GmbH-Geschäftsführer: Aufgaben / 4 Einberufung von Gesellschafterversammlungen

Zu den Aufgaben als Geschäftsführer gehört nach § 49 Abs. 1 GmbHG auch die Einberufung der Gesellschafterversammlung. Diese kann durch jeden Geschäftsführer entweder aus gesetzlich vorgeschriebenen Gründen oder auf Wunsch der Gesellschafter erforderlich werden. So können Gesellschafter ab einer Minderheitsbeteiligung von mindestens 10 % nach § 50 Abs. 1 GmbHG den Geschäftsführer zur Einberufung auffordern. Zwingend ist die Einberufung der Gesellschafterversammlung immer dann, wenn

• eine der vorstehend aufgeführten Vorbehaltsaufgaben der Gesellschafterversammlung zur Entscheidung ansteht;
• Satzungsänderungen, die Auflösung oder Liquidation der GmbH beschlossen werden sollen;
• sich aus der Jahresbilanz oder einem Zwischenabschluss ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist^[1]
• es darüber hinaus im Interesse der GmbH ist.^[2]

Wichtig

Aufstellung einer Überschuldungsbilanz

Sobald die Hälfte des Stammkapitals einer GmbH aufgebraucht und die Gesellschafterversammlung einzuberufen ist, spätestens aber mit dem Ausweis eines "nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrags" in der Bilanz, hat der Geschäftsführer eine Überschuldungsbilanz aufzustellen und laufend fortzuführen, selbst wenn eine positive Fortbestehensprognose vorliegt. Verfährt er nicht dementsprechend, handelt der Geschäftsführer fahrlässig und riskiert, persönlich in die Haftung genommen zu werden.^[3]

Sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht, hat die Einladung der Gesellschafter nach § 51 Abs. 1 GmbHG mit einer Frist von mindestens 1 Woche per Einschreiben zu erfolgen. Dabei ist zu beachten, dass bei einer Einladung per Einschreiben eine Postlaufzeit von insgesamt 3 Tagen, eingerechnet der Tag der Postaufgabe, einzukalkulieren ist. Der Zweck der Versammlung soll jederzeit bei der Berufung angekündigt werden, § 51 Abs. 2 GmbHG. Das vom Geschäftsführer abzufassende Einladungsschreiben sollte dann folgenden Mindestinhalt haben:

• Ort und Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung;
• Tagesordnung unter möglichst genauer Bezeichnung der Beschlussgegenstände.

Einzuladen sind alle teilnahmeberechtigten Personen. Dies sind alle Gesellschafter der GmbH, gleich, ob sie stimmberechtigt sind oder nicht. Neben den Gesellschaftern kann auch ein ordnungsgemäß bevollmächtigter Vertreter eines Gesellschafters, z. B. ein Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer, aber auch ein bevollmächtigtes Familienmitglied des Gesellschafters teilnahmeberechtigt sein. Die Bevollmächtigung muss schriftlich nachgewiesen werden. Sind minderjährige Kinder an einer (Familien-)GmbH beteiligt, so ist deren gesetzlicher Vertreter teilnahmeberechtigt.

Im Fall des Erwerbs eines Geschäftsanteils an einer GmbH ist nur ein bereits in die Gesellschafterliste eingetragener Gesellschafter berechtigt, an Gesellschafterversammlungen sowie an der Fassung von Gesellschafterbeschlüssen teilzunehmen. Ein noch nicht in die Gesellschafterliste aufgenommener Gesellschafter muss nicht einmal zur Gesellschafterversammlung eingeladen werden, wenn er z. B. während des Laufs der Einladungsfrist der Gesellschaft beitritt und die Einladung bereits ausgesprochen wurde.^[4]

Geschäftsführer haben selbst kein Recht, an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen, sofern sie nicht zugleich Gesellschafter sind. Allerdings besteht eine Teilnahmepflicht, wenn die Gesellschafterversammlung dies verlangt oder die Satzung das vorsieht. Dies wird in der Praxis vor allem dann der Fall sein, wenn der Geschäftsführer zu bestimmten Tagesordnungspunkten berichten soll.

Die Gesellschafterversammlung findet üblicherweise dort statt, wo die GmbH ihren Sitz hat, meist also in den Geschäftsräumen der GmbH. Allerdings kann auch ein anderer Ort bestimmt werden.

Wichtig

Verstoß gegen die Ladungsvorschriften

Wurde eine Gesellschafterversammlung unter Verstoß gegen die Ladungsvorschriften einberufen, können dennoch wirksame Gesellschafterbeschlüsse gefasst werden. Dies setzt voraus, dass alle Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen und mit der Abhaltung der Gesellschafterversammlung zur Beschlussfassung einverstanden sind. Dieses Einverständnis kann auch konkludent erteilt werden.

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Gesellschafterversammlung ist es zweckmäßig, einen Versammlungsleiter zu bestimmen. Dieser kann aus dem Gesellschafterkreis stammen, eine neutrale Person (z. B. der Steuerberater oder Rechtsanwalt der Gesellschaft) oder der Geschäftsführer sein. Der Versammlungsleiter soll unparteiisch agieren, die Gesellschafterversammlung eröffnen, leiten und schließen. Er hat außerdem die wichtige Aufgabe, selbst oder mit der Gesellschafterversammlung einen Protokollführer zu bestimmen. Der Versammlungsleiter wird von der Mehrheit der Gesellschafter bestimmt.

Erteilt die Gesellschafterversammlung dem kurzfristig bestellten Versammlungsleiter ausdrücklich oder stillschweigend die Zustimmung zur Beschlussfeststellung, ist dieser damit befugt, Beschlüsse feststellen. Dies hat zur Folge, dass die Beschlüsse zunächst als wirksa...