Wenn die Voraussetzung für die Erledigung einer Aufgabe im Homeoffice erfüllt sind, müssen die Abläufe so organisiert werden, dass die Arbeit am externen Arbeitsplatz die gleichen Ergebnisse bringt, wie die Arbeit im Büro. Wenn lediglich die technischen Leitungen ins Homeoffice verlängert werden, dann treten schnell wesentliche Brüche in den Organisationsstrukturen zutage. Diese, vor allem die Kontakte mit Kollegen, Partnern und Vorgesetzten betreffenden Störungen, müssen durch eine entsprechende Organisation verhindert werden.
3.1 Umfang der Arbeit im Homeoffice
Zunächst muss der zeitliche Umfang der Arbeit sowie deren Verteilung geregelt werden. Das beginnt damit, eventuell notwendige Präsenztage im Büro zu bestimmen. Zwei Gründe sprechen dafür, dass der Mitarbeiter auch einige Präsenztage im Büro absolviert:
- Durch Präsenztage können auch Aufgabenbereiche, die für einen Teil der Inhalte persönliche Kontakte oder analoge Dokumente verlangen, mit der Arbeit im Homeoffice verbunden werden. Dazu muss es möglich sein, die betroffenen Aufgaben auf wenige Tage zu konzentrieren.
- Durch Präsenztage bewahren die Mitarbeiter den persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen und Vorgesetzten, also zu den Menschen im Unternehmen. Das ist wichtig für den Aufbau und Pflege der Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.
Für die Präsenztage im Unternehmen hat der Mitarbeiter allerdings meist keinen festen, allein ihm zugeordneten Arbeitsplatz. Um den Vorteil des geringeren Raumbedarfs bei der Verlagerung von Arbeiten ins Homeoffice nicht zu verlieren, werden freie Plätze geschaffen, die flexibel von den jeweils anwesenden Mitarbeitern genutzt werden können.
Die Präsenztage werden in ihrer Anzahl pro Woche oder Monat und ihrer Lage fest vorgegeben. So kann ein Tag im Büro z. B. immer montags oder immer am letzten Arbeitstag des Monats bestimmt werden. Damit können sich alle Kontakte darauf einstellen und ihre Termine entsprechend planen.
Immer dann, wenn die Arbeit des Mitarbeiters in ein enges Zeitkorsett mit vielen Abhängigkeiten zu vor- und nachgelagerten Aufgaben anderer Arbeitnehmer gepresst ist, wird Arbeit im Homeoffice schwierig. In der Regel werden dort Aufgaben erledigt, deren Ergebnisse nicht sofort für weitere Aufgaben notwendig sind. Daher ist es gleichgültig, wann die Arbeit erledigt wird. Dem Mitarbeiter im Homeoffice könnte freigestellt werden, wann er die Aufgaben erledigt.
Das behindert aber die notwendigen Kontakte zu anderen Stellen im Unternehmen. Wenn im Homeoffice um 22:00 Uhr die Arbeit nur nach einer Abstimmung mit einem Kollegen fortgeführt werden kann, ist es schwer, diese Abstimmung um diese Zeit zu erreichen. Auch um dem Arbeitnehmer eine feste Tagesstruktur zu geben, sollten daher die täglichen Arbeitszeiten festgelegt sein. Diese Vorgaben müssen nicht exakt und starr sein. Es können, wie bei der Gleitzeit im Büro, Kernzeiten vorgegeben werden. Die Verwendung eines Arbeitszeitkontos, mit dem Mehr- und Minderarbeit problemlos erfasst und ausgeglichen werden können, erleichtert die Abrechnung der Arbeitszeit im Homeoffice.
Arbeitszeiten müssen abgestimmt werden
Sowohl die Lage der Präsenztage als auch die Verteilung der täglichen Arbeitszeit muss mit den betroffenen Mitarbeitern abgestimmt sein. So kann oft durch leichte Korrekturen der eigentlich geplanten Vorgaben für eine bessere Vereinbarung der Arbeitszeit mit der Lebenssituation gesorgt werden. Dabei sind die Interessen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers miteinander zu vereinbaren, um die Vorteile für beide Seiten möglichst zu maximieren.
Die zeitliche Organisation der Arbeit im Homeoffice basiert auf einer eindeutigen Vereinbarung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit. Zur Führungsaufgabe gehört auch, die Arbeitszeit der Mitarbeiter und deren Leistung zu beobachten. Technische Einrichtungen zur Überwachung der Arbeitszeit im Homeoffice, z. B. mithilfe der Nutzungszeiten eines PCs, sind oft wenig geeignet, da sie auch bzgl. des Datenschutzes und der Kontrollfunktion rechtlichen Vorschriften folgen müssen. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten durch den jeweiligen Arbeitnehmer setzt eine entsprechende Vertrauensbasis voraus, die bei den Mitarbeitern im Homeoffice grundsätzlich notwendig ist.
Arbeitszeiterfassung im Urteil
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verpflichtet in seinem Beschluss vom 13.9.2022 alle Arbeitgeber, die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Dazu sind geeignete Systeme einzuführen. Wie das im Homeoffice umgesetzt werden kann, muss im Einzelfall entschieden werden. Denkbar sind u. a. die An- und Abmeldung am PC oder die Aufschreibung durch den Arbeitnehmer
3.2 Arbeitsplatz: Ausstattung, Wahl der Räumlichkeiten und externe Anmietung
Der Arbeitsplatz im Homeoffice liegt meist in der privaten Wohnung des Mitarbeiters. Das macht die Einflussnahme des Unternehmens auf dessen Ausstattung, Lage und Umgebung sehr schwer. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber nicht das Recht, den mit seiner Technik ausgestatteten Arbeitsraum zu besichtigen und zu überprüfen. Trotzdem kann er Vorgaben mac...