Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer ... / 1.4 Bedeutung der Begriffe "Aufzeichnungen", "Bücher" und "Geschäftsvorfälle"

Der buchhalterische Begriff "Bücher" entspringt handelsrechtlichen (auch historischen) Ausführungen. Zur Fertigung einer klassischen (Papier-) Buchhaltung wurden die entsprechenden Vorgänge in der äußeren Form eines Buches, einer Kladde, auf Papierkonten oder in einem (Papier-) Journal aufgezeichnet. Die äußere Form war hierbei jedoch unbeachtlich. Nach den GoBD umfasst der Begriff "Bücher" sowohl die klassischen (Papier-) Informationsträger als auch moderne digitale oder elektronische Datenträger.^[1] Dabei sind bei der Verwendung des Begriffs "Bücher" sowohl die Aufzeichnungen nach handelsrechtlichen Vorschriften für Kaufleute als auch jene der Nichtkaufleute und nicht buchführungspflichtigen Personen gemeint (z. B. Freiberufler, kleine Handwerker usw.).

Der Begriff "Aufzeichnungen" wird in den GoBD mit "dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle" bezeichnet.^[2] Damit gemeint ist eine dauerhafte, nicht änderbare Fixierung der gesamten Geschäftsaktivitäten von deren Beginn bis zur Beendigung. Der Fachmann spricht hier von Buchen bzw. Aufzeichnen. Das Aufzeichnen bzw. Buchen erfolgt in Form von Zahlen, Symbolen, Worten und Grafiken.^[3] Aufzeichnungen können – sofern bestimmte Aufzeichnungspflichten dies so vorsehen – auch zusammengefasst vorgenommen werden, z. B. nach § 238 HGB oder § 22 UStG. Diese Zusammenfassung muss dann auch dem jeweiligen Zweck genügen.^[4] Getrennte Aufzeichnungen (auf verschiedenen Konten) für unterschiedliche Rechtsgrundlagen sind nur dann notwendig, wenn die zusammengefassten Aufzeichnungen anzuwendenden Vorschriften nicht genügen.

Praxis-Beispiel

Gesonderte Aufzeichnung für nicht abziehbare Betriebsausgaben

Das Einkommensteuergesetz sieht für bestimmte Aufwendungen vor, dass diese einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zu erfassen sind.^[5] Dies betrifft bspw. die Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde^[6] sowie Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass.^[7]

Die GoBD erwähnen auch, dass die Erfüllung der Anforderungen sich auch an der Unternehmensgröße ausrichten sollte.^[8] Erwähnt ist hier explizit ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer (aktuell mit bis zu 22.000 EUR Jahresumsatz) mit Einnahmen-Überschussrechnung als Gewinnermittlungsart. Die Ausrichtung darf jedoch nicht dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen gefährdet wird.

Unter dem Begriff "Geschäftsvorfälle" versteht man alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die während einer Geschäftsperiode den Erfolg (Gewinn oder Verlust) und die Zusammensetzung des Betriebsvermögens beeinflussen.^[9] Dazu gehören somit auch alle umsatzrelevanten Vorgänge. Hierbei muss auch bedacht werden, dass einzelne Steuerarten auch spezielle Aufzeichnungs- und Formvorschriften voraussetzen (z. B. § 14 und § 22 UStG).

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 14.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 12.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 12.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 13.

[5] § 4 Abs. 7 EStG.

[6] § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.

[7] § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

[8] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 15.

[9] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 16.