen eine kaufmännische Führungskraft
Denken Sie frühzeitig daran, den Datenbereich des Unternehmens genauso kompetent zu besetzen wie den operativen Bereich. Faustformel: Spätestens ab ca. 20 Mitarbeitern sollte ein Unternehmen über eine technische und kaufmännische eigenverantwortliche Führungskraft verfügen, um sowohl technische als auch kaufmännische Anforderungen optimal erfüllen zu können.
Technik und Datenwelt im Unternehmen
Deshalb kann z. B. der Chef der kleineren Druckerei über sämtliche Details seiner neuen Druckmaschine berichten. In gleicher Qualität über die Zahlen im Unternehmen zu berichten, fällt ihm schwerer. Oft ist Unternehmern nicht klar, dass sie hier Unsicherheiten und Defizite haben – ein wichtiges Motiv des Unternehmers, diesen "schwarzen Löchern" mit großen Aufwand auszuweichen und sie manchmal bewusst zu ignorieren. "Man müsste mal ..., aber man hat so viel zu tun …", passt da fast immer als "elegante" Begründung. Es entsteht so das scheinbar bewährte System "Management by Bauchgefühl".
Die Daten im Unternehmen kümmert das nicht. Sie fallen einfach weiter an, jede Sekunde, an jedem Ort, bei jedem Handgriff. Was also tun?
2.1 Datenerfassung – Theorie und Praxis
Es macht für einen Bäcker wohl kaum Sinn, über den "Return on Investment" seiner neuen Rührmaschine nachzudenken und diesen zu berechnen. Zumal der Bäcker zu Recht fragen würde, ob er statt der Anschaffung der Maschine dem Lehrling lieber den Holzlöffel zum Rühren in die Hand drücken soll, falls der "ROI" über 3 Jahre liegt bzw. einen bestimmten als betriebswirtschtlich günstig erachteten Wert unterschreitet.
Daten gezielt erfassen und auswerten
Das Beispiel zeigt, dass man gezielt Daten erfassen und auswerten muss, die einen echten Nutzen bringen und mit vertretbarem Aufwand zu erfassen sind. Viele kennen das Problem, wenn man für eine Untersuchung in der Produktion alle Mitarbeiter bittet, für eine Woche einmal durchgängig aufzuschreiben, wofür sie am Tag wie viel Zeit benötigen. Scheinbar eine einfache Sache, aber das Desaster ist vorprogrammiert, insbesondere wenn die Kommunikation nicht stimmt. Manche wittern Überwachung, andere fürchten, dass der Chef nur einen Grund sucht, um in der Produktion die Taktzahl zu erhöhen oder jemanden zu entlassen. Folge: falsche oder geschönte Zahlen ohne echte Aussagekraft. An solchen Erhebungen ist schon mancher verzweifelt, dabei wollte der Chef nur wissen, ob seine Preiskalkulation noch stimmt. Und ein richtiger, Gewinn bringender Verkaufspreis ist zweifelsfrei auch im Interesse aller Mitarbeiter und sichert oder schafft Arbeitsplätze.
Einfacher und verlässlicher geht es mit elektronischen Hilfsmitteln, etwa ERP-Programmen, bei denen Aufträge und Laufzeiten automatisch erfasst werden, d. h. direkt an der Quelle. Nur dort sind Daten zuverlässig zu erheben. Diese Systeme sind aber teuer und stehen oft in keiner Relation zum Wert der gewonnenen Daten.
Der Kontostand ist keine Kennzahl!
Das Gegenteil ist, ganz auf Datenerhebung zu verzichten. Zwei Blicke in die monatliche BWA, ganz oben auf den Umsatz und unten auf den Gewinn – "passt schon!" Als wichtigste Kennzahl dient in solchen Fällen im Übrigen der "Kontostand", der aber lediglich eine statische Größe ist. Schon am nächsten Tag sieht er in der Regel anders aus. U...