IT-Unterstützung im HR-Controlling / 1.2.1 Verschiedene Daten in der Personalarbeit

100-%-­Abdeckung und Korrektheit bei harten Daten

Es gibt in der Personalarbeit unterschiedliche Daten und Prozesse. Ein Großteil der seit jeher von der Personalabteilung durchgeführten Arbeiten beschäftigt sich mit harten Daten wie Löhnen, Kosten, Zeiten und ähnlichen, meist finanziellen Größen. In diesem Bereich ist eine vollständige Abdeckung notwendig. So ist für 100 % der Mitarbeiter eine Lohnabrechnung durchzuführen, man kann sich nicht auf die wichtigsten 20 % konzentrieren. Es sind 100 % der Lohnbestandteile zu verarbeiten und man kann sich nicht auf die wesentlichen beschränken. Dies gilt auch für andere Personalkosten, für die Zeit- und Abwesenheitserfassung sowie ähnliche Daten. Zusätzlich müssen alle Ergebnisse zu 100 % korrekt sein – ein "gut genug" oder "ungefähr richtig" genügt nicht.

Anders verhält es sich mit den weichen Daten der Personalarbeit. Dazu gehören beispielsweise:

• Bewerbermanagement und Onboarding^[1]
• Mitarbeitergespräche (Zielvereinbarung und Beurteilung)
• Personalentwicklung und Kompetenzmanagement
• Aus- und Weiterbildung
• Laufbahn- und Nachfolgeplanung
• Wissensmanagement und Unternehmensnetzwerke

80:20 als notwendiges Erfolgsrezept bei weichen Daten

Denken wir beispielsweise an die Gewinnung neuer Mitarbeiter. Es macht keinen Sinn, dass die Personalverantwortlichen alle vorhandenen Informationen eines jeden Bewerbers verarbeiten. Es ist viel wichtiger, sich in einem ersten Schritt möglichst früh auf die vielversprechendsten Bewerber zu konzentrieren, und auch dort nur auf die wesentlichen Kriterien für die Vorauswahl. Es gibt auch keine exakte und richtige Entscheidung für einen Bewerber. In der Entwicklung und dem Management von Kompetenzen sollte man nicht alle Kompetenzen aller Mitarbeiter wie in einem Lagerbewirtschaftungssystem erfassen und messen – sondern man sollte sich auf die zentralen und erfolgskritischen Kompetenzen fokussieren. In diesen und vielen anderen Bereichen der wertschöpfenden Personalarbeit ist ein 80:20-Ansatz nicht nur möglich, sondern sogar notwendig für den Erfolg der Arbeit.

Der 80:20-Ansatz

Abb. 2: Mit 20 % des möglichen Aufwandes erzielt man 80 % des möglichen Nutzens.

20 % des Aufwands für 80 % des Nutzens

Der Aufwand der Einrichtung und Durchführung von Prozessen nimmt zu, je genauer, vollständiger, exakter, standardisierter und objektiver man diese durchführen will. Der Nutzen jedoch verhält sich anders. Ohne einen Prozess hat man keinen Nutzen. Schon ein sehr einfacher Prozess und eine einfache Lösung erzielen einen großen Nutzengewinn. Je mehr man nun eine 100-%-Lösung anstrebt, desto weniger nimmt der Nutzen weiter zu. In den Prozessen der Lohnabrechnung oder ähnlicher "harter" Prozesse kann man nicht beliebig entscheiden, wie weit man gehen will. Hier sind 100-%-Lösungen zwingend notwendig und man muss den entsprechenden Aufwand in Kauf nehmen. In weichen, wertschöpfenden Themen ist es jedoch nicht nur möglich, sondern sogar erforderlich, sich auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken. Das Optimum liegt dort, wo man mit einer Stunde Aufwand mehr als eine Stunde Ertrag erzielt. Dies liegt in etwa bei 20 % des möglichen Aufwandes. Natürlich ließe sich der Nutzen noch weiter erhöhen, aber nur mit überproportional viel Aufwand. Das Streben nach exakten und objektiven Ergebnissen führt häufig zu aufwendigen und komplexen Prozessen, die am Schluss dennoch nicht das gewünschte Ergebnis erzielen.

[1] Die Einführung neuer Mitarbeiter.