Gutschrift als Rechnungsersatz / 7.4 Falsches Entgelt berechnet

Auch wenn der Leistende ursprünglich mit einer Rechnung abgerechnet hat, kann es zu Unstimmigkeiten über den Rechnungsbetrag kommen. Wird das Entgelt letztendlich vermindert, können die Parteien vereinbaren, dass der ursprüngliche Rechnungsbetrag (z. B. 2.000 EUR zzgl. 380 EUR Umsatzsteuer) mit einer "Gutschrift" (z. B. 100 EUR zzgl. 19 EUR Umsatzsteuer) berichtigt wird und nur noch der geminderte Betrag (z. B. 2.261 EUR) bezahlt wird.

In diesen Fällen korrigiert i. d. R. der Rechnungsaussteller die von ihm erstellte Rechnung. Nimmt der Rechnungsempfänger Berichtigungen an der Rechnung vor, bleiben diese so lange unwirksam, bis der Rechnungsaussteller diese Änderungen akzeptiert.^[1]

[1] Abschn. 14.11 Abs. 2 Satz 6 UStAE.

7.4.1 Entgeltminderung durch den Leistenden

Möglichkeit 1

Der Leistende erteilt über den Differenzbetrag (z. B. 100 EUR zzgl. 19 EUR Umsatzsteuer) eine "Gutschrift" (kaufmännische Gutschrift). Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen.^[1] Die "Gutschrift" ist Teil der ursprünglichen Rechnung und muss einen Verweis auf die entsprechende Rechnungsnummer beinhalten.^[2]
Die Buchung der Gutschrift erfolgt wie bei Skonti und Boni.

Möglichkeit 2

Selbstverständlich kann der Rechnungsaussteller auch seine ursprüngliche Rechnung unter der alten Rechnungsnummer berichtigen und eine "neue Rechnung" unter der alten Rechnungsnummer erteilen (z. B. 1.900 EUR zzgl. 361 EUR Umsatzsteuer). Da alles unter der ursprünglichen Rechnungsnummer abgewickelt wird, liegt umsatzsteuerlich nur eine Rechnung vor.
Die ursprüngliche Buchung (2.000 EUR zzgl. 380 EUR Umsatzsteuer) wird dann storniert und die neue Rechnung (1.900 EUR zzgl. 361 EUR Umsatzsteuer) eingebucht.

Möglichkeit 3

Als weitere Möglichkeit könnte der Rechnungsaussteller seine ursprüngliche Rechnung (alte Rechnungsnummer) stornieren und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erteilen. Hiervon ist jedoch eher abzuraten, da einerseits für die tatsächlich erfolgte Lieferung unter der alten Rechnungsnummer keine Rechnung (mehr) vorliegt bzw. für eine Lieferung 2 Rechnungen mit 2 verschiedenen Rechnungsnummern gebucht wurden. Im Falle einer Abstimmung, Revision oder Betriebsprüfung ergibt sich u. U. zeitaufwendiger Klärungsbedarf.

[1] § 31 Abs. 1 UStDV.

[2] Abschn. 14.11 Abs. 1 Satz 5 UStAE.

7.4.2 Belegrückforderung

Eine Rückforderung bereits übersandter Rechnungs(teil)dokumente ist im UStG selbst nicht vorgeschrieben.^[1] Sie kann aber u. U. zur "Eindeutigkeit der Lage" beitragen. Zurück erhaltene Belege müssen zu den Akten genommen werden, um den Verlauf der Buchungen nachweisen zu können.

Bei der Rückgabe der Belege ist jedoch zu beachten, dass die bisherigen "Falschbuchungen" nicht mehr mit vorliegenden Belegen nachgewiesen werden können; daher sollten vor Rückgabe der Originale zumindest Kopien angefertigt werden.

[1] vgl. Abschn. 14.11 Abs. 1 Satz 8 UStAE.

7.4.3 Entgeltkürzung durch Leistungsempfänger

Kein Fall der "Gutschrift" ist die einseitige Kürzung des Entgelts durch den Leistungsempfänger. Hier wird nicht die Rechnung, sondern nur der Zahlungsbetrag und damit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer geändert. Folge ist ein verminderter Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger sowie eine verminderte Umsatzsteuer aufgrund von Uneinbringlichkeit beim Leistenden.^[1] Obwohl die ursprüngliche Rechnung nicht geändert wird, kommt es zur Minderung der Vor- bzw. Umsatzsteuer!

[1] § 17 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 UStG.