Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer / 3.2.2 Laufende Kosten

Neben der Abschreibung bzw. den Leasingraten berechnen sich die Gesamtkosten aus der Summe aller übrigen Betriebskosten, die das ganze Jahr über – also auch für Zeiten des Urlaubs anfallen. Das sind z. B. Aufwendungen für

• Benzin,
• Öl,
• Reifen,
• Wagenwäsche,
• Garagenmiete^[1],
• Inspektions-/Reparaturkosten,
• Straßenbenutzungsgebühren,
• TÜV/AU,
• Kfz-Steuer,
• Kfz-Versicherungen,
• Finanzierungskosten.

In die Berechnung der Gesamtkosten nicht einzubeziehen ist der Ladestrom bei einem Elektro-Firmenwagen, der beim Auftanken an einer betrieblichen Ladestation nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei bleibt.^[2] Unfallkosten sind außergewöhnliche Kosten und deshalb nicht zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs zu rechnen.^[3] Die Kosten eines Unfallschadens sind deshalb nicht in die Berechnung des Kilometersatzes für den Firmenwagen einzubeziehen, sondern als zusätzlicher geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer zu erfassen, wenn die Firma die Reparaturrechnung bzw. den Schaden wirtschaftlich trägt.^[4]

Praxis-Tipp

1.000-EUR-Vereinfachungsregelung

Wie bei der 1 %-Regelung gilt eine Vereinfachungsregelung. Aus praktischen Erwägungen dürfen Reparaturkosten bis zu einem Nettobetrag von 1.000 EUR (zzgl. Mehrwertsteuer) weiterhin in die Gesamtkosten des Firmenwagens einbezogen werden. Im Rahmen der Kleinbetragsgrenze erhöhen Unfallkosten damit den Kilometersatz des Fahrzeugs, der für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt wird. Dies gilt unabhängig davon, ob sich der Unfall auf einer Dienst- oder Privatfahrt ereignet.^[5]

Der Verzicht des Arbeitgebers auf die Geltend­machung eines Schadensersatzanspruchs gegen den Mitarbeiter wegen eines bei einer Fahrt unter Alkoholeinfluss am betrieblichen Pkw entstandenen Unfallschadens bewirkt einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, der i. H. d. Verzichts auf die arbeitsrechtlich mögliche Schadensersatzforderung neben dem "Sachbezug Firmenwagen" zu erfassen ist. Der Schadensersatzverzicht des Arbeitgebers führt bei Unfällen während Privatfahrten mit dem Firmenwagen stets zu einen geldwerten Vorteil, weil anders als bei beruflichen Fahrten (beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder Familienheimfahrten) keine Saldierung mit den in gleicher Höhe bestehenden Werbungskosten möglich ist.

Zu beachten ist, dass eine betragsmäßige Wechselwirkung zwischen einem evtl. zivilrechtlich bestehenden Schadensersatzanspruch und den bei Privatunfällen mit dem Firmenwagen gesondert zu erfassenden Unfallkosten besteht. Da ein geldwerter Vorteil bei Privatfahrten mit dem Firmenwagen nur in der Höhe anfällt, in der der Arbeitgeber die Reparaturrechnung bzw. den Schaden wirtschaftlich auch tragen muss, mindert der zivilrechtliche Schadensersatz in gleicher Höhe den geldwerten Vorteil der Unfallkosten. Dadurch tritt der arbeitsrechtliche Schadensersatzverzicht im Ergebnis an die Stelle der Unfallkosten, ohne dass sich dadurch im Vergleich zu den in der Praxis häufigeren Sachverhalten ohne Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers an der Höhe des geldwerten Vorteils etwas ändert.

Wichtig

Kürzung um fiktiven Selbstbehalt von 1.000 EUR

Die Schadensersatzforderung mindert sich durch Erstattungsleistungen von dritter Seite, sodass ein gesonderter geldwerter Vorteil im Normalfall nur in Höhe des Eigenanteils (versicherungsrechtlich vereinbarter Selbstbehalt) des Arbeitgebers besteht.^[6] Hat der Arbeitgeber ausnahmsweise auf den Abschluss einer Kaskoversicherung verzichtet oder eine Eigenbeteiligung von mehr als 1.000 EUR, ist aus Vereinfachungsgründen ein fiktiver Selbstbehalt von 1.000 EUR zu unterstellen. Der geldwerte Vorteil i. H. d. Schadensersatzverzichts kann deshalb auch in Fällen ohne Kaskoversicherung oder bei einem höheren Eigenanteil maximal 1.000 EUR betragen. Eine Ausnahme gilt für Trunkenheitsfahrten, bei denen der fiktive Selbstbehalt keine Anwendung findet.

Die in die Ermittlung der Gesamtkosten einzubeziehenden Aufwendungen sind laut Verwaltungsauffassung auch dann einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen, wenn der Betrieb den Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 2 UStG hat. Dies gilt sowohl für die laufenden Betriebskosten als auch für die Abschreibung. Allerdings erhöhen nur solche Umsatzsteuerbeträge die Gesamtkosten für den Firmenwagen, die der Betrieb zu zahlen hat. Soweit Kfz-Aufwendungen der Firma nicht mit Umsatzsteuer belastet sind, etwa der Kaufpreis bei einem Erwerb von privater Hand oder die Versicherung und Steuer, darf keine fiktive Mehrwertsteuer von den (Netto-)Aufwendungen berechnet und in die Gesamtkosten einbezogen werden.

Die Gesamtkosten für den Ansatz des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode berechnen sich bei Unternehmen mit Vorsteuerabzug wie folgt:

	Summe der Nettoaufwendungen
+	Absetzung für Abnutzung (AfA)
+	Umsatzsteuer
=	Kraftfahrzeuggesamtkosten

Nach den vorstehenden Ausführungen entfällt die Zurechnung von Mehrwertsteuer, wenn die Firma keinen Vorsteuerabzug hat, bzw. bei Umsätzen, die unter das Vorsteuerabzugsverbot fallen. Hier...