Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Dipl.-Finw. (FH) Paul Eichmann
Die GoBD beschreiben allgemein und abstrakt die Voraussetzungen an die Belege bei der Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der gesetzlichen Ermächtigung wurde die sog. "Kassensicherungsverordnung" erlassen, welche die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegführung beschreibt. Als Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne gelten ausweislich der Verordnung zunächst die elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen.
Aktuell enthält die Verordnung folgende Systeme, die nicht als Aufzeichnungssysteme gelten:
- Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Geldautomaten sowie
- Geld- und Warenspielgeräte.
Seit 1.1.2024 gelten auch Taxameter sowie Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungssysteme.
Die Anforderungen an EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind in der Kassensicherungsverordnung aufgeführt. Eine Übergangsregelung für vor dem 1.1.2021 angeschaffte EU-Taxameter mit sog. "INSIKA-Technik" ermöglicht es, dass diese Geräte noch bis zum 31.12.2025 verwendet werden dürfen. Die Übergangsregelung gilt dann jedoch nicht, wenn das Gerät aus dem bisherigen Fahrzeug ausgebaut und in ein neues Fahrzeug eingebaut wird. Für Wegstreckenzähler gilt, dass sie dann zu verwenden sind, wenn mindestens drei unabhängige Unternehmen solche am Markt anbieten.
Auch digital aufgezeichnete Geschäftsvorfälle müssen belegmäßig nachgewiesen werden. Wie schon erwähnt, gilt auch im digitalen Zeitalter der eherne Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg".
Es müssen Belege gefertigt werden, die nachfolgende Mindestanforderungen enthalten:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Das Datum der Belegausstellung und das Datum des Beginns des Vorgangs. Der Beginn des Vorgangs ist der Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnungen gestartet werden. Zudem muss der Zeitpunkt, zu dem der Aufzeichnungsvorgang beendet worden ist, ebenfalls festgehalten werden. Sofern die Transaktion abgebrochen wurde, ist dieses Datum aufzuzeichnen und im Beleg festzuhalten.
- Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art einer möglichen sonstigen Leistung.
- Die durch den Vorgang erzeugte Transaktionsnummer.
- Das Entgelt und der entsprechende Steuerbetrag für die Leistung. Hierbei wird lediglich die Gesamtsumme mit dem darauf anzuwendenden Steuersatz verlangt.
- Falls es sich um steuerfreie Vorgänge handelt, muss ein Hinweis im Beleg enthalten sein, dass und welche Steuerbefreiung in Anspruch genommen wird.
- Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls muss ebenfalls angegeben werden.
Umsatzsteuerliche Vorschriften
Die Kassensicherungsverordnung regelt die Belegführung des leistenden Unternehmers in Zusammenhang mit Kassentransaktionen. Für die Umsatzsteuer und in diesem Zusammenhang auch den Vorsteuerabzug gelten die umsatzsteuerlichen Regelungen mit den dort enthaltenden Voraussetzungen weiterhin.
Diese Angaben der Belege müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Der Beleg kann als Papierdokument ausgegeben werden. Sofern der Belegempfänger zustimmt, kann der Beleg auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Sie kann auch durch konkludentes Verhalten erfolgen. Der elektronische Beleg gilt als bereitgestellt, wenn der Kunde die Möglichkeit erhält, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Die Sichtbarmachung nur am Bildschirm des Unternehmers reicht nicht aus. Der Kunde muss tatsächlich die Möglichkeit haben, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen.
Der elektronische Beleg muss – entgegen der in der Praxis häufig anzutreffenden Verfahrensweise – in jedem Fall erstellt werden, unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg will oder nicht!