Selbstbewusste, eigenständig arbeitende Mitarbeiter, die auf ihrem Gebiet exzellente Fachkräfte sind, bestimmen den Erfolg im Rechnungswesen. Nur mit solchen Menschen können die Anforderungen, die eine immer weitergehende Digitalisierung an die Abläufe in der Buchhaltung und im Controlling stellt, wirtschaftlich sinnvoll erfüllt werden. Das hat Auswirkungen auf die Art und Weise, wie die Buchhalter und Controller geführt werden müssen. Eine Tätigkeit im Homeoffice erschwert die Führungsaufgabe noch zusätzlich durch die oft nicht ausreichenden persönlichen Kontakte zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern.
4.1 Unterschiede in der Führung
Um die Arbeit im Rechnungswesen beurteilen zu können, muss die aktuelle Belastung und die Belastbarkeit der Mitarbeiter dort immer wieder aktuell eingeschätzt werden. Das geschieht in den regelmäßigen Treffen der Mitarbeiter mit den Führungskräften, die im Tagesgeschäft häufig vorkommen und meist keinen auf die Arbeitsleistung bezogenen Inhalt haben. Eine gute Führungskraft erkennt an vielen Kleinigkeiten in den regelmäßigen Abläufen, wie leistungsfähig der betroffene Mensch ist und welche Qualität seine Arbeit hat. Eine unmerkliche und langfristige Beeinflussung ist dann möglich. Diese sensiblen Empfindungen fallen weg, sobald eine der beiden Personen im Homeoffice arbeitet.
Digitale Meetings haben immer einen Grund und finden nicht zufällig statt. Telefonate sind seltener, insgesamt sinkt die Zahl der Kontakte erheblich. Gleichzeitig gehen viele Zeichen eines Mitarbeiters, die eine gute Führungskraft zur Beurteilung verwendet, über den digitalen Weg verloren. Es bleiben wenige persönliche Treffen in Präsenzzeiten, wenn überhaupt. Es bleiben nackte Zahlen und Fakten aus den Abläufen und Datenbanken. Umso wichtiger ist die konsequente Nutzung von Kommunikationsplänen auch für die Führung.
Soziale Komponente
Nur Mitarbeiter, die sich im Unternehmen, im Rechnungswesen und der Gruppe wohlfühlen, können langfristig hochwertige Arbeit liefern. Eine erfolgreiche Führungskraft erkennt die Stimmungen in ihrem Verantwortungsbereich und kann diese beeinflussen. Dazu sind aber persönliche Beobachtungen und Gespräche notwendig, die auch außerhalb oder neben der beruflich bedingten Kommunikation stattfindet. Auch das ist im Homeoffice erschwert.
Der Verlust der wichtigen persönlichen Kontakte zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern wird ergänzt um eine neue, veränderte Organisation der Arbeit. Die Prozesse müssen auf die digitalen Schnittstellen zu den Arbeitsplätzen im Homeoffice ausgerichtet werden. Dabei geht es nicht mehr um einzelne Buchungen, sondern um einen größeren Aufgabenkomplex mit vielen Buchungen zu einem Thema. Anstelle vieler kleiner Aufgaben, die separat von der Führungskraft im Tagesgeschäft beobachtet werden können, entstehen weniger, aber umfangreichere Aufgabenkomplexe. Deren Zustand zu überwachen ist gerade mit Mitarbeitern im Homeoffice schwer, Erfolg oder Misserfolg wird erst spät erkennbar.
4.2 Kommunikation mit den Mitarbeitern
Für die Führung des Mitarbeiters im Homeoffice ist die Kommunikation miteinander erfolgbestimmend. Daher muss sichergestellt werden, dass die Führungskraft ihre Mitarbeiter geplant und ungeplant erreichen kann. Das gilt auch umgekehrt, denn der Mitarbeiter muss Gelegenheit haben, Themen zu seiner Beschäftigung ohne große Hürden mit seinem Vorgesetzten zu besprechen.
- Ein Weg zu einer unproblematischen Kommunikation ist die Vereinbarung fester Arbeitszeiten, zumindest im Kern. So kann der Mitarbeiter schnell und zuverlässig auch ohne vorherige Abstimmung kontaktiert werden.
- Auch der Mitarbeiter hat ein Interesse daran, dass sein Vorgesetzter für ihn ad hoc erreichbar ist. Dabei ist es gleichgültig, ob der Mitarbeiter, der Vorgesetzte oder beide das Homeoffice nutzen. Die Führungskraft sollte ihre Kontaktmöglichkeiten und ihre erreichbaren Zeiten verlässlich bekannt geben.
- Die Vereinbarung regelmäßiger digitaler Meetings mit den Mitarbeitern, einzeln oder in Gruppen, gibt die Möglichkeit, Führungsthemen zu besprechen. Die Regelmäßigkeit sorgt dafür, dass sich beide Seiten vorbereiten können und nicht für jede nicht dringende Angelegenheit eine spontane Kommunikation erfolgen muss.
Führung der Buchhaltung
Um fachliche Themen zu besprechen wird mit dem Leiter der Buchhaltung vereinbart, dass er in einem wöchentlichen digitalen Meeting (z. B. jeden Montag, 10:00 bis 11:00 Uhr) mit seinem Vorgesetzten, dem Leiter Rechnungswesen, und seinem Kollegen, dem Leiter Controlling, aktuelle Inhalte bespricht. Im Anschluss an das Meeting am ersten Montag im Monat wird das digitale Treffen allein mit dem Leiter des Rechnungswesens fortgesetzt. Am zweiten Montag des Monats hat der Leiter des Controllings die Möglichkeit, nach dem thematischen Treffen allein mit seinem Vorgesetzten zu diskutieren. Dringende Angelegenheiten, die eine sofortige und schnelle Reaktion benötigen, können auch ad hoc besprochen werden.
4.3 Zielvereinbarungen
Ist ein Mitarbeiter im Homeoffice, ist dessen detaillierte Steuerung durch aktuelle Vorgaben und Zuweisu...