Homeoffice im Rechnungswesen / 2.1 Digitale Strukturen

Die wichtigste Voraussetzung für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice ist das Vorliegen aller notwendigen Informationen, Dokumente und Hilfsmittel am externen Arbeitsplatz. Gleichzeitig muss das Ergebnis der Arbeit den Empfängern innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Ein physischer Transport analoger Dokumente zwischen den Arbeitsplätzen im Homeoffice und zum Unternehmen ist keine sinnvolle, vor allem keine wirtschaftliche Lösung. Voraussetzung für die Verlagerung von Aufgaben in das Homeoffice sind digitale Strukturen, in denen die notwendigen Daten transportiert und verarbeitet werden können.

Die Digitalisierung besteht nur zum Teil aus digitaler Technik. Für das Homeoffice bilden vor allem digitale Prozesse mit Zugriff auf Daten im gesamten Unternehmen und Verbindungen mit den Prozessen in anderen Bereichen die Voraussetzung. Moderne IT-Anwendungen wie z. B. ERP-Systeme bilden die Grundlage für eine auf höchstem Niveau integrierte digitale Anwendung.

Hinweis

Autonome Abläufe digitalisieren Standardaufgaben

Mithilfe autonomer Abläufe werden Standardaufgaben vollkommen digital, ohne menschliche Eingriffe, erledigt. Der Mensch steuert diesen Prozess durch Vorgabe von Grenzwerten und Entscheidungsparametern. Die dabei eingesetzte künstliche Intelligenz macht es möglich, viele Aufgaben, die sich auch im Homeoffice erledigen ließen, durch autonom arbeitende IT-Prozesse zu ersetzen. Die notwendige Kontrolle dieser Abläufe, deren Steuerung und Planung, sind als Aufgabe prädestiniert für die Erledigung im Homeoffice.

Im Rechnungswesen finden sich bereits viele dieser autonomen Abläufe, da die Digitalisierung diesen Unternehmensbereich schon seit Jahren stetig optimiert. Bekannte digitale Abläufe in der Buchhaltung sind

• die Verbuchung von Ausgangsrechnungen oder
• die autonome Verarbeitung der Bankkontoauszüge.

Die autonome Verbuchung von digitalen Eingangsrechnungen mit einer vorhergehenden, ebenso autonomen Rechnungsprüfung verbreitet sich immer weiter und ist oft schon Standard.

Praxis-Beispiel

Rechnungsprüfung

Eine digitale Rechnungsprüfung setzt digitale oder digitalisierte Eingangsrechnungen voraus. Diese werden verbunden mit digitalen Wareneingangsbuchungen und digitalen Bestellungen. Analoge Dokumente kommen nicht vor. So kann die digitale Rechnungsprüfung auch im Homeoffice erfolgen. Müssen noch Papierdokumente verarbeitet werden, dann macht die Arbeit im Homeoffice keinen Sinn. Es könnte jedoch eine Mischung von Präsenz und Homeoffice erfolgen, bei der z. B. an 3 Tagen in der Woche digitale Dokumente im Homeoffice verarbeitet werden, die verbleibenden 2 Tage arbeitet der Arbeitnehmer im Büro die analogen Belege ab.

Praxis-Beispiel

Auftragsnachkalkulation

Im Controlling von Industrieunternehmen wird die Nachkalkulation von Fertigungsaufträgen bestimmt durch wesentliche Informationen aus dem Fertigungsbereich. Sind diese Auftragsformulare, Fertigmeldungen, Verbrauchsmeldungen usw. digitalisiert, kann die Aufgabe autonom erledigt werden. Ist der Prozess nicht digitalisiert, kann aufgrund der notwendigen Dokumente keine Übertragung ins Homeoffice erfolgen. Liegen alle Informationen digital vor, kann der Prozess auch autonom gestaltet werden, eine Erledigung im Homeoffice ist dann nicht mehr notwendig. Die erforderlichen Arbeiten zur Steuerung des digitalen Prozesses können allerdings auch auf Arbeitsplätzen außerhalb des Unternehmens erledigt werden.

Je mehr Abläufe digitalisiert sind, desto mehr Arbeiten können im Homeoffice erledigt werden. Dabei geht es nicht immer um vollständig autonome Vorgänge. Die Skepsis der Buchhalter gegen eine weitere Digitalisierung schwindet in der Praxis immer dann, wenn die Möglichkeit des Homeoffices in die Überlegungen eingezogen werden. Die Buchhaltung hat traditionell bereits einen hohen Anteil an digital unterstützten Aufgaben. Auch das Controlling nutzt digitale Hilfsmittel und Abläufe sehr intensiv. Beste Voraussetzung für die Schaffung von Arbeitsplätzen im Homeoffice. Zu prüfen ist jedoch immer, ob nicht doch in einigen Fällen analoge Dokumente involviert sind. Dann müssen dafür digitale Lösungen gefunden werden.

Praxis-Tipp

Aufgaben vollständig digitalisieren

Können Aufgaben im Rechnungswesen ins Homeoffice verlegt werden, sind sie in hohem Maße digitalisiert. Das macht sie oft auch geeignet für vollständige autonome Abläufe. Dann fällt der Arbeitsplatz weg. Prüfen Sie also alle Homeoffice-Arbeitsplätze, ob dort nicht Einsparungen der Personalkosten durch Autonomisierung möglich sind. Gerade das Rechnungswesen kann so auch von der Entwicklung der Künstlichen Intelligenz profitieren.