Eine innergemeinschaftliche Lieferung setzt grds. voraus, dass der Abnehmer Unternehmer ist, die Ware für sein Unternehmen erwirbt und der Erwerb (dem Grunde nach) im Bestimmungsstaat der Erwerbsbesteuerung unterliegt.
Hiervon ist auszugehen, sofern der Erwerber gegenüber dem Unternehmer eine ausländische USt-IdNr. verwendet. Mittlerweile ist die Verwendung der USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaates sogar materiell-rechtliche Voraussetzung für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung."Verwenden" in diesem Sinne setzt ein aktives Tun des Abnehmers voraus.
Entsprechend sollte zu Beginn der Lieferbeziehung oder vor einem entsprechenden grenzüberschreitenden Geschäft explizit die Verwendung einer USt-IdNr., und für welche Fälle diese Verwendung finden soll, mit dem Erwerber abgeklärt werden.
Risiko bei nachträglicher Verwendung
Auch die nachträgliche Verwendung einer im Zeitpunkt der Lieferung gültigen USt-IdNr. entfaltet Rückwirkung. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen genutzt werden, da andernfalls das Risiko besteht, dass nachträglich keine USt-IdNr. beigebracht wird.
Seit dem 1.1.2020 ist daneben die zutreffende Erfassung in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) materiell-rechtliche Voraussetzung der Steuerfreiheit. Zwar sehen die Verwaltungsanweisungen eine Berichtigungsmöglichkeit vor, jedoch ist zu empfehlen, dass diese gar nicht erst benötigt wird. Stattdessen sollte der Verpflichtung zur Abgabe einer vollständigen und richtigen ZM stets nachgekommen werden, da dies nicht nur Einfluss auf die Steuerbefreiung hat, sondern die Nichtabgabe oder Abgabe einer fehlerhaften ZM daneben bußgeldbewehrt ist. Wird nachträglich die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit einer Zusammenfassenden Meldung festgestellt, ist diese binnen eines Monats zu korrigieren.
Unabhängig von der Verschärfung der materiell-rechtlichen Befreiungsvoraussetzungen von innergemeinschaftlichen Lieferungen sind weiterhin Buch- und Belegnachweise zu erbringen.
Buchmäßig sind dabei neben der USt-IdNr. auch der Name und die Anschrift des Abnehmers, dessen Gewerbezweig oder Beruf, die handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstands, der Liefertag, das Entgelt (bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten auch der Tag der Vereinnahmung), Art und Umfang etwaiger Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet sowie die Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet anhand der Belege sowie der Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufzuzeichnen.
Vielfach ergeben sich die geforderten Angaben bereits aus einer Verbuchung der Belege unter Ansprache eines entsprechenden Steuerschlüssels (innergemeinschaftliche Lieferung bzw. Ausfuhr), da sich die Daten in der Rechnung bzw. einer Verbindung dieser mit dem Belegnachweis finden. Dies führt jedoch nicht dazu, dass der Buchnachweis nur erfüllt wäre, wenn die Angaben im Rahmen der Buchführungspflichten aufgezeichnet wurden bzw. sich aus diesen ergeben. Der Buchnachweis kann auch erfüllt sein, wenn er sich aus den Angaben in den Belegen ergibt.
Nachweis des Gelangens in anderen Mitgliedstaat
Bei neuen Kundenbeziehungen und insbesondere im Bereich betrugsanfälliger Branchen, wie dem Handel mit hochpreisigen Kfz, empfiehlt es sich zudem, nicht auf Belege oder Zusagen des Erwerbers hinsichtlich der Gelangensnachweise angewiesen zu sein, sondern möglichst selbst die Beförderung/Versendung zu verantworten und damit neben etwaigen weiteren Nachweisen, wie der im innergemeinschaftlichen Handel möglichen Gelangensbestätigung, mittels weiterer Belege den Nachweis eines Gelangens in einen anderen EU-Mitgliedstaat sicherzustellen.
Unabhängig von etwaigen Transportbelegen ist gerade im innergemeinschaftlichen Handel daneben stets empfehlenswert, eine Gelangensbestätigung des Empfängers einzuholen, da diese auch nach der Reform der Belegnachweise zum 1.1.2020 i. S. einer Vermutungsregel den Regelnachweis für das Gelangen in den anderen Mitgliedstaat darstellt. Bei Einholung der Gelangensbestätigung können auch Vereinfachungen, wie eine Sammelbestätigung für ein Quartal sowie die elektronische Übermittlung, genutzt werden.
Stellt sich nachträglich heraus, dass die Voraussetzungen nicht vorlagen und wurde der Lieferer darüber getäuscht, kann er sich – im Bereich des innergemeinschaftlichen Warenhandels – auf einen Vertrauensschutz berufen. Hierfür ist jedoch die formelle Vollständigkeit der Buch- und Belegnachweise erforderlich. Des Weiteren durfte der Unternehmer die Unrichtigkeit der Angaben auch unter Berücksichtigung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen können. Entsprechend sollten betroffene Unternehmen insbesondere mit Blick auf die restriktiveren Regelungen seit 1.1.2020, wonach die Verwendung einer USt-IdNr. und deren Aufnahme in die Zusammenfassende Meldung zu den materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Steuerbefreiung gehören, in der Lage sein, Buch- und Belegnachweise stets ...