Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form: Anforderungen an die Buchhaltung

Zusammenfassung

Überblick

Mit Schreiben vom 28.11.2019 (mit Änderungen vom 11.3.2024) hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff sowie hinsichtlich digitaler Verfahren zusammengefasst.

I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens unter Zuhilfenahme moderner, elektronischer und digitaler Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. D. h. steuerliche und nicht steuerliche Aufzeichnungen nebst Schriftverkehr und sonstigen Erläuterungen werden elektronisch geführt und archiviert. Dabei gilt es zu beachten, dass der Unternehmer die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten muss, wenn er zwar nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, derartige Aufzeichnungen jedoch freiwillig fertigt.

Elektronische Systeme sind keine statischen Gebilde. Sie unterliegen ständigen Erweiterungen, Verbesserungen und Entwicklungen. Aus diesem Grunde sind für programmtechnische Änderungen, Änderungen und Anpassungen von Automatismen sowie für die Pflege der Stammdaten u. a. immer Änderungsprotokolle zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen zu archivieren. Dies dient dem Verständnis der historischen Handlungen und der leichten Überprüfbarkeit innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 140, § 145 Abs. 1, § 146 Abs. 5, § 146b Abs. 2, § 158 Abgabenordnung (AO)

§ 4 Abs. 2a Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV)

§ 1, § 2, § 3, § 4, § 5, § 7, § 8, § 9, § 10 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

BMF, Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001 (Verbindliche Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto; Digitale LohnSchnittstelle (DLS))

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD) mit Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002

BMF, Schreiben v. 29.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/19/10012 :005 (Bekanntmachung eines Hinweises auf die Veröffentlichung Technischer Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik)

1 Ordnungsmäßige Buchhaltung in elektronischer Form in der Praxis

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (mit Änderungen durch BMF-Schreiben vom 11.3.2024)^[1] zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schneller und besser zu lösen sind. Mit diesen Grundsätzen steht dem Praktiker ein relativ umfangreiches Nachschlagewerk mit Erlasscharakter zur Verfügung, das auch künftigen Ansprüchen und Entwicklungsstufen Rechnung tragen soll.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 mit Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002.

1.1 Bedeutung der GoBD für die Praxis

Die GoBD stellen klar, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnungspflichten unterliegen, erfährt ein derartiges Nachschlagewerk ein erhöhtes Maß an Bedeutung.

1.2 "Bücher" i. S. d. GoBD

"Bücher" i. S. d. GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten.^[1] Bücher und Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden.^[2] Bedingung ist jedoch, dass die Form der Buchführung sowie der angewandten Verfahren den GoB entsprechen. In der Papierform spricht man von Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbüchern.

Im Bereich der elektronischen Buchführung bzw. elektronischen Aufzeichnungen ist die Rede von Haupt-, Vor- und Nebensystemen.^[3] Der Inhalt der GoBD ist so abgefasst, dass die angesprochenen Grundsätze gegenwärtiger Methoden auch sinngemäß auf künftige Systeme übertragen werden können. Explizit wird davon gesprochen, dass einerseits grundsätzlich der Steuerbürger die Form, den Umfang und den Inhalt der Aufzeichnungen bestimmt, sofern dessen Auswahl den Erfordernissen der steuerlichen und außersteuerlichen Aufzeichnungsvorschriften genügt.^[4] Andererseits wird aber auch ausdrücklich ausgesprochen, dass durch die GoBD keine abschließende abstrakte Definition der aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen erfolgen kann.^[5] Wegen der unterschiedlichen Betriebsabläufe, der vielfältige...