Informationen für Unternehmen des Taxi- und Mietwagengewerbes zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung”

OFD Karlsruhe, Verfügung v. 25.2.2020, S 0315 - St 42

Für Unternehmen der Taxi- und Mietwagenbranche sind neben den gewerbe- auch die steuerrechtlichen Vorschriften zu berücksichtigen. Um bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung nicht dem Vorwurf ausgesetzt zu sein, gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verstoßen zu haben und in der Folge die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung versagt zu bekommen, sind insbesondere nachfolgend aufgeführte Gesetze und Verwaltungsvorschriften zu beachten:

• §§ 145 bis 147 Abgabenordnung (AO) in der Fassung vom 29.12.2016
• § 14, § 14b, § 22 Abs. 1 Nr. 1 und § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG)
• §§ 63-68 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV)
• BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl 2010 I S. 1342
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – BMF vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450 sowie BMF vom 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269 (anzuwenden auf Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 beginnen.)

1. Anforderungen aus der Abgabenordnung

Unabhängig von der Gewinnermittlungsart und somit unabhängig von der Betriebsgröße sind die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Einnahmeursprungsaufzeichnungen bereits seit dem 01.01.2002 nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, unveränderbar, vollständig sowie maschinell auswertbar aufzubewahren.

Dass dies insbesondere auch für die mit Taxameter und Wegstreckenzähler erfassten Einzeldaten gilt, wurde vom Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 26.11.2010 geregelt.

2. BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (Besonderheiten Ihrer Branche)

Zur Erfüllung der Mindestanforderungen zur Einzelaufzeichnungs- und Belegpflicht genügen im Taxi- und Mietwagengewerbe grundsätzlich die sogenannten Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen (BFH-Urteil vom 26.02.2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599).

Im Einzelnen können dies demnach sein:

• Angabe des jeweiligen Fahrers (Name und Vorname)
• Kennzeichen des Fahrzeugs
• Datum der Schicht, Uhrzeit Schichtbeginn und -ende
• Total- und Besetztkilometer
• Gefahrene Touren
• Fahrpreise
• Tachostände
• Fahrten ohne Uhr
• Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten
• Lohnabzüge und sonstige Abzüge
• verbleibende Resteinnahmen
• an den Unternehmer abgelieferte Beträge

Als Unternehmen der Taxi- und Mietwagenbranche sind Sie jedoch nach den §§ 47 und 49 Personenbeförderungsgesetz (PBefG) zur Nutzung von Fahrpreisanzeigern (Taxametern) bzw. zur buchmäßigen Erfassung der Beförderungsentgelte und Nutzung eines Wegstreckenzählers verpflichtet.

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen (§ 140 AO).

Sofern es sich bei den von Ihnen genutzten Geräten um elektronische Geräte handelt, erstellen Sie Ihre Einnahmeursprungsaufzeichnungen folglich mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems.

Ausgehend von der Möglichkeit, dass nicht alle bisher genutzten Systeme o. g. Voraussetzungen erfüllen, und um die wirtschaftliche Belastung der Unternehmen zu minimieren, wurde in dem benannten BMF-Schreiben die nach den Abschreibungstabellen für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabellen) geltende Nutzungsdauer der Geräte als Übergangsfrist für nicht aufrüstbare und somit neu anzuschaffender Geräte bis zum 31.12.2016 gewährt. Ihnen als Unternehmer wurde durch diese Nichtbeanstandungsregelung somit eine mindestens sechsjährige Frist gewährt, in der die Umrüstung bzw. ein Einbau eines fiskalkonformen Gerätes möglich gewesen wäre.

3. Regelungen ab 1. Januar 2017

Zum 01.01.2017 müssen nunmehr alle zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen genutzten elektronischen Taxameter und Wegstreckenzähler den Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 genügen.

Gemäß § 147 Abs. 6 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 2d) Berufszugangsverordnung für den Straßenpersonenverkehr (PBZugV) sind die elektronisch erzeugten Daten dem Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen auf Anforderung maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen.

Hierbei ist folgendes zu beachten:

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten, die vom Taxameter/Wegstreckenzähler erfasst wurden, müssen, soweit sie Grundlage für die Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteil vom 26.02.2004, XI R 25/02 sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

• jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar
• maschinell auswertbar
• unveränderbar und vollständig

aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Auf Verlangen der Finanzbehörde müssen diese Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden (§ 147 Abs. 6 AO).

Eine Verdichtung dieser Daten oder die ausschließliche Speicherung der Endsummen ist nicht zulä...